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TABLE OF CONTENTS
I. INTRODUCCIÓN 1
Propósito 1
Normas aplicables 1
¿Qué hay de nuevo? 1
II. MULTAS POR LOS TIN FALTANTES Y LAS COMBINACIONES INCORRECTAS DE NOMBRE/TIN 2
III. CAUSA RAZONABLE 3
IV. AVISO 972CG, NOTICE OF PROPOSED CIVIL PENALTY (Aviso de multa civil propuesta), en inglés 4
Aviso de multa propuesta 4
Agencias federales: 4
Contenido del Aviso 972CG, en inglés, incluye 4
Cómo contestar el Aviso 972CG, en inglés 4
V. MANERAS DE SOLICITACIÓN DEL TIN 5
Solicitaciones iniciales por medios electrónicos 6
Solicitaciones anuales por correo 6
Solicitaciones anuales por teléfono 7
VI. ACCIONES PARA LOS TIN FALTANTES Y LAS COMBINACIONES DE NOMBRE/TIN INCORRECTAS 7
Solicitaciones iniciales y anuales - Reglas generales 8
TIN faltantes 9
TIN incorrectos 9
Excepciones al requisito de dos solicitaciones anuales 11
Comparación de la lista del IRS de los beneficiarios con sus registros 12
VII. SOLICITACIONES DEL NÚMERO DE SEGURO SOCIAL EN EL FORMULARIO W-2 12
VIII. TASAS DE MULTAS SOBRE LAS DECLARACIONES INFORMATIVAS 13
IX. PROCESO DE CONCORDANCIA Y CONTROL DE NOMBRES DEL IRS 16
Individuos 17
Dueños únicos (sin incluir las compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) de un solo miembro) 17
Sociedades colectivas y LLC de un solo miembro 18
Sociedades anónimas 19
Caudales hereditarios, fideicomisos y fiduciarios 19
Otras organizaciones 20
VII. DÓNDE LLAMAR PARA OBTENER AYUDA 21
VIII. FORMULARIO 10301, CD ENCRYPTION CODE AUTHORIZATION FOR CP2100/972CG/972F NOTICES (Autorización del código de encriptación del CD para los avisos CP2100/972CG/972F), en inglés 21
IX. INSTRUCCIONES PARA LEER LOS CD/DVD 21
Información sobre el CD/DVD 21
Diseños de los archivos - CD/DVD 22

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Publication 1586 (sp)
(Rev. 7-2023) 
Catalog Number 93111C
Department of the Treasury
Internal Revenue Service
www.irs.gov

Publication 1586
Normas sobre la causa razonable y requisitos para los nombres/TIN incorrectos o faltantes en las declaraciones informativas

(Incluidas las instrucciones para leer los CD/DVD)

I. INTRODUCCIÓN

Propósito

Esta publicación:

• Proporciona la información general necesaria para evitar las multas conforme a las secciones 6721 a 6723 del Código de Impuestos Internos (IRC, por sus siglas en inglés), por los documentos de las declaraciones informativas que se presentan o se proporcionan con números de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) faltantes o incorrectos.
• Describe las acciones que tienen que tomarse o deberían haberse tomado para solicitar un TIN.
• Explica los requisitos para establecer una causa razonable.

Normas aplicables

Las Normas del Tesoro que afectan a todas las personas que pueden estar sujetas a la multa por no cumplir con los requisitos de las declaraciones informativas, según los define la sección 6724(d) del IRC incluyen, pero no se limitan a:

• 301.6721-1, no presentar las declaraciones informativas correctas
• 301.6722-1, no proporcionar los estados de cuenta correctos del beneficiario
• 301.6723-1, incumplimiento de otros requisitos de las declaraciones informativas
• 301.6724-1, causa razonable

Otras normas que se aplican a formularios específicos pueden reemplazar la totalidad o parte de estas normas. Los ejemplos de tales normas incluyen, pero no se limitan a:

• 1.6045-4, Declaraciones informativas sobre las transacciones de bienes inmuebles con fechas de cierre del 1 de enero de 1991 o posteriores (Formulario 1099-S, Proceeds From Real Estate Transactions (Ganancias de transacciones de bienes inmuebles)), en inglés
• 1.6050H-2, Tiempo, formulario y manera de declarar los intereses recibidos sobre una hipoteca calificada (Formulario 1098, Mortgage Interest Statement (Estado de cuenta de los intereses hipotecarios)), en inglés
• 1.6050S-1, Declaración informativa sobre la matrícula calificada y los gastos relacionados (Formulario 1098-T, Tuition Statement (Estado de cuenta de la matrícula)), en inglés
• 1.6050S-3, Declaración informativa sobre el pago de intereses de los préstamos estudiantiles calificados (Formulario 1098-E, Student Loan Interest Statement (Estado de cuenta de los intereses sobre préstamos estudiantiles)), en inglés
• 1.6055-1, Declaración informativa sobre la cobertura esencial mínima (Formulario 1095-B, Health Coverage (Cobertura de seguro de la salud)), en inglés.
• 301.6056-1, Reglas aplicables a los empleadores grandes relacionadas con la información sobre la cobertura de seguro médico ofrecida bajo los planes patrocinados por el empleador (Formulario 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage (Oferta y cobertura de seguro médico proporcionada por el empleador)), en inglés

¿Qué hay de nuevo?

• Se actualizaron las tablas de tasas de multas en la Parte VIII para mostrar las nuevas tasas, incluidos los ajustes anuales por inflación, para las declaraciones informativas que deban presentarse para el 1 de enero de 2024 o después. También se incluyó la referencia al procedimiento administrativo tributario para las tasas de los años adicionales.
• Recientemente se publicaron las Normas Finales del Tesoro relacionadas con los Formularios 1095-B y 1095-C, ambos en inglés. 1.6055-1, Information reporting for minimum essential coverage (Declaración informativa sobre la cobertura esencial mínima), en inglés, entró en vigor el 15 de diciembre de 2022, y 301.6056-1, Rules relating to reporting by applicable large employers on health insurance coverage offered under employer-sponsored plans (Reglas aplicables a los empleadores grandes relacionadas con la información sobre la cobertura de seguro médico ofrecida bajo los planes patrocinados por el empleador), en inglés, entró en vigor el 8 de marzo de 2023.

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II. MULTAS POR LOS TIN FALTANTES Y LAS COMBINACIONES INCORRECTAS DE NOMBRE/TIN

La sección 6721 del IRC, Failure to file correct information returns (Incumplimiento de presentar las declaraciones informativas correctas), en inglés, impone una multa por declaración por cada uno de los siguientes incumplimientos relacionados con las declaraciones informativas, según los define la sección 6724(d)(1) del IRC:

• Incumplimiento de presentación,
• Presentación con un número de identificación del contribuyente (TIN) faltante o incorrecto (u otra información faltante o incorrecta),
• Presentación después del plazo,
• Presentación en papel cuando se requería la presentación electrónica (medio incorrecto),
• Presentación en un formato incorrecto (no es tramitable) o
• Cualquier combinación de los anteriores.

Se impone una sola multa con respecto a una sola declaración informativa, aunque haya más de un incumplimiento con respecto a la declaración. Si hay múltiples incumplimientos en la misma declaración informativa, únicamente se impondrá la cantidad de la multa más alta, conforme a la sección 6721 del IRC. Por ejemplo, si se presentó un Formulario 1099-B con 30 días tardíos (multa de $50 para el año tributario 2021) con un TIN incorrecto que no se corrigió para el 1 de agosto del año tributario (multa de $280 para el año tributario 2021), entonces únicamente se impondrá una multa de $280. Si se acepta el alivio por causa razonable por el TIN incorrecto y se exonera de la multa por el TIN, la multa por presentación tardía ($50) aún puede aplicarse e imponerse si no se concede el alivio por causa razonable por este incumplimiento.

Tenga en cuenta, que la multa conforme a la sección 6722 del IRC, Failure to furnish correct payee statements (Incumplimiento de proporcionar estados de cuenta correctos del beneficiario), en inglés, puede imponerse además de la multa conforme a la sección 6721 del IRC, si por ejemplo, una declaración se presentó tardíamente y el estado de cuenta del beneficiario se proporcionó tardío. El Aviso 972CG, en inglés, sólo propone una multa conforme a la sección 6721 del IRC.

La multa máxima que puede ser impuesta sobre una sola persona por todos estos incumplimientos en un año natural depende del año en que venza la declaración. Consulte la Parte VIII para obtener los detalles sobre las tasas de multas sobre las declaraciones informativas.

Nota: No existen límites de multa máxima por incumplimientos debidos a negligencia intencional.

Consulte la Parte VIII para conocer las tasas de multas aplicables y las cantidades máximas de multas según la fecha de vencimiento de la declaración. Estas tasas de multas y las cantidades máximas de multas están sujetas a los aumentos por la inflación, según lo requiere la sección 6721(f) del IRC para las declaraciones que vencen el 1 de enero de 2016 o después.

Regla de minimis para las correcciones:

Aunque el declarante no pueda demostrar causa razonable, la multa por no presentar las declaraciones informativas correctas no se aplicará a un cierto número de declaraciones, si el declarante:

• Presentó dichas declaraciones informativas de manera oportuna,
• No incluyó toda la información requerida en una declaración o incluyó información incorrecta y
• Presentó las correcciones para el 1 de agosto del año de presentación.

Si el declarante cumple con todas estas condiciones, la multa por presentar las declaraciones incorrectas no se aplicará a 10 declaraciones informativas o a la mitad del 1% (0.005) del número total de declaraciones informativas que el declarante está obligado a presentar para el año natural, la que sea mayor.

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Nota: La regla de minimis no se aplica a las declaraciones que no vencen el 28 de febrero o el 15 de marzo, por ejemplo, el Formulario 8300-SP. Sin embargo, las declaraciones que no vencen el 28 de febrero o el 15 de marzo se incluyen en el número total de todas las declaraciones informativas que el declarante está obligado a presentar durante un año para los propósitos de calcular el número de declaraciones sujetas a la regla de minimis. Consulte la Norma del Tesoro 301.6721-1(d)(4).

Excepciones de refugio seguro por errores en la cantidad de minimis de dólares:

Conforme a las excepciones de refugio seguro por errores de minimis, el declarante no está obligado a corregir un error en una declaración informativa o el estado de cuenta del beneficiario para evitar las multas por incumplimiento de presentar una declaración informativa correcta o un estado de cuenta correcto al beneficiario, si el error se relaciona con cualquier cantidad de dólares incorrecta que no excede de $100 ($25 por impuestos retenidos). Este refugio seguro se aplica a cualquier error individual dentro de las cantidades de minimis.

Las secciones 6721(c)(3)(B) y 6722(c)(3)(B) del IRC permiten a los beneficiarios elegir que no se apliquen las excepciones de refugio seguro por errores de minimis y por lo tanto, solicitar que el declarante las proporcione con los estados de cuentas corregidos. Si el beneficiario hace esta elección, las multas por información incorrecta continuarán aplicándose al declarante, y el declarante tiene que proporcionar una declaración informativa corregida y un estado de cuenta corregido al beneficiario según sea necesario. Consulte el Aviso 2017-09, 2017-4 I.R.B. 542.

III. CAUSA RAZONABLE

Para demostrar que el incumplimiento de incluir un TIN correcto se debió a una causa razonable y no a negligencia intencional, los declarantes tienen que demostrar que actuaron de manera responsable tanto antes como después de que ocurriera el incumplimiento y que:

• Hubieron factores mitigadores significativos con respecto al incumplimiento (por ejemplo, un historial establecido de presentación de declaraciones informativas con los TIN correctos) o
• El incumplimiento se debió a eventos fuera del control del declarante (por ejemplo, acciones tomadas por el beneficiario o de cualquier otra persona).

Excepto que se indique lo contrario en esta publicación, el actuar de manera responsable para las propósitos de los TIN faltantes e incorrectos, por lo general incluye realizar una solicitación inicial (solicitud) del nombre y el TIN del beneficiario, y si se requiere, las solicitaciones anuales.

Los factores mitigantes o eventos fuera del control del declarante por sí solos no son suficientes para demostrar una causa razonable. Al recibir el TIN recién proporcionado, se tiene que utilizar en toda declaración informativa futura que se presente. Consulte la Norma del Tesoro 301.6724-1 para conocer todas las guías sobre causa razonable.

Nota: Los empleadores pueden utilizar los sistemas de verificación de los números de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) proporcionados por la Administración de Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés)), para verificar el nombre y el SSN del empleado, pero el Servicio de Impuestos Internos (IRS, por sus siglas en inglés) no lo exige. La opción es útil para que los empleadores identifiquen posibles discrepancias y corrijan los SSN antes de recibir un aviso de multa. Para obtener más información, visite https://www.ssa.gov/espanol

La concordancia de los TIN también está disponible como parte de los servicios electrónicos previos a la presentación, con base en el Internet que permite a los "pagadores autorizados de pagos sujetos a la retención adicional" la oportunidad de comparar la información del beneficiario en el Formulario 1099 con los registros del IRS antes de presentar las declaraciones informativas. Para obtener más información, visite 
https://www.irs.gov/tax-professionals/taxpayer-identification-number-tin-matching (en inglés).

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IV. AVISO 972CG, NOTICE OF PROPOSED CIVIL PENALTY (Aviso de multa civil propuesta), en inglés

Aviso de multa propuesta

El Aviso 972CG, en inglés, propone una multa conforme a la sección 6721(a) del IRC sobre las declaraciones informativas que se presentaron tardíamente, que se presentaron en medios incorrectos, se presentaron con un TIN faltante o incorrecto, o una combinación de estos incumplimientos. Para las declaraciones informativas presentadas con los TIN faltantes o incorrectos, el Aviso 972CG, en inglés, incluye una lista de las declaraciones informativas presentadas con las combinaciones de nombre/TIN faltantes o incorrectas.

Los declarantes deben comparar esta lista con sus registros para determinar si:

• Se tomó la acción apropiada en el año para el cual se propone la multa (consulte la Parte VI) para cumplir con los requisitos para establecer una causa razonable y
• Se tiene que realizar una solicitación anual en el año en curso para evitar las multas en años futuros.

Nota: Los declarantes tienen que proporcionar por separado una explicación por escrito, para demostrar una causa razonable para la exención de las multas propuestas relacionadas con la presentación tardía y/o el incumplimiento de presentar electrónicamente las declaraciones informativas.

Agencias federales:

No se imponen las multas y los intereses contra las agencias federales, conforme a la Declaración de política 20-2. En lugar del Aviso 972CG, en inglés, las agencias federales reciben el Aviso 972F, en inglés, con una lista de las declaraciones informativas presentadas con los TIN faltantes o incorrectos, para que puedan tomar las acciones apropiadas para solicitar los TIN correctos para las presentaciones futuras.

Contenido del Aviso 972F, en inglés, para las agencias federales:

• Una lista de las declaraciones informativas presentadas con las combinaciones de nombre/TIN faltantes o incorrectas.

Aunque las agencias federales no tienen la obligación legal de responder al Aviso 972F, las agencias deben asegurarse de cumplir con las mismas reglas de solicitación para obtener un TIN correcto y efectuar la retención adicional cuando se requiera.

Contenido del Aviso 972CG, en inglés, incluye

• Una explicación de la multa propuesta,
• Una explicación de cómo responder al aviso,
• Un registro de cada presentación considerada en la multa total, incluidos el tipo de formulario, la fecha de recibo (si no se presentó de manera oportuna), si las declaraciones fueron originales o corregidas, el código de control del transmisor (para declarantes electrónicos) y el tipo de multa que corresponde (o las multas que corresponden) tales como tardías, TIN incorrectos, etcétera,
• Una lista de las declaraciones informativas presentadas con las combinaciones de nombre/TIN faltantes o incorrectas, para que el declarante pueda conciliar con los registros del declarante,
• Un resumen de la multa propuesta, que tiene en cuenta todas las multas propuestas y la cantidad máxima de multa que se puede imponer conforme a la sección 6721(a) del IRC,
• Una página de respuesta y
• Un comprobante de pago/correspondencia.

Cómo contestar el Aviso 972CG, en inglés

• El aviso tiene que contestarse dentro de 45 días naturales (60 días naturales para los declarantes que presentan desde el extranjero) a partir de la fecha del aviso.

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• Si necesita más tiempo, envíe una solicitud por escrito a la dirección indicada en el aviso antes de que finalice el período de 45 o 60 días.
• Envíe la parte del comprobante de pago/correspondencia que corresponda a la respuesta del declarante (es decir, totalmente de acuerdo, parcialmente de acuerdo o totalmente en desacuerdo con la multa propuesta). Firme en el espacio proporcionado y envíe el pago si el declarante está total o parcialmente de acuerdo con la multa propuesta.
• Al buscar una exención de la multa propuesta, el declarante tiene que presentar una afirmación por escrito que:
1. Establece la disposición específica conforme a la cual se solicita la exención (por ejemplo: evento fuera del control del declarante), consulte la Norma del Tesoro 301.6724-1(b) y (c).
2. Establece todos los hechos alegados como base para una causa razonable y que el declarante actuó de manera responsable (por ejemplo: especifica que la solicitación aplicable (inicial, primera anual, segunda anual, etcétera) para cada TIN faltante/incorrecto se llevó a cabo en el tiempo y la manera requeridos conforme a las normas. Consulte la Parte VI para obtener más información sobre las reglas de solicitación de los TIN, así como la Norma del Tesoro 301.6724-1(e) & (f)).
3. Contiene la firma de la persona requerida para presentar la declaración.
4. Contiene la afirmación de que se hace bajo pena de perjurio.
• No envíe las copias de las solicitaciones de TIN a menos que se le solicite.
• El IRS puede emitir la carta 1948(C/SP) para solicitar una explicación o información adicional para apoyar la solicitud de exención de la multa propuesta. Si el declarante no responde para la fecha indicada en la carta 1948(C/SP), el IRS denegará la solicitud de exención y tasará la multa propuesta.
• Si se demuestra una causa razonable, el IRS emitirá la carta de cierre 6304(C/SP) indicando que se aceptó la explicación proporcionada y que no se tasará la multa correspondiente.
• Si la explicación escrita del declarante no demuestra una causa razonable o únicamente demuestra parcialmente una causa razonable, se tasará una multa. El IRS enviará la carta 854(C/SP) explicando la razón de la denegación, incluidos los derechos de apelación del declarante. La tasación de la multa generará un aviso de saldo adeudado (CP15 o CP215, en inglés) incluidos los derechos de apelación.
• El no responder al Aviso 972CG, en inglés, dentro de 45 días naturales (60 días naturales para los declarantes que presentan desde el extranjero), resultará en la tasación de la cantidad total de la multa propuesta y generará un aviso de saldo adeudado (CP15 o CP215, en inglés) incluidos los derechos de apelación.

Nota: Los intereses se acumulan sobre el saldo adeudado a partir de la fecha del aviso CP15/CP215, en inglés (a menos que la multa sea pagada dentro de un número específico de días indicado en el aviso CP15/CP215) y continúan acumulándose hasta que el saldo sea pagado en su totalidad. Los intereses cobrados sobre cualquier cantidad de la multa que posteriormente se reduzca, se reducirán en consecuencia.

V. MANERAS DE SOLICITACIÓN
DEL TIN

Los pagadores están obligados a solicitar los TIN de los beneficiarios para cumplir con los criterios de actuar de manera responsable para los propósitos de la causa razonable, para evitar las multas sobre las declaraciones informativas. En general, una solicitación es una solicitud que realiza un pagador a un beneficiario para que proporcione un TIN correcto. Se debe realizar una solicitación inicial del TIN correcto de un beneficiario en el momento en que se abre una cuenta (o se inicia la relación profesional), a menos que el pagador ya tenga el TIN del beneficiario y utilice ese TIN para todas las transacciones con el beneficiario. Las solicitaciones pueden hacerse por solicitud oral o escrita o por comunicaciones electrónicas, dependiendo de cómo se abra la cuenta o se establezca la relación profesional. Cuando el TIN de un beneficiario falta o está incorrecto después de la solicitación inicial, por lo general el pagador tendrá que realizar solicitaciones anuales de un TIN correcto para obtener una exención de las multas por causa razonable. Consulte la Norma del Tesoro 301.6724-1(e)(1), (f)(1). Para los propósitos de estos procedimientos, un solicitante es cualquier persona con la obligación de presentar una declaración informativa. Un beneficiario es cualquier persona obligada a proporcionar un TIN al solicitante.

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Un pagador que recibe avisos de retención adicional que informan los TIN faltantes / incorrectos de beneficiarios (CP2100 o CP2100A, en inglés) debe realizar solicitaciones (enviar "avisos B" a los beneficiarios) conforme a las reglas de retención adicional (Norma del Tesoro 31.3406(d)-5). Si el pagador también recibe avisos de multa 972CG por los TIN faltantes/incorrectos conforme a la sección 6721 del IRC, para los mismos beneficiarios, ya sea durante el mismo año natural o con respecto a las declaraciones informativas presentadas para el mismo año tributario, y el pagador ha enviado a los beneficiarios los avisos B requeridos, el pagador no está obligado a realizar también solicitaciones anuales de los TIN correctos, conforme a la sección 6724 del IRC. Consulte la Publicación 1281, Backup Withholding on Missing and Incorrect Name/TINs (including Instructions for Reading Tape cartridges and CD/DVD Formats (Retención adicional sobre los nombres/TIN faltantes e incorrectos (incluidas las instrucciones para leer los cartuchos de cinta y formatos de CD/DVD)), en inglés.

Solicitaciones iniciales por medios electrónicos

Los solicitantes pueden establecer un sistema electrónico para que los beneficiarios reciban y respondan las solicitaciones iniciales de los TIN. Esto incluye también el responder y recibir las solicitaciones por fax. En general, el sistema electrónico tiene que:

1. Garantizar que la información recibida es la información enviada y documentar todas las ocasiones de acceso del usuario que den lugar al envío.
2. Estar razonablemente seguro de que la persona que accede al sistema y envía el formulario, es la persona identificada en el Formulario W-4(SP), W-9(SP) o W-9S (en inglés).
3. Proporcionar la misma información requerida por el Formulario W-4(SP), W-9(SP) o W-9S en papel.
4. Requerir como la entrada final en el envío al solicitante, una firma electrónica del beneficiario cuyo nombre está en el Formulario W-4(SP), W-9(SP) o W-9S, que autentica y verifica el envío.
5. Poder proporcionar una copia impresa del Formulario W-4(SP), W-9(SP) o W-9S electrónico, si el IRS lo solicita.
6. Para los Formularios W-4(SP), la firma tiene que estar bajo pena de perjurio. El sistema electrónico tiene que informarle al empleado que tiene que hacer una afirmación contenida en la declaración de perjurio y que la afirmación se hace firmando el Formulario W-4(SP). Consulte la Norma del Tesoro 31.3402(f)(5)-1(c)(2)(iii) para obtener más información.
7. Para los Formularios W-9(SP) y W-9S que deben firmarse, el sistema electrónico debe proporcionar una firma electrónica y una afirmación bajo pena de perjurio. Consulte las instrucciones para el solicitante del Formulario W-9(SP) para obtener más información.

Nota: Si bien el declarante puede establecer un sistema electrónico para recibir de sus empleados los Formularios W-4(SP), el declarante debe tener una opción en papel razonablemente disponible a pedido de cualquier empleado que tenga una seria objeción para utilizar el sistema electrónico, o cuyo acceso o capacidad para utilizar el sistema puede ser limitado (por ejemplo, como resultado de una discapacidad).

En general, las solicitaciones anuales pueden realizarse de una de las siguientes maneras:

Solicitaciones anuales por correo

Las solicitaciones anuales por correo deben incluir tres elementos para el beneficiario:

1. Una carta en la que se indique que el beneficiario debe proporcionar un TIN correcto y que de no hacerlo, puede resultar en una multa de $50 conforme a la sección 6723 del IRC,
2. El Formulario W-9(SP), Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente, según corresponda (o un documento sustituto que sea sustancialmente similar al Formulario W-9(SP)). Consulte la Publicación 1281, en inglés, para obtener las instrucciones detalladas para el Formulario W-9(SP).
3. Un sobre de respuesta, que puede tener (pero que no es obligatorio que tenga) el franqueo prepagado.

Si la solicitación anual es para un nombre/TIN faltante o incorrecto que requiere informarse en el Formulario 1099-R, Distributions From Pensions, Annuities, Retirement or Profit-Sharing Plans, IRAs, Insurance Contracts, etc. (Distribuciones de pensiones, anualidades, planes de ahorros para la jubilación o planes de participación en las ganancias, planes de ahorro IRA, contratos de seguros, etcétera), en inglés, entonces el Formulario W-4P, Withholding Certificate for Periodic

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Pension or Annuity Payments (Certificado de retención sobre pagos periódicos de la pensión o anualidad) o el Formulario W-4R, Withholding Certificate for Nonperiodic Payments and Eligible Rollover Distributions (Certificado de retención sobre los pagos no periódicos y las distribuciones elegibles de reinversión), ambos en inglés, pueden incluirse junto con el Formulario W-9(SP).

Si la solicitación anual es para un número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) faltante o incorrecto que requiere informarse en el Formulario W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos), en inglés, entonces se puede utilizar el Formulario W-4(SP), Certificado de Retenciones del Empleado.

Si la solicitación anual es para un SSN faltante o incorrecto que requiere informarse en el Formulario 1098-E, Student Loan Interest Statement (Declaración de los intereses sobre los préstamos estudiantiles), o el Formulario 1098-T, Tuition Statement (Estado de cuenta de matrícula), ambos en inglés, entonces se puede utilizar el Formulario W-9S, Request for Student's or Borrower's Taxpayer Identification Number and Certification (Solicitud y certificación del número de identificación del contribuyente del estudiante o prestatario), en inglés.

Solicitaciones anuales por teléfono

En general, la solicitación anual se puede realizar por teléfono si el procedimiento de la solicitación está diseñado y se lleva a cabo de una manera que conduzca a obtener el TIN del beneficiario. Sin embargo, las solicitaciones por teléfono no se aplican para los TIN faltantes o incorrectos en ciertos formularios, tales como el Formulario 1098-E y el Formulario 1098-T, ambos en inglés. Una solicitación por teléfono puede realizarse al:

1. Llamar a cada beneficiario con una combinación de nombre/TIN faltante o incorrecta y hablar con un miembro adulto del hogar o con un funcionario del negocio u organización.
2. Solicitar el TIN del beneficiario.
3. Informar al beneficiario de la multa de $50 conforme a la sección 6723 del IRC si no proporciona el TIN.
4. Mantener registros contemporáneos que demuestren que la solicitación se realizó correctamente.
5. Proporcionar los registros al IRS, si lo solicita.

Nota: No se requiere realizar una solicitación anual para un año, si no se realizaron pagos a la cuenta para dicho año o si no se requiere presentar una declaración informativa para la cuenta para el año.

VI. ACCIONES PARA LOS TIN FALTANTES Y LAS COMBINACIONES DE NOMBRE/TIN INCORRECTAS

El TIN puede ser un SSN, un Número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés), un número de identificación personal del contribuyente (ITIN, por sus siglas en inglés), o un número de identificación del contribuyente en proceso de adopción (ATIN, por sus siglas en inglés). La SSA asigna los SSN. El IRS asigna los EIN, ITIN y los ATIN.

Si no se proporciona un TIN o es obviamente incorrecto, se considera que es un TIN faltante. Los TIN que carecen de los nueve dígitos numéricos o que contienen caracteres alfabéticos, se consideran obviamente incorrectos. Una combinación de nombre/TIN es incorrecta cuando no concuerda o no se puede encontrar en los registros del IRS que contienen los EIN, SSN, ATIN y los ITIN.

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Solicitaciones iniciales y anuales - Reglas generales

Solicitación inicial
TIN faltante
• Tiene que realizarse al momento de abrir una cuenta o de establecer la relación profesional, a menos que el pagador ya tenga el TIN del beneficiario y utilice ese TIN para todas las cuentas del beneficiario.
• Si no se recibe un TIN como resultado de una solicitación inicial, el declarante está obligado a realizar hasta dos solicitaciones anuales hasta que se obtenga un TIN.
TIN incorrecto
• Tiene que realizarse al momento de abrir una cuenta o de establecer la relación profesional, a menos que el pagador ya tenga el TIN del beneficiario y utilice ese TIN para todas las cuentas del beneficiario.
• No se requiere solicitación adicional después de que el declarante recibe el TIN, a menos que el IRS, o el corredor, notifique al declarante que el TIN es incorrecto.
Primera solicitación anual
TIN faltante
• Tiene que realizarse si no se recibe un TIN en respuesta a la solicitación inicial.
• Tiene que realizarse el 31 de diciembre, o antes, del año en que se abre la cuenta o se establece la relación profesional (para las cuentas abiertas o relaciones establecidas antes de diciembre) o el 31 de enero del año siguiente (para las cuentas abiertas o relaciones establecidas en diciembre anterior) ("período de solicitación anual").
TIN incorrecto
• Tiene que realizarse si el declarante ha sido notificado de un TIN incorrecto, ya sea por un corredor o por el IRS (en un aviso de retención adicional (CP2100 / CP2100A), o un aviso de multa (Aviso 972CG)), todos en inglés.
• Si se notifica mediante el aviso de multa, la solicitación anual debe realizarse el 31 de diciembre, o antes, del año en que se notifica al declarante o para el 31 de enero del año siguiente si se notifica en diciembre anterior. Si se notifica mediante el aviso de retención adicional, las solicitaciones tienen que realizarse conforme a las reglas de la sección 3406 del IRC. Consulte la Publicación 1281 (en inglés).
• Si se recibe un aviso de retención adicional relacionado con el mismo beneficiario en el mismo año que el aviso de multa, o relacionado con una declaración informativa del mismo año tributario, y el declarante envió el aviso B requerido conforme a la sección 3406 del IRC, no se requiere una solicitación adicional, según la sección 6724 del IRC.
Segunda solicitación anual
TIN faltante
• Tiene que realizarse si no se recibe un TIN en respuesta a la primera solicitación anual.
• Tiene que realizarse después de caducar el período de solicitación anual y el 31 de diciembre, o antes, del año inmediatamente posterior al año natural en el que se abre la cuenta o se establece la relación profesional.
TIN incorrecto
• Tiene que realizarse si se notifica al declarante en cualquier año posterior al año de la primera solicitación anual, que la cuenta de un beneficiario contiene un TIN incorrecto.
• Tiene que realizarse el 31 de diciembre, o antes, del año en que se notifica al declarante de un TIN incorrecto.

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Recordatorio: Para reclamar causa razonable con base en la realización apropiada de la solicitación requerida, la solicitación que se realizó tiene que ser para el año tributario en el que se propone la multa. Ejemplo: Un declarante realizó apropiadamente la solicitación inicial durante 2021 e incluyó el TIN proporcionado por el beneficiario en la declaración informativa de 2021. En 2023, el IRS envió un Aviso 972CG, en inglés, al declarante proponiendo una multa por presentar la declaración informativa de 2021 con un TIN incorrecto. Por lo general, no se aplicaría la multa porque el declarante podría demostrar que se actuó de manera responsable en 2021. El declarante realizó la primera solicitación anual de TIN en 2023, después de haber sido notificado por el IRS y presentó la declaración informativa de 2023 utilizando un TIN recién proporcionado por el beneficiario. El declarante puede demostrar que se actuó de manera responsable en 2023, si se propone otra multa por TIN para 2023 en un año futuro.

TIN faltantes

Reglas especiales sobre las solicitaciones de los TIN faltantes:

Los siguientes requisitos se aplican a las cuentas del beneficiario con los TIN faltantes para los pagos de distribuciones designadas informadas en los Formularios 1099-R, Distributions From Pensions, Annuities, Retirement or Profit-Sharing Plans, IRAs, Insurance Contracts, etc. (Distribuciones de pensiones, anualidades, planes de ahorros para la jubilación o planes de participación en las ganancias, planes de ahorro IRA, contratos de seguros, etcétera), en inglés:

Completar una solicitación inicial.

1. Completar una primera solicitación anual si no recibe un TIN en respuesta a la solicitación inicial, según lo descrito anteriormente en las Reglas generales.
2. Completar una segunda solicitación anual si no recibe un TIN en respuesta a la primera solicitación anual. Consulte las Reglas generales, anteriores, para conocer el plazo de tiempo para la segunda solicitación anual.
3. Retener los impuestos de la parte tributable de cualquier pago que sea una distribución designada y esté sujeto a la retención, si no se recibe una respuesta a la solicitación inicial. La tasa de retención depende del tipo de pago realizado.

Las entidades declarantes que presentan el Formulario 1095-B, Health Coverage (Cobertura de seguro de la salud), en inglés, no estarán sujetas a las multas por no informar un TIN, si se proporciona la fecha de nacimiento cuando no hay un TIN disponible; consulte la Norma del Tesoro 1.6055-1(e) en vigor desde el 15 de diciembre de 2022, o cumplen con los requisitos de la Norma del Tesoro 301.6724-1(e).

Nota: Las solicitaciones de los TIN realizadas a la persona responsable de una póliza o plan se tratan como solicitaciones de los TIN de todas las personas cubiertas por la póliza.

Además, una entidad declarante no está obligada a solicitar un TIN de una persona cuya cobertura haya terminado.

Recordatorio: Si recibe un TIN del beneficiario, inclúyalo en toda declaración informativa futura que se presente para ese beneficiario. No se requiere presentar una corrección para una declaración con un TIN faltante a menos que también se corrija una cantidad de dinero. Sin embargo, un empleador debe presentar un Formulario W-2c, Corrected Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos corregido), en inglés, incluso si el empleador únicamente presenta el Formulario W-2c para declarar el número de Seguro Social de un empleado.

TIN incorrectos

Reglas especiales sobre las solicitaciones de los TIN incorrectos:

Un declarante de una declaración informativa requerida conforme a la Norma del Tesoro 1.6055-1 puede recibir un mensaje de error del IRS que indica que un TIN y el nombre proporcionados en la declaración no coinciden con los registros del IRS. Un mensaje de error no es un Aviso 972CG ni un requisito de que el declarante deba solicitar un TIN en respuesta al mensaje de error.

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Los siguientes requisitos se aplican a las cuentas de beneficiarios con los TIN incorrectos para los pagos de distribuciones designadas informadas en los Formularios 1099-R, Distributions From Pensions, Annuities, Retirement or Profit-Sharing Plans, IRAs, Insurance Contracts, etc. (Distribuciones de pensiones, anualidades, planes de ahorros para la jubilación o planes de participación en las ganancias, planes de ahorro IRA, contratos de seguros, etcétera), en inglés. Para las cuentas de los beneficiarios con los TIN incorrectos:

1. Complete una solicitación inicial, como se describió anteriormente.
2. Complete una primera solicitación anual dentro de 30 días laborables a partir de la fecha en que se recibe el Aviso 972CG, en inglés.
3. Continúe considerando como válida cualquier elección de la retención de impuestos que el beneficiario haya realizado anteriormente en el Formulario W-4P, Withholding Certificate for Periodic Pension or Annuity Payments (Certificado para la retención de impuestos sobre los pagos periódicos de pensiones o anualidades), en inglés, completado originalmente (o un formulario sustituto), si el beneficiario responde a la primera solicitación anual dentro de 45 días naturales, confirmando que la combinación de nombre/TIN es correcta.
4. Ignore cualquier elección de la retención de impuestos existente basada en la combinación de nombre/TIN anterior, si el beneficiario responde a la primera solicitación anual dentro de 45 días naturales y proporciona una combinación de nombre/TIN diferente. Para notificar al pagador sobre la cantidad, si corresponde, del impuesto sobre los ingresos que se retendrá de las futuras distribuciones designadas, el beneficiario debe presentar una nueva elección de la retención de impuestos completando el Formulario W-4P, el Formulario W-4R, ambos en inglés, o un formulario sustituto. Esta nueva elección de la retención de impuestos entrará en vigor en la fecha proporcionada en el aviso de muestra en la Norma del Tesoro 35.3405-1T, Q&A D-21, es decir, a más tardar el 1 de enero, el 1 de mayo, el 1 de julio o el 1 de octubre después de que sea recibido, siempre que se reciba al menos 30 días antes de esa fecha. Retenga el impuesto de cualquier pago periódico realizado antes de recibir la nueva elección de la retención utilizando la tasa de retención sobre el salario para una persona casada que reclama tres deducciones en la retención.
5. Retenga el impuesto de cualquier pago subsiguiente que sea una distribución designada sujeta a la retención de impuestos, si el beneficiario no responde a la primera solicitación anual dentro de 45 días naturales. Alternativamente, al recibir un Aviso 972CG, en inglés, informándole al pagador de las combinaciones de nombre/TIN incorrectas, ignore cualquier elección de la retención anterior realizada por los beneficiarios cuyas combinaciones de nombre/TIN se identifiquen como incorrectas en el Aviso 972CG, en inglés. En ese caso, el pagador debe considerar que estos beneficiarios no tienen ninguna elección de la retención en vigor hasta que reciba las nuevas elecciones de la retención de impuestos en el Formulario W-4P, en inglés (o un formulario sustituto).
6. Complete una segunda solicitación anual dentro del mismo plazo de tiempo requerido para la primera solicitación anual, cuando se le notifique una combinación de nombre/TIN incorrecta en cualquier año natural posterior a la primera notificación.

Las entidades declarantes que presentan el Formulario 1095-B, Health Coverage (Cobertura de seguro de la salud) o el Formulario 1095-C, Employer-Provided Health Insurance Offer and Coverage (Oferta y cobertura de seguro de la salud proporcionado por el empleador), ambos en inglés, no estarán sujetas a las multas por incluir un TIN incorrecto, si cumplen con los requisitos de la Norma del Tesoro 301.6724- 1(f).

Nota: Las solicitaciones de los TIN realizadas a la persona responsable de una póliza o plan se tratan como solicitaciones de los TIN de todas las personas cubiertas por la póliza.

Además, una entidad declarante no está obligada a solicitar un TIN de una persona cuya cobertura haya terminado.

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Recordatorio: Si se recibe un TIN del beneficiario, inclúyalo en toda declaración informativa futura que se presente para ese beneficiario. No se requiere una corrección para una declaración con un TIN incorrecto a menos que también se corrija una cantidad de dinero. Sin embargo, un empleador debe presentar un Formulario W-2c, Corrected Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos corregido), en inglés, incluso si el empleador únicamente presenta el Formulario W-2c para corregir el número de Seguro Social de un empleado.

Además de los formularios mencionados en la Parte V, la siguiente es una lista de otros formularios frecuentemente utilizados para las solicitaciones anuales:

• Formulario W-8BEN, Certificate of Foreign Status of Beneficial Owner for United States Tax Withholding and Reporting (Individuals) (Certificado de la condición de extranjero del beneficiario efectivo para los propósitos de la retención y declaración de impuestos estadounidenses (individuos)), en inglés, o un sustituto para solicitar el TIN de un extranjero no residente, una entidad extranjera, o una persona extranjera exenta que no esté sujeta a ciertas declaraciones informativas estadounidenses o a la retención adicional.
• Formulario W-8ECI, Certificate of Foreign Person's Claim That Income Is Effectively Connected With the Conduct of a Trade or Business in the United States (Certificado de la reclamación de una persona extranjera de que los ingresos están efectivamente conectados con la operación de un comercio o negocio en los Estados Unidos), en inglés.
• Formulario W-8EXP, Certificate of Foreign Government or Other Foreign Organization for United States Tax Withholding and Reporting (Certificado de gobierno extranjero u otra organización extranjera para los propósitos de la retención y declaración de impuestos estadounidenses), en inglés.

Formulario W-8IMY, Certificate of Foreign Intermediary, Foreign Flow-Through Entity, or Certain U.S. Branches for United States Tax Withholding and Reporting (Certificado de intermediario extranjero, entidad de flujo continuo extranjero, o ciertas sucursales estadounidenses para los propósitos de la retención y declaración de impuestos estadounidenses), en inglés.

Excepciones al requisito de dos solicitaciones anuales

En la mayoría de los casos, al aplicar las reglas anteriores se cumplirá con los requisitos de actuar de una manera responsable para los propósitos de causa razonable para una multa relacionada con los TIN faltantes o incorrectos. Sin embargo, existen excepciones al requisito de dos solicitaciones anuales:

1. Para el Formulario 1098, Mortgage Interest Statement (Estado de cuenta de los intereses hipotecarios), en inglés, se tiene que realizar una solicitación anualmente hasta que se reciba el TIN del beneficiario registrado.
2. Para el Formulario 1099-S, Proceeds from Real Estate Transactions (Ganancias de transacciones de bienes inmuebles), en inglés, se tiene que completar una solicitación inicial para la fecha de vencimiento del cierre de los bienes inmuebles relacionado. No se requiere solicitación adicional.
3. Para el Formulario 1098-E, Student Loan Interest Statement (Estado de cuenta de los intereses sobre préstamos estudiantiles), en inglés, se tiene que realizar una solicitación cada año durante el cual cualquier persona que participe en un comercio o negocio que reciba de cualquier pagador pagos de intereses que sumen $600 o más en cualquier año natural, sobre uno o más préstamos educativos calificados.
4. Para el Formulario 1098-T, Tuition Statement (Estado de cuenta de la matrícula), en inglés, se tiene que realizar una solicitación cada año durante el cual la institución o el asegurador recibe pagos de matrícula calificada y los gastos relacionados, o emite reintegros, reembolsos o reducciones de dichas cantidades con respecto a la persona. Sin embargo, las instituciones educativas que no incluyan el TIN de un estudiante en el Formulario 1098-T, en inglés, no estarán sujetas a las multas conforme a las secciones 6721 y 6722 del IRC, si certifican bajo pena de perjurio, según lo requiere el Formulario 1098-T, en inglés, que han cumplido con los requisitos para obtener el TIN del estudiante.
5. Si se cierra una cuenta en el mismo año en que se recibe un aviso de multa para esa cuenta, realice la solicitación requerida si los pagos declarables se pagaron a la cuenta en ese año, o si de otra manera se requiere presentar una declaración para esa cuenta por ese año.

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6. Si se recibe un aviso de retención adicional (CP2100/CP2100A, ambos en inglés) por un nombre y/o TIN incorrectos del beneficiario, el pagador debe cumplir con las reglas de retención adicional, conforme a la sección 3406 del IRC, sobre el envío de los avisos B al beneficiario. Si el pagador también recibe un aviso de multa por un TIN incorrecto para el mismo beneficiario, ya sea durante el mismo año natural o por declaraciones informativas presentadas para el mismo año, y el pagador ha enviado los avisos B requeridos conforme a las reglas de retención adicional, el pagador no está obligado a también realizar solicitaciones anuales de los TIN correctos, conforme a la sección 6724 del IRC. Consulte la Publicación 1281, en inglés, para obtener más información relacionada con los avisos CP2100/CP2100A, en inglés.
7. Si el declarante incumple en realizar una o más de las solicitaciones requeridas, el declarante puede realizar dos solicitaciones anuales consecutivas en los años subsiguientes ("solicitaciones de recuperación").

Comparación de la lista del IRS de los beneficiarios con sus registros

1. Compare la lista de los TIN incorrectos con los registros existentes para determinar si las combinaciones de nombre/TIN concuerdan o no con esos registros.
2. Si la combinación de nombre/TIN en la lista concuerda con los registros, realice la solicitación requerida.
3. Si la combinación de nombre/TIN en la lista no concuerda con los registros, no se requiere una solicitación. Determine si:
a. Se cometió un error en la combinación de nombre/TIN al presentar la declaración informativa. Si es así, incluya la combinación de nombre/TIN correcta en toda declaración informativa que presente en el futuro. Presente un Formulario W-2c, Corrected Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos corregido), en inglés, incluso si el empleador únicamente presenta el Formulario W-2c, en inglés, para corregir el SSN de un empleado.
b. La combinación de nombre/TIN se actualizó en los registros después de que se presentó la declaración informativa. Si así fue, inclúyala en toda declaración futura y presente un Formulario W-2c, en inglés, incluso si únicamente presenta el Formulario W-2c, en inglés, para corregir el SSN de un empleado.
c. El IRS leyó incorrectamente la información durante la tramitación. Si es así, anote en los registros y no tome ninguna acción adicional.

Recordatorio: Un declarante a quien se le requiere declarar la retención de los impuestos federales en el Formulario 945, en inglés, se le requiere utilizar el mismo Número de identificación del Empleador (EIN, por sus siglas en inglés) cuando se presentan las declaraciones informativas asociadas.

VII. SOLICITACIONES DEL NÚMERO DE SEGURO SOCIAL EN EL FORMULARIO W-2

En general, las reglas de solicitación con respecto a los TIN faltantes o incorrectos en los Formularios W-2, en inglés, son las mismas que se describen en las Partes V y VI. Un empleador tiene que realizar una solicitación inicial del SSN del empleado cuando el empleado comienza a trabajar. La solicitación inicial del SSN del empleado puede realizarse en persona, por solicitud oral o por solicitud escrita. También se puede solicitar el SSN mediante otras comunicaciones, por correo, teléfono u otros medios electrónicos. El empleador puede de buena fe confiar en el número proporcionado por el empleado y utilizarlo al completar el Formulario W-2, en inglés, del empleado. Los empleados tienen la obligación de completar el Formulario I-9, Employment Eligibility Verification (Verificación de la elegibilidad para el empleo), para demostrar que son legalmente elegibles para trabajar en los Estados Unidos.

Un empleador tiene la obligación de solicitar el Formulario W-4(SP) a un nuevo empleado. Conforme a la sección 3402(f) (2)(A) del IRC, al comienzo del empleo, un empleado tiene que proporcionar un Formulario W-4(SP) (o un formulario sustituto) firmado, que indique la cantidad de exenciones de la retención reclamadas por el empleado.

Debido que el empleado está obligado a proporcionar el Formulario W-4(SP) al empleador al comienzo del empleo, se puede utilizar el Formulario W-4(SP) como solicitación inicial del SSN del empleado. Un empleador que conserve el

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Formulario W-4(SP) en sus registros, podrá documentar que se realizó una solicitación inicial de un TIN, verificando que actuó de manera responsable.

Los empleadores pueden utilizar el sistema de verificación de los SSN de la SSA para verificar el nombre y el SSN del empleado, pero el IRS no lo exige. La opción es útil para que los empleadores identifiquen posibles discrepancias y corrijan los SSN antes de que reciban un aviso de multa. Para obtener más información visite 
www.socialsecurity.gov/es.

En general, los registros de la SSA y del IRS son consistentes. Sin embargo, es importante tener en cuenta que la base de datos utilizada por la SSA para hacer concordar los nombres y los SSN puede no ser idéntica a la base de datos del IRS. Los avisos de multas del IRS relacionados con los TIN no concordantes se basan y se emiten exclusivamente en la información de los sistemas del IRS. Las discrepancias informadas en los sistemas de verificación de la SSA no se consideran avisos del IRS y no activan ningún otro requisito de solicitación conforme a las reglas del IRS para las exenciones por causa razonable. Sin embargo, si un empleador recibe un aviso de discrepancia de la SSA, es posible que desee volver a solicitar el SSN del empleado e intentar obtener la información correcta antes de presentar el Formulario W-2, en inglés.

VIII. TASAS DE MULTAS SOBRE LAS DECLARACIONES INFORMATIVAS

La sección 806 de la Ley de Extensión de Preferencias Comerciales (TPEA, por sus siglas en inglés) de 2015, aumentó las tasas base de las multas según las secciones 6721 y 6722 del IRC, de $100 a $250 por cada declaración que no cumplió con los requisitos de presentación de las declaraciones informativas. También aumentaron las multas máximas por año natural para los negocios grandes y pequeños. Además, las secciones 6721(f) y 6722(f) del IRC prevén ajustes inflacionarios anuales a las tasas de multas conforme a las secciones 6721 y 6722 del IRC y las multas máximas por año natural para las declaraciones que requieren presentarse y proporcionarse el 1 de enero de 2016, o después

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Secciones 6721 y 6722 del IRC - Negocios grandes con ingresos brutos de más de $5 millones y entidades gubernamentales (que no sean entidades federales)
(Ingresos brutos anuales promedio de los tres años tributarios más recientes)

Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2024 al 31-dic-2024 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2022-38)
No más de 30 días tardíos $60 por declaración o estado de cuenta $630,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $120 por declaración o estado de cuenta $1,891,500 máximo
Después del 1 de agosto $310 por declaración o estado de cuenta $3,783,000 máximo
Incumplimiento intencional $630 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2023 al 31-dic-2023 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2021-45)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $588,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $110 por declaración o estado de cuenta $1,766,000 máximo
Después del 1 de agosto $290 por declaración o estado de cuenta $3,532,500 máximo
Incumplimiento intencional $580 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2022 al 31-dic-2022 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2020-45)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $571,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $110 por declaración o estado de cuenta $1,713,000 máximo
Después del 1 de agosto $280 por declaración o estado de cuenta $3,426,000 máximo
Incumplimiento intencional $570 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2021 al 31-dic-2021 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2019-44)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $556,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $110 por declaración o estado de cuenta $1,669,000 máximo
Después del 1 de agosto $270 por declaración o estado de cuenta $3,392,000 máximo
Incumplimiento intencional $560 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2020 al 31-dic-2020 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2018-57)
No más de 30 días tardíos 50 por declaración o estado de cuenta $556,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $1,669,500 máximo
Después del 1 de agosto $270 por declaración o estado de cuenta $3,339,000 máximo
Incumplimiento intencional $550 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2019 al 31-dic-2019 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2018-18)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $545,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto 100 por declaración o estado de cuenta $1,637,500 máximo
Después del 1 de agosto $270 por declaración o estado de cuenta $3,275,500 máximo
Incumplimiento intencional $540 por declaración o estado de cuenta No hay máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2018 al 31-dic-2018 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2016-55)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $536,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $1,609,000 máximo
Después del 1 de agosto $260 por declaración o estado de cuenta $3,218,500 máximo
Incumplimiento intencional $530 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2017 al 31-dic-2017 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2015-53)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $532,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $1,596,500 máximo
Después del 1 de agosto $260 por declaración o estado de cuenta $3,193,000 máximo
Incumplimiento intencional $530 por declaración o estado de cuenta Sin máximo

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Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2016 al 31-dic-2016 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2016-11
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $529,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $1,589,000 máximo
Después del 1 de agosto $260 por declaración o estado de cuenta $3,178,500 máximo
Incumplimiento intencional $520 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2011 al 31-dic-2015
No más de 30 días tardíos $30 por declaración o estado de cuenta $250,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $60 por declaración o estado de cuenta $500,000 máximo
Después del 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $1,500,000 máximo
Incumplimiento intencional $250 por declaración o estado de cuenta No hay máximo

Nota: Se pueden aplicar las cantidades de multas aumentadas a determinados incumplimientos en el caso de incumplimiento intencional. En algunos casos, las cantidades de las multas por incumplimiento intencional pueden ser mayores que las cifras de esta tabla y pueden depender de la cantidad total que se requiere que se haya informado. Consulte las secciones 6721(e)(2) y 6722(e)(2) del IRC. Las cantidades de las multas anteriores se aplican por separado a cada una de las secciones 6721 y 6722 del IRC.

Secciones 6721 y 6722 del IRC - Negocios pequeños con ingresos brutos de $5 millones o menos (ingresos brutos anuales promedio de los tres años tributarios más recientes

Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2024 al 31-dic-2024 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2022-38)
No más de 30 días tardíos $60 por declaración o estado de cuenta $220,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $120 por declaración o estado de cuenta $630,500 máximo
Después del 1 de agosto $310 por declaración o estado de cuenta $1,261,000 máximo
Incumplimiento intencional $630 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2023 al 31-dic-2023 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2021-45)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $206,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $110 por declaración o estado de cuenta $588,500 máximo
Después del 1 de agosto $290 por declaración o estado de cuenta $1,177,500 máximo
Incumplimiento intencional $580 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2022 al 31-dic-2022 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2020-45)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $199,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $110 por declaración o estado de cuenta $571,000 máximo
Después del 1 de agosto $280 por declaración o estado de cuenta $1,142,000 máximo
Incumplimiento intencional $560 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2021 al 31-dic-2021 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2019-44)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $197,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $110 por declaración o estado de cuenta $565,000 máxim
Después del 1 de agosto $280 por declaración o estado de cuenta $1,130,500 máximo
Incumplimiento intencional $560 por declaración o estado de cuenta Sin máximo

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Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2020 al 31-dic-2020 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2018-57)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $194,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $110 por declaración o estado de cuenta $556,500 máximo
Después del 1 de agosto $270 por declaración o estado de cuenta $1,113,000 máximo
Incumplimiento intencional $540 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2019 al 31-dic-2019 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2018-18)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $191,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $545,500 máximo
Después del 1 de agosto $270 por declaración o estado de cuenta $1,091,500 máximo
Incumplimiento intencional $540 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2018 al 31-dic-2018 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2016-55)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $187,500 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $536,000 máximo
Después del 1 de agosto $260 por declaración o estado de cuenta $1,072,500 máximo
Incumplimiento intencional $530 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2017 al 31-dic-2017 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2015-53)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $186,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $532,000 máximo
Después del 1 de agosto $260 por declaración o estado de cuenta $1,064,000 máximo
Incumplimiento intencional $530 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2016 al 31-dic- 2016 (con ajustes por inflación Procedimiento administrativo tributario 2016-11)
No más de 30 días tardíos $50 por declaración o estado de cuenta $185,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $100 pordeclaración o estado de cuenta $529,500 máximo
Después del 1 de agosto $260 por declaración o estado de cuenta $1,059,500 máximo
Incumplimiento intencional $520 por declaración o estado de cuenta Sin máximo
Fecha de presentación correcta Vencimiento 01-enero-2011 al 31-dic-2015
No más de 30 días tardíos $30 por declaración o estado de cuenta $75,000 máximo
31 días tardíos - 1 de agosto $60 por declaración o estado de cuenta $200,000 máximo
Después del 1 de agosto $100 por declaración o estado de cuenta $500,000 máximo
Incumplimiento intencional $250 por declaración o estado de cuenta Sin máximo

Nota: Se pueden aplicar las cantidades de multas aumentadas a determinados incumplimientos en el caso de incumplimiento intencional. En algunos casos, las cantidades de las multas por incumplimiento intencional pueden ser mayores que las cifras de esta tabla y pueden depender de la cantidad total que se requiere que se haya informado. Consulte las secciones 6721(e)(2) y 6722(e)(2) del IRC. Las cantidades de las multas anteriores se aplican por separado a cada una de las secciones 6721 y 6722 del IRC.

