Department of the Treasury

Internal Revenue Service

Publicación 15

Cat. No. 50229V

Guía Tributaria para Empleadores (Circular E)

Úsese en el año 2025

Feb 4, 2025

Acontecimientos Futuros

Para la información más reciente sobre los acontecimientos relacionados con la Publicación 15, tal como legislación promulgada después de que ésta se haya publicado, acceda a IRS.gov/Pub15SP.

Formularios, instrucciones y publicaciones en español. Para descargar, ver o imprimir formularios, instrucciones y publicaciones que están disponibles en español, acceda a IRS.gov/SpanishForms.

Qué Hay de Nuevo

Los impuestos del Seguro Social y del Medicare para 2025. La tasa de impuesto del Seguro Social sobre los salarios sujetos al impuesto es el 6.2% para cada uno, el empleador y el empleado. La base salarial para la retención del impuesto del Seguro Social es $176,100.

La tasa de impuesto del Medicare es el 1.45% tanto para la parte del empleado como la del empleador, la misma tasa que correspondió para el año 2024. No hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos al impuesto del Medicare.

Los impuestos del Seguro Social y del Medicare se aplican a los salarios de los empleados domésticos a quienes se les paga $2,800 o más en efectivo en 2025. Los impuestos del Seguro Social y del Medicare se aplican a los trabajadores electorales a quienes se les paga $2,400 o más en efectivo o una compensación equivalente en 2025.

Presentación electrónica de ciertas declaraciones de impuestos sobre la nómina enmendadas ahora disponible. Ahora usted puede presentar un Formulario 940, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA) enmendado; Formulario 941-X, Ajuste a la Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador o Reclamación de Reembolso; Formulario 943-X, Ajuste a la Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios o Reclamación de Reembolso; y Formulario 945-X, Adjusted Annual Return of Withheld Income Tax or Claim for Refund (Ajuste a la declaración anual del impuesto sobre el ingreso retenido o reclamación de reembolso), electrónicamente utilizando la Modernized e-File (Presentación electrónica modernizada o MeF, por sus siglas en inglés). En este momento, MeF no se puede utilizar para presentar el Formulario 944-X, Ajuste a la Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador o Reclamación de Reembolso o el Formulario CT-1 X, Adjusted Employer’s Annual Railroad Retirement Tax Return or Claim for Refund (Ajuste a la declaración anual del impuesto del empleador sobre la jubilación ferroviaria del empleador o reclamación de reembolso). Para más información sobre la presentación electrónica, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile.

Recordatorios

La Publicación 15 es ahora para todos los empleadores. La Publicación 15 ahora es utilizada por todos los empleadores, incluyendo los empleadores de empleados agropecuarios y los empleadores en los territorios de los Estados Unidos. La Publicación 51, Agricultural Employer’s Tax Guide (Guía tributaria para empleadores de empleados agropecuarios); la Publicación 80, Federal Tax Guide for Employers in the U.S. Virgin Islands, Guam, American Samoa, and the Commonwealth of the Northern Mariana Islands (Guía tributaria federal para los empleadores en las Islas Vírgenes Estadounidenses, Guam, la Samoa Estadounidense; y la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte); y la Publicación 179, Guía Contributiva Federal para Patronos Puertorriqueños, fueron descontinuadas.

Si no se especifica lo contrario, las referencias a través de esta publicación al Formulario W-2 incluyen los Formularios W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI y el Formulario 499R-2/W-2PR; las referencias al Formulario W-2c incluyen el Formulario 499R-2c/W-2cPR; las referencias al Formulario W-3 incluyen el Formulario W-3SS y el Formulario W-3 (PR); y las referencias al Formulario W-3c incluyen el Formulario W-3C (PR).

El crédito por los salarios de licencia por enfermedad y licencia familiar calificados relacionados con el COVID-19 se limita a la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de octubre de 2021 y ya no se puede reclamar en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944. Generalmente, el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados promulgado conforme a la Families First Coronavirus Relief Act (FFCRA) (Ley de Familias Primero en Respuesta al Coronavirus o FFCRA, por sus siglas en inglés), y enmendado y extendido por la COVID-related Tax Relief Act of 2020 (Ley de Alivio Tributario relacionado con el COVID de 2020), por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de abril de 2021, y el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados conforme a las secciones 3131, 3132 y 3133 del Código de Impuestos Internos, según promulgado conforme a la American Rescue Plan Act of 2021 (Ley del Plan de Rescate Estadounidense de 2021 o la Ley ARP, por sus siglas en inglés), por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2021 y antes del 1 de octubre de 2021, han vencido. Sin embargo, los empleadores que pagan salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados en 2024 o 2025 por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de octubre de 2021 reúnen los requisitos para reclamar un crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados en 2024 o 2025. A partir de los períodos tributarios que comienzan después del 31 de diciembre de 2023, las líneas utilizadas para reclamar el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados han