Тема № 511 «Расходы на поездки в целях коммерческой деятельности»

Расходы на поездки – это обычные и необходимые расходы, связанные с поездкой вдали от дома в целях коммерческой или профессиональной деятельности или в связи с работой по найму. Не разрешается вычитать чрезмерные или необычные расходы, а также расходы на личные нужды.

Считается, что вы совершаете поездку вдали от дома, если ваши служебные обязанности требуют вашего присутствия вдали от налогового дома (основного места работы человека, независимо от того, где он проживает) в течение периода, по продолжительности значительно превышающего типичный рабочий день, и вам требуется сон или отдых для выполнения ваших служебных обязанностей вдали от дома.

Как правило, ваш налоговый дом – это весь город или местность, где расположено основное место вашей работы или коммерческой деятельности, независимо от места жительства – вашего и вашей семьи. Например, вы с семьей живете в Чикаго, но работаете в Милуоки, где останавливаетесь в гостинице и питаетесь в ресторанах. Вы возвращаетесь в Чикаго каждые выходные. Вам не разрешается вычитать какие-либо расходы на транспорт, питание или проживание в Милуоки, поскольку, в целях налогообложения - это ваш налоговый дом. Ваши поездки на выходные домой в Чикаго не связаны с работой, поэтому соответствующие расходы также не подлежат вычету. Если вы регулярно работаете более чем в одном месте, ваш налоговый дом – это место вашей основной работы или ведения коммерческой деятельности.

При определении основного места осуществления вашей коммерческой деятельности примите во внимание следующие факторы: количество времени, обычно проводимое в каждом месте в коммерческих целях, степень коммерческой активности в каждом месте, а также уровень дохода в каждом месте. Однако самым важным фактором является продолжительность времени, которое вы проводите в каждом из этих мест.

Расходы на поездки, оплаченные или понесенные в связи с временной командировкой, подлежат вычету. Однако расходы на поездки в связи с командировкой неопределенной продолжительности вычету не подлежат. Командировкой неопределенной продолжительности считается любое рабочее задание, длящееся более года. Кроме того, вам не разрешается вычитать расходы по месту работы, если у вас есть все основания полагать, что вы проработаете в этом месте более года, вне зависимости от того, проработаете ли вы там в действительности в течение этого периода времени или нет. А если у вас есть все основания полагать, что вы будете работать на временном месте в течение года или менее, но в какой-то момент оказывается, что вам придется там пробыть более года, расходы на поездки не подлежат вычету начиная с момента изменения графика.

Расходы, связанные с поездками на конференции, подлежат вычету, если вы можете показать, что они способствуют развитию вашей профессиональной или коммерческой деятельности. Особые правила действуют в отношении конференций, проводящихся за пределами Северной Америки.

Подлежащие вычету расходы на поездки вдали от дома включают, помимо прочего, следующие категории:

1. Стоимость авиаперелета, поездки железнодорожным, автобусным или автомобильным транспортом от дома до места ведения коммерческой деятельности. (Если кто-то купил вам билеты, либо вы получили их в качестве поощрения за частые авиаперелеты или в ином подобном качестве, вы не можете вычесть их стоимость).
2. Стоимость проезда на такси или на других видах транспорта между:
   • аэропортом или железнодорожным вокзалом и вашей гостиницей;
   • гостиницей и местом выполнения работы у ваших заказчиков или клиентов, местами деловых встреч или временными местами работы.
3. Перевозка багажа, образцов материалов и продуктов для выставочных стендов между местом постоянной работы и местами временной работы.
4. Использование вашего автомобиля на месте пребывания в командировке. Вы можете вычесть фактические расходы, рассчитанные по стандартной ставке за милю пробега, а также связанные с коммерческой деятельностью расходы за пользование платными шоссе и автостоянками. Если вы берете автомобиль напрокат, вам разрешается вычесть лишь ту часть расходов, которая связана с коммерческой деятельностью.
5. Проживание и питание, не относящееся к развлечениям.
6. Услуги прачечной и химчистки.
7. Служебные телефонные переговоры, проводившиеся во время командировки (в эту категорию входит обмен информацией по телефаксу или другим средствам связи).
8. Чаевые, уплаченные вами за услуги, оказанные в связи с этими расходами.
9. Прочие подобные обычные и необходимые расходы, связанные с командировкой (эти расходы могут включать транспортные расходы в связи с посещением делового обеда, оплату услуг официального стенографа, стоимость аренды компьютера, а также эксплуатацию и обслуживание жилого прицепа).

Вместо ведения учета ваших расходов на питание и вычета реальной стоимости, вы, как правило, можете использовать стандартную суммы вычета, которая варьируется в зависимости от места вашей командировки. Вычеты за расходы на деловые обеды, как правило, ограничены 50% невозмещенной стоимости.

Если вы заняты индивидуальной трудовой деятельностью, расходы в связи с поездками вычитаются в Приложении C (Форма 1040) «Прибыль или убытки от коммерческой деятельности (индивидуальный предприниматель)» или, если вы занимаетесь сельскохозяйственными работами, – в Приложении F (Форма 1040) «Прибыль или убытки от сельскохозяйственной деятельности» (Английский).

Если вы служите в Национальной гвардии или числитесь в резерве вооруженных сил, вы можете вычесть невозмещенные расходы на поездки, понесенные в связи с выполнением обязанностей резервиста, из скорректированного валового дохода. Для соответствия требованиям поездка должна включать ночь и быть протяженностью более чем 100 миль от вашего дома. Расходы должны быть обычными и необходимыми. Объем этого вычета ограничен федеральной ставкой суточного довольствия (на питание, проживание и мелкие расходы) и стандартной ставкой за милю пробега (в отношении расходов, связанных с автотранспортом) плюс расходы на оплату автостоянки, проезд на паромах и сборы за проезд по платным шоссе. Востребуйте эти расходы в Форме 2106 «Расходы наемного работника, связанные с работой» (Английский) PDF и укажите их в Форме 1040, Форме 1040-SR (Английский) или в Форме 1040-NR (Английский) в качестве корректировки дохода.

Ведение надлежащей отчетности имеет первостепенное значение. Информация по ведению отчетности приводится в Теме № 305. Для получения дополнительной информации по уже упомянутым и иным расходам на поездки, см. Публикацию № 463 «Расходы на поездки, подарки и автомобиль» (Английский).