IX. PROCESO DE CONCORDANCIA Y CONTROL DE NOMBRES DEL IRS

Esta sección proporciona un resumen general del proceso de concordancia de los TIN y el desarrollo del control de los nombres en las declaraciones presentadas electrónicamente del IRS.

Todas las declaraciones informativas que se presenten tienen que incluir una combinación de nombre/TIN correcta para permitir la concordancia de la información declarada con los ingresos incluidos en la declaración de impuestos sobre los ingresos del beneficiario. Se realiza una comprobación de verificación para determinar si una combinación de nombre/TIN es correcta, comparándola con un archivo que contiene todos los SSN emitidos por la SSA y con un archivo que contiene todos los EIN y otros TIN emitidos por el IRS.

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El control de nombre (si fue proporcionado) en una declaración informativa presentada electrónicamente se compara con el control de nombre en los registros. Si el control de nombre no se proporciona o se proporciona incorrectamente, se desarrolla uno utilizando el(los) nombre(s) proporcionado(s) en las dos primeras líneas de nombres (hasta 40 caracteres para cada línea de nombre, incluidos los espacios) de la declaración informativa. Si se puede hacer una concordancia, se considera correcta. Si no se encuentra una concordancia, la combinación de nombre/TIN es incorrecta.

Un control de nombre normalmente consta de hasta cuatro caracteres. Para asegurarse de que la combinación de nombre/TIN de una cuenta concuerda con la combinación de nombre/TIN de los registros de la SSA o del IRS, utilice la siguiente información cuando presente declaraciones informativas:

Individuos

• El control de nombre para un individuo son generalmente los primeros cuatro caracteres del apellido en la declaración informativa.
• El control de nombre consta de hasta cuatro caracteres alfabéticos y/o numéricos.
• El guión (-) o un espacio en blanco son los únicos caracteres especiales permitidos en el control de nombre. Estos caracteres no pueden estar en la primera posición del control de nombre.
• El control de nombre puede tener menos, pero no más de cuatro caracteres. Los espacios en blanco pueden estar presentes únicamente en las últimas tres posiciones del control de nombre.
• Si el apellido de un individuo tiene un guión, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primero de los dos apellidos.
• Para las declaraciones conjuntas, independientemente de si los beneficiarios utilizan apellidos iguales o diferentes, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del apellido del beneficiario primario.

Ejemplos - Individuos

Nombre; Control de nombre
Ralph Teak; TEAK
Dorothy Willow; WILL
Joe McCedar; MCCE
Brandy Cedar-Hawthorn; CEDA
Victoria Windsor-Maple; WIND
Joseph Ash & Linda Birch; ASH
Edward & Joan Maple; MAPL

Recordatorio: Si el apellido de un beneficiario ha cambiado, por ejemplo, debido al matrimonio, recomiende al beneficiario que se comunique con la SSA. La SSA le emitirá una nueva tarjeta de Seguro Social que refleje el nuevo nombre del beneficiario y enviará automáticamente el nuevo nombres al IRS. Para cambiar el nombre que se muestra en una tarjeta de Seguro Social, el beneficiario debe completar el Formulario SS-5(SP), Solicitud para una tarjeta de Seguro Social. El Formulario SS-5(SP) está disponible en www.ssa.gov/espanol o llamando a la SSA al 1-800-772-1213 (TTY 1-800-325-0778) o visitando una oficina local de la SSA.

Dueños únicos (sin incluir las compañías de responsabilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés) de un solo miembro)

Un dueño único siempre tiene que utilizar su nombre personal como el nombre legal del negocio para los propósitos del IRS.

• El control de nombre consta de cuatro caracteres alfabéticos y/o numéricos.
• El control de nombre puede tener menos, pero no más de cuatro caracteres.
• El guión (-) o un espacio en blanco son los únicos caracteres especiales permitidos en el control de nombre. Estos caracteres no pueden estar en la primera posición del control de nombre.

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• Cuando el contribuyente tiene un nombre comercial además de su nombre personal, el nombre de control son los primeros cuatro caracteres del apellido de la persona.
• Cuando los dos apellidos de una persona están separados por guiones, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primer apellido.

Ejemplos - Dueños únicos

Nombre 
Nombre personal: Arthur P. Aspen
Nombre comercial: Sunshine Restaurant
Control de nombre ASPE
Comentarios El control de nombre para el nombre de un dueño único, son los primeros cuatro caracteres significativos del apellido.
Nombre 
Apellido de soltera: Jane Smith
Apellido de casada: Jane Smith Jones
Control de nombre JONE
Comentarios Cuando se utilizan dos apellidos pero no están separados por guiones, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del segundo apellido. Cuando el apellido tiene un guión, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primer apellido.
Nombre Jane Smith-Jones
Control de nombre SMIT
Comentarios Cuando se utilizan dos apellidos pero no están separados por guiones, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del segundo apellido. Cuando el apellido tiene un guión, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primer apellido.
Nombre Elena de la Rosa
Control de nombre DELA
Comentarios Las frases en español "de", "De", "del" y "de la" forman parte del control de nombre.
Nombre Juan Garza Morales
Control de nombre GARZ
Comentarios Para los nombres en español, cuando una persona tiene dos apellidos, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primer apellido.
Nombre Maria Lopez Moreno
Control de nombre LOPE
Comentarios Para los nombres en español, cuando una persona tiene dos apellidos, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del primer apellido.
Nombre Sunny Ming Lo
Control de nombre LO
Comentarios 
Para los apellidos que tengan sólo dos letras, los dos últimos espacios estarán "en blanco".
Los espacios en blanco pueden estar presentes sólo en las últimas tres posiciones del control de nombre.
Nombre Kim Van Nguyen
Control de nombre NGUY
Comentarios Los nombres vietnamitas frecuentemente tendrán un segundo nombre de Van (masculino) o Thi (femenino).

Sociedades colectivas y LLC de un solo miembro

El control de nombre para una sociedad colectiva por lo general resultará en el siguiente orden de selección:

1. Para los negocios "operando como" (dba, por sus siglas en inglés) o con un nombre comercial, utilice los primeros cuatro caracteres del dba o el nombre comercial.
2. Si no existe nombre del negocio o del comercio, utilice los primeros cuatro caracteres del nombre de la sociedad colectiva (incluso si es el nombre de una persona, tal como en una sociedad colectiva de bufete de abogados).
3. El recibir en línea los números de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés), genera reglas separadas para el control de nombre de las sociedades colectivas.
4. Ya sea que se reciba en línea o en papel, si la primera palabra es "El" ("The" en inglés), ignórela a menos que esté seguida por una sola palabra más.
5. Si el EIN se asignó en línea (el EIN comenzará con uno de los siguientes dos dígitos: 20, 26, 27, 45, 46, 47, 81, 82, 83, 84, 85 u 86), entonces el control de nombre para una sociedad colectiva se desarrolla utilizando los primeros cuatro caracteres de la línea para el nombre primario.
6. Si los dos primeros dígitos del EIN son distintos de 20, 26, 27, 45, 46, 47, 81, 82, 83, 84, 85 u 86, el control de nombre para una sociedad colectiva resulta del comercio o nombre del negocio de la sociedad colectiva. Si no existe un nombre comercial o del negocio, el control de nombre resulta de las primeras cuatro letras del nombre de la sociedad colectiva. En el caso de una lista de socios seguida de las palabras "sociedad colectiva" o una abreviatura de las mismas, utilice el apellido del primer socio en el Formulario SS-4, Application for Employer Identification Number (Solicitud de número de identificación del empleador, en inglés), original.

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Ejemplos - Sociedades colectivas

Nombre; Control de nombre
Rosie's Restaurant; ROSI
Burgandy Olive & Cobalt Ptrs; BURG
The Hemlock; THEH
John Willow and James Oak Partnership (EIN assigned online); JOHN
A.S. Green (The) Oak Tree; OAKT
K.L. Black & O. H. Brown; BLAC
Bob Orange and Carol Black et al. Prs. Dba The Merry Go Round; MERR

Sociedades anónimas

El control de nombre para una sociedad anónima son los primeros cuatro caracteres significativos del nombre de la sociedad anónima.

Ejemplos - Sociedades anónimas

Nombre; Control de nombre; Comentarios
The Meadowlark Company; MEAD; Omita la palabra "El" ("The" en inglés) cuando esté seguida de más de una palabra.
The Flamingo; THEF; Incluya la palabra "El" ("The" en inglés) en el control de nombre cuando esté seguida de una sola palabra.
George Giraffe PSC; GEOR; Las reglas sobre el control de nombre para las sociedades anónimas se aplican si un nombre individual contiene las abreviaturas PC (sociedad profesional), SC (sociedad pequeña), PA (Asociación profesional), PS (Servicio profesional), o PSC (Sociedad de servicios personales).
Kathryn Canary Memorial Foundation; KATH; Cuando el nombre de la organización contiene las palabras "Fondo" ("Fund" en inglés) o "Fundación" ("Foundation" en inglés), se aplican las reglas sobre el control de nombre para las sociedades anónimas.
Barbara J. Zinnia ZZ Grain; ZZGR; Cuando un nombre personal y un nombre de sociedad anónima se muestran, el control de nombre son los primeros cuatro caracteres del nombre de la sociedad anónima.

Caudales hereditarios, fideicomisos y fiduciarios

El control de nombre para los caudales hereditarios son los primeros cuatro caracteres del apellido del fallecido. El apellido del fallecido debe mostrar la palabra "Estate" (Caudal hereditario, en inglés) después de los primeros cuatro caracteres en la línea del nombre primario.

El control de nombre para los fideicomisos y fiduciarios resulta de lo siguiente:

1. El control de nombre para los fideicomisos individuales se crea a partir de los primeros cuatro caracteres del apellido del individuo.
2. Para las sociedades anónimas establecidas como fideicomisos, utilice los primeros cuatro caracteres del nombre de la sociedad anónima.
3. Existen reglas separadas sobre el control de nombre para los fideicomisos, dependiendo de si el EIN fue asignado en línea.
4. Si el EIN fue asignado en línea (el EIN comenzará con uno de los siguientes dos dígitos: 20, 26, 27, 45, 46, 47, 81, 82, 83, 84, 85 u 86), entonces el control de nombre se desarrolla utilizando los primeros cuatro caracteres del primer nombre en la línea del nombre primario. Ignore las frases iniciales como "Fideicomiso para" o "Fideicomiso irrevocable".

