Buen mantenimiento de archivos es buena práctica

Consejo Tributario del IRS 2019-157SP, 7 de noviembre de 2019

El mantenimiento de archivos es una parte importante de llevar a cabo una pequeña empresa. Es más, mantener buenos archivos ayuda a los negocios.

Aquí hay algunas cosas que los dueños de pequeñas empresas deben recordar acerca del mantenimiento de archivos.

• Buenos archivos ayudan a los dueños de negocios a:
  • Monitorizar el progreso de su negocio
  • Preparar sus estados financieros
  • Identificar sus fuentes de ingresos
  • Llevar archivos de gastos
  • Preparar sus declaraciones de impuestos y comprobar las partidas en sus declaraciones de impuestos.
• Los dueños de pequeñas empresas pueden elegir cualquier sistema de mantenimiento adecuado para su negocio. Ellos deben elegir uno que muestre claramente sus ingresos y gastos. Con excepción de algunos casos, la ley no requiere archivos específicos.
• El tiempo que un dueño debe mantener un registro depende de varios factores. Estos factores incluyen la acción, gasto, o evento que dicho documento registra. El IRS generalmente sugiere que los contribuyentes mantengan registros durante tres años.
• Un buen sistema de mantenimiento de archivos incluye un resumen de todas las transacciones comerciales. Los negocios por lo general registran estas transacciones en libros llamados libros de diario y libro mayor que los dueños de negocios pueden comprar en una tienda de suministros de oficina locales o los pueden mantener electrónicamente. Todos los requisitos que se aplican a los libros y arhivos impresos, también se aplican a los archivos de negocios que se mantienen electrónicamente.  
• La responsabilidad de probar la información en las declaraciones de impuestos se conoce como carga de la prueba. Los dueños de pequeñas empresas deben probar sus gastos para deducirlos.
• Los dueños de negocios deben mantener todos los archivos de impuestos de los empleados (en inglés) durante al menos cuatro años.
• Las empresas que mantienen archivos en papel deben mantenerlos en un lugar seguro, preferiblemente bajo cerradura y llave, como un cajón del escritorio o una caja fuerte.  
• Las empresas que mantienen archivos electrónicamente en una computadora siempre deben tener una copia de seguridad electrónica, en caso de que el disco duro falle.

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