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5. Si los dos primeros dígitos del EIN son distintos de 20, 26, 27, 45, 46, 47, 81, 82, 83, 84, 85 u 86, entonces el control de nombre para un fideicomiso o la cuenta fiduciaria resulta del nombre de la persona bajo cuyo nombre fue establecido el fideicomiso o la cuenta fiduciaria.

Ejemplos - Caudales hereditarios, fideicomisos y fiduciarios

Nombre; Control de nombre
Howard J. Smith Dec'd Howard J Smith, Estate; SMIT
Howard J. Smith Dec'd Howard J Smith, Estate (EIN assigned online); HOWA
Michael T Azalea Revocable Trust Michael T Azalea Rvoc Tr; AZAL
Sunflower Company Employee Benefit Trust; SUNF
Jonathan Periwinkle Memory Church Irrevocable Trust (EIN assigned online); PER
Trust for the benefit of Bob Jones (EIN assigned online); BOBJ
Trust for the benefit of Bob Jones; JONE

Otras organizaciones

El cumplimiento de los siguientes facilitará que los programas de computadora identifiquen el control de nombre correcto:

1. La única organización que el declarante siempre abreviará, es la Asociación de Padres y Maestros (PTA, por sus siglas en inglés). El control de nombre será "PTA" más la primera letra del nombre del estado en el que se ubica la PTA.
2. El control de nombre para un número local o postal son los primeros cuatro caracteres del título nacional.
3. Utilice el control de nombre del nombre de la organización nacional, si existe un Número de Exención de Grupo (GEN, por sus siglas en inglés).
4. Para las iglesias y sus subordinados (por ejemplo, asilos para los ancianos, hospitales), el control de nombre consta de los primeros cuatro caracteres del nombre legal de la iglesia o del subordinado.
5. Si el nombre de la organización indica una organización política, utilice el nombre del individuo como el control de nombre.
6. Las palabras Kabushiki Kaisha o Gaisha son la traducción al japonés de las palabras "sociedad de acciones" o "sociedad anónima". Por lo tanto, si esas palabras están en una línea de nombre, dichas palabras se moverían al final del nombre donde normalmente estaría la palabra "sociedad anónima".

Ejemplos - Otras organizaciones

Nombre; Control de nombre
Parent Teachers Association Congress of Georgia; PTAG
Church of All; CHUR
Committee to Elect Patrick Dole:; PATR
Green Door Kabushiki Kaisha; GREE

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VII. DÓNDE LLAMAR
PARA OBTENER AYUDA

Las preguntas relacionadas con el acceso al CD/DVD (consulte las partes XI y XII) o la recreación del Aviso 972CG, en inglés, pueden dirigirse al Sitio de llamadas centralizadas de la oficina de servicios técnicos (TSO, por sus siglas en inglés), al 866-455-7438 (Es importante escuchar todas las opciones antes de hacer su selección) o desde fuera de los Estados Unidos, al 304-263-8700. Otras preguntas y correspondencia relacionadas con la causa razonable deben enviarse a la dirección indicada en el aviso.

Para solicitar la Publicación 1635, Understanding Your EIN (Cómo entender su EIN), en inglés; el Formulario W-9(SP), Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente; y/o la Publicación 15 (Circular E), Employer's Tax Guide (Guía tributaria para el empleador), en inglés, llame al IRS al 800-829-3676.

Los formularios, publicaciones e información adicional mencionados anteriormente, también están disponibles en la página web del IRS, en 
www.irs.gov/espanol.

VIII. FORMULARIO 10301, CD ENCRYPTION CODE AUTHORIZATION FOR CP2100/972CG/972F NOTICES (Autorización del código de encriptación del CD para los avisos CP2100/972CG/972F), en inglés

El Formulario 10301, en inglés, lo utilizan las personas que presentan declaraciones informativas para autoasignarse un número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) que se utilizará junto con un código de encriptación (que se obtiene al llamar al 866-455-7438) para acceder a la información contenida en el CD/DVD. Para obtener el formulario, seleccione Formularios e Instrucciones en 
www.irs.gov/espanol. El formulario se debe enviar por correo a:

Internal Revenue Service 230 Murall Drive
Mail Stop 4360
Kearneysville, WV 25430

También puede enviarlo por fax al 877-477-0572 o desde fuera de los Estados Unidos al 304-579-4105.

Nota: El IRS tardará cinco días laborables en tramitar los formularios una vez recibidos.

IX. INSTRUCCIONES PARA
LEER LOS CD/DVD

Información sobre el CD/DVD

Los pagadores que presentaron más de 250 registros de beneficiario "B" con el TIN incorrecto, recibirán los datos en un CD (para los archivos de datos de 750Mb o menos). Los archivos más grandes de 750Mb se proporcionarán en un DVD. Se requiere el tipo de lector correcto para acceder a ese tipo de medio (CD o DVD).

Cada CD/DVD contiene los archivos descritos a continuación:

• I40642 Annnnn ** es el archivo de registro A del pagador. 114 Caracteres.
• I40642 Bnnnnn ** son todos los registros B incorrectos del beneficiario. 222 caracteres cada uno.
• I40642 Cnnnnn ** es el archivo del registro C del pagador. 37 Caracteres.
• Una copia de la Publicación 1586 (sp), Normas sobre la causa razonable y requisitos para los nombres/TIN incorrectos o faltantes en las declaraciones informativas (Incluidas las instrucciones para leer los CD/DVD).
• Instrucciones para abrir un CD/DVD.
• Formulario 10301, CD Encryption Code Authorization for CP 2100/972CG Notices (Autorización del código de encriptación del CD para los Avisos CP 2100/972CG), en inglés.

** nnnnn es el número de transmisión del CD/DVD.

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Los archivos son archivos.txt. Al leerlos con el Notepad, el software de procesador de texto, etcétera, se mostrarán los Códigos de Tubería "I" como caracteres separados entre cada campo. Al abrirlos en el software Excel permitirá leerlos como un archivo delimitado, programando los delimitadores como tuberías "I". Los archivos se presentarán sin los Códigos de Tubería "I", exactamente como eran presentados en los cartuchos de años anteriores.

Nota: Si utiliza ciertos softwares, tenga cuidado de programar o convertir los campos a texto, para que los ceros delanteros no se trunquen ni se borren.

El CD/DVD adjunto está encriptado para los propósitos de seguridad y se necesita un código de encriptación para desbloquearlo. La tabla a continuación proporciona instrucciones sobre cómo recibir un código de encriptación y cómo extraer los archivos.

Paso 1
Acción 
Recopile el nombre de la compañía, el TIN, un contacto primario o secundario y su PIN autoseleccionado. Debe haberse completado anteriormente y presentado ante el IRS un Formulario 10301, CD Encryption Code Authorization for CP2100/972CG Notices (Autorización del código de encriptación del CD para los Avisos CP 2100/972CG), en inglés. Este formulario notifica al IRS del PIN autoseleccionado que se utilizará.
Inserte el CD/DVD en la unidad correspondiente de su computadora.
Paso 2
Acción 
Llame al IRS al 866-455-7438 o al 304-263-8700 para recibir un código de encriptación generado al azar.
a. Si la función "Auto-Run" está activada, el sistema abrirá una ventanilla emergente con el mensaje "Please contact the IRS at 866 455-7438 or 304-263-8700 to receive an encryption code" (Por favor, llame al IRS al 866-455-7438 o al 304-263-8700 para recibir un código de encriptación)", en inglés.
b. Si "Auto-Run" no está activada, no saldrá la ventanilla emergente, pero igual debe llamar al IRS al 866-4557438 o al 304-263-8700 para recibir un código de encriptación.
Paso 3
Acción Ingrese el código de encriptación generado al azar haciendo doble clic en el archivo .exe en el CD/DVD. (El CD/DVD contiene solo un archivo al iniciarlo por primera vez).
Paso 4
Acción Ingrese el código de encriptación generado al azar y pulse en "OK". La siguiente pantalla proporcionará instrucciones sobre cómo navegar el árbol de archivos y seleccionar dónde extraer los archivos.
Paso 5
Acción Pulse en "OK" para comenzar el proceso de extraer e importar los archivos.

La información se puede importar a una base de datos existente o a otros tipos de bases de datos. También se puede acceder a la información mediante una hoja de cálculo de Excel, o un tipo de software similar. Sin embargo hemos incluido las instrucciones sobre cómo importar la información a una base de datos de Microsoft Office Access, porque Access es capaz de trabajar un archivo grande, mientras que algunos de los otros programas de software tienen límites sobre las columnas o filas.

Nota: El Servicio de Impuestos Internos no respalda ni recomienda el uso de ningún software en específico.

Cómo importar la información del CD/DVD a Access

Paso 1
Acción Abra una nueva base de datos de Microsoft Office Access desde el menú de inicio o abra una base de datos de Microsoft Access existente.
Paso 2
Acción Seleccione "Create a new file" (Crear un nuevo archivo), en inglés
Paso 3
Acción En "New File" (Nuevo archivo), en inglés, seleccione "Blank database" (Base de datos en blanco), en inglés. Elija dónde desea guardar la información del DVD (por ejemplo, la carpeta de "Documents"/"Desktop"). Nota: Es importante recordar dónde se guarda esta información, ya que ésta será la carpeta utilizada para luego importar los archivos a la aplicación.
Paso 4
Acción Seleccione "Create" (crear), en inglés. Saldrá una ventanilla de diálogo con "(File name) Database" (Base de datos (nombre del archivo)), en inglés.

<Page 23>

Paso 5
Acción Vaya a "File" (archivo), en inglés, en la "Toolbar" (barra de herramientas), en inglés, y seleccione "Get External Data" (Obtener datos externos), en inglés, e "Import" (importar), en inglés.
Paso 6
Acción En "Import" (Importar), en inglés, bajo "browse"(buscar), en inglés, seleccione el archivo de texto del menú desplegable. Seleccione el archivo. Bajo "Files of Type" (archivos de tipo), bajo "browse", en inglés, seleccione "Text File" (archivo de texto), en inglés, del menú desplegable.
Paso 7
Acción Seleccione el archivo de texto que desea importar.
Paso 8
Acción Pulse en "Import", en inglés, que abre el "Import Text Wizard" (asistente para importar texto), en inglés.
Paso 9
Acción En "Import Text Wizard", en inglés, seleccione "Delimited" (delimitado), en inglés, y luego seleccione "Next" (siguiente), en inglés.
Paso 10
Acción Seleccione "Other" (otro), en inglés, e inserte una "Pipe" (tubería), en inglés, (las teclas "Shift y barra invertida" - que generalmente se encuentran arriba de la tecla "Enter" en el teclado), en la casilla al lado de "Other". El calificador de texto debe ser "{none}" (ninguno), en inglés. Seleccione "Next", en inglés.
Paso 11
Acción
Seleccione "In a New Table" (en una tabla nueva), en inglés. Seleccione "Next", en inglés.
Seleccionando una columna a la vez, resalte el campo en la tabla de "Import Text Wizard", en inglés, (que se muestra a continuación como Campo1, Campo2 hasta el Campo15 (la casilla "Field Name" (nombre de casilla"), en inglés, cambiará para coincidir con el nombre de la columna de campo que se está resaltando) y asegúrese de que haya seleccionado "Text" (texto), en inglés, como el "Data Type" (tipo de dato), en inglés, para cada campo. De lo contrario, cambie el "Data Type", en inglés, (utilizando el menú desplegable) a "Text", en inglés. Esto debe hacerse en todas las 15 columnas. Asegúrese de que el "Data Type", en inglés, de cada una de las 15 columnas sea "Text", en inglés. Acepte todas las demás condiciones predeterminadas. (Nota: En este momento, puede nombrar / personalizar cada campo con el tipo de datos que se completará en él).
Seleccione "Next", en inglés.
Paso 12
Acción
Seleccione "No Primary Key" (Ninguna clave primaria), en inglés (esto importa los datos exactamente). Si "Add primary key" (Agregar clave primaria), en inglés, está seleccionado, agregará un campo en la primera columna y numerará las filas. Seleccione "Next", en inglés.
"Import to Table" (Importar a la tabla), en inglés, debe tener el nombre del archivo. Seleccione "Finish" (terminar),en inglés.
Saldrá una ventanilla "Import Text Wizard", en inglés, que dice "Finished importing file..." (la importación del archivo terminado) Pulse en "Ok". Haga doble clic en "Table Name", en inglés.
La tabla debe salir.
Nota: Para un "Auto Format" (formato automático), en inglés, de cada campo, haga doble clic en la línea entre las casillas.

Diseños de los archivos - CD/DVD

Registro "A" del Pagador-CD/DVD

Posición 1
Título del campo TIPO DE REGISTRO
Duración 1
Descripción y comentarios SE INGRESARÁ UNA "A"
Posición 2
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 3-17
Título del campo CLAVE DE ACCESO
Duración 15
Descripción y comentarios NÚMERO UTILIZADO POR EL IRS PARA AGRUPAR LA TRANSMISIÓN DE LAS DECLARACIONES INFORMATIVAS DEL PAGADOR
Posición 18
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"

<Page 24>

Posición 19-20
Título del campo CAMPUS DE SERVICIO
Duración 2
Descripción y comentarios 
CÓDIGO DE DOS DÍGITOS DEL CAMPUS DE SERVICIO
BROOKHAVEN=19
CINCINNATI = 17
MEMPHIS = 49
OGDEN = 29
FILADELFIA = 28
Posición 21
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 22-30
Título del campo TIN DEL PAGADOR
Duración 9
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE NUEVE DÍGITOS ASIGNADO POR EL IRS
Posición 31
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 32-71
Título del campo NOMBRE DEL PAGADOR
Duración 40
Descripción y comentarios LA EXPLICACIÓN NO ES NECESARIA
Posición 72
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 73-80
Título del campo NÚMERO DE DOCUMENTOS
Duración 8
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE DECLARACIONES INFORMATIVAS CON TIN FALTANTES E INCORRECTOS, ASOCIADOS A ESTE PAGADOR. SE JUSTIFICARÁ A LA DERECHA Y SE RELLENARÁ CON CERO
Posición 81
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 82-89
Título del campo ESTADO DE TIN BWH 1 CNT
Duración 8
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE DOCUMENTOS ENVIADOS AL PAGADOR CON UN INDICADOR DEL ESTADO DE TIN BWH IGUAL A "1" (CONSULTE EL REGISTRO "B" DEL PAGADOR ). SE JUSTIFICARÁ A LA DERECHA Y SE RELLENARÁ CON CERO
Posición 90
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 91-98
Título del campo ESTADO DE TIN BWH 2 CNT
Duración 8
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE DOCUMENTOS ENVIADOS AL PAGADOR CON UN INDICADOR DEL ESTADO DE TIN BWH IGUAL A "2" (CONSULTE EL REGISTRO "B" DEL PAGADOR). SE JUSTIFICARÁ A LA DERECHA Y SE RELLENARÁ CON CERO
Posición 99
Título del campo 1
Duración Código de tubería
Descripción y comentarios "I"
Posición 100-107
Título del campo ESTADO DE TIN BWH 3 CNT
Duración 8
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE DOCUMENTOS ENVIADOS AL PAGADOR CON UN INDICADOR DEL ESTADO DE TIN BWH IGUAL A "3" (CONSULTE EL REGISTRO "B" DEL PAGADOR). SE JUSTIFICARÁ A LA DERECHA Y SE RELLENARÁ CON CERO
Posición 108
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 109
Título del campo RELLENO
Duración 1
Descripción y comentarios RELLENADO EN BLANCO
Posición 110
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 111-114
Título del campo AÑO TRIBUTARIO
Duración 4
Descripción y comentarios LOS DOCUMENTOS DEL AÑO TRIBUTARIO FUERON PRESENTADOS

Registro "B" DEL BENEFICIARIO-CD/DVD

Posición 1
Título del campo TIPO DE REGISTRO
Duración 1
Descripción y comentarios SE INGRESARÁ UNA "B"
Posición 2
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 3-11
Título del campo TIN
Duración 9
Descripción y comentarios EL TIN DEL BENEFICIARIO

<Page 25>

Posición 12
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 13
Título del campo ESTADO DE TIN BWH
Duración 1
Descripción y comentarios "1" TIN FALTANTE
Duración 1
Descripción y comentarios "2" NO EMITIDO ACTUALMENTE "3" NOMBRE/TIN INCORRECTO
Duración 5
Descripción y comentarios "I" CÓDIGO DE CONTROL DEL TRANSMISOR
Posición 14
Título del campo Código de tubería TCC
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 15-19
Título del campo TCC
Duración 5
Descripción y comentarios CÓDIGO DE CONTROL DEL TRANSMISOR
Posición 20
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 21-22
Título del campo TIPO DE DOCUMENTO
Duración 2
Descripción y comentarios 
"02" = Formulario 1042-S
"10" = Formulario 1099-K
"25" = Formulario 3921
"26" = Formulario 3922
"32" = Formulario W2-G
"50" = Formulario 1097-BTC
"71" = Formulario 1099-NEC
"75" = Formulario 1099-S
"79" = Formulario 1099-B
"80" = Formulario 1099-A
"81" = Formulario 1098
"83" = Formulario 1098-T
"84" = Formulario 1098-E
"85" = Formulario 1099-C
"86" = Formulario 1099-G
"91" = Formulario 1099-DIV
"92" = Formulario 1099-INT
"93" = Formulario 1099-LTC
"95" = Formulario 1099-MISC
"96" = Formulario 1099-OID
"97" = Formulario 1099- PATR
"98" = Formulario 1099-R
Posición 23
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 24-43
Título del campo NÚMERO DE CUENTA
Duración 20
Descripción y comentarios NÚMERO DE CUENTA DEL BENEFICIARIO RECIBIDO DEL PAGADOR
Posición 44
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 45-84
Título del campo LÍNEA DE NOMBRE
Duración 40
Descripción y comentarios NOMBRE DEL BENEFICIARIO LÍNEA 1
Posición 85
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 86-125
Título del campo LÍNEA DE NOMBRE
Duración 40
Descripción y comentarios NOMBRE DEL BENEFICIARIO LÍNEA 2
Posición 126
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 127-166
Título del campo DIRECCIÓN POSTAL
Duración 40
Descripción y comentarios DIRECCIÓN POSTAL DEL BENEFICIARIO
Posición 167
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 168-197
Título del campo CIUDAD
Duración 30
Descripción y comentarios CIUDAD DEL BENEFICIARIO

<Page 26>

Posición 198
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 199-200
Título del campo CÓDIGO DE ESTADO
Duración 2
Descripción y comentarios CÓDIGO DE ESTADO DEL BENEFICIARIO
Posición 201
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 202-206
Título del campo CÓDIGO POSTAL (ZIP)
Duración 5
Descripción y comentarios CÓDIGO POSTAL DEL BENEFICIARIO
Posición 207
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 208
Título del campo INDICADOR DEL TIN
Duración 1
Descripción y comentarios 
"1" = EIN indicado por el Pagador
"2" = SSN indicado por el Pagador
"0" = ningún TIN indicado
Posición 209
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 210-213
Título del campo RELLENO
Duración 4
Descripción y comentarios RELLENADO EN BLANCO
Posición 214
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 215-222
Título del campo SECUENCIA
Duración 8
Descripción y comentarios NÚMERO DEL REGISTRO COMO SE MUESTRA EN EL ARCHIVO

REGISTRO "C’ DEL PAGADOR-CD/DVD

Posición 1
Título del campo TIPO DE REGISTRO
Duración 1
Descripción y comentarios SE INGRESARÁ UNA "C"
Posición 2
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 3-10
Título del campo NÚMERO DE DOCUMENTOS
Duración 8
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE DECLARACIONES INFORMATIVAS CON TIN FALTANTES E INCORRECTOS, ASOCIADOS A ESTE PAGADOR. SE JUSTIFICARÁ A LA DERECHA Y SE RELLENARÁ CON CERO
Posición 11
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 12-19
Título del campo ESTADO DE TIN BWH 1 CNT
Duración 8
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE DOCUMENTOS ENVIADOS AL PAGADOR CON UN INDICADOR DEL ESTADO DE TIN BWH IGUAL A "1" (CONSULTE EL REGISTRO "B" DEL PAGADOR). SE JUSTIFICARÁ A LA DERECHA Y SE RELLENARÁ CON CERO
Posición 20
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 21-28
Título del campo ESTADO DE TIN BWH 2 CNT
Duración 8
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE DOCUMENTOS ENVIADOS AL PAGADOR CON UN INDICADOR DEL ESTADO DE TIN BWH IGUAL A "2" (CONSULTE EL REGISTRO "B" DEL PAGADOR). SE JUSTIFICARÁ A LA DERECHA Y SE RELLENARÁ CON CERO
Posición 29
Título del campo Código de tubería
Duración 1
Descripción y comentarios "I"
Posición 30-37
Título del campo CESTADO DE TIN BWH 3 NT
Duración 8
Descripción y comentarios EL NÚMERO DE DOCUMENTOS ENVIADOS AL PAGADOR CON UN INDICADOR DEL ESTADO DE TIN BWH IGUAL A "3" (CONSULTE EL REGISTRO "B" DEL PAGADOR). SE JUSTIFICARÁ A LA DERECHA Y SE RELLENARÁ CON CERO
                                                                                                                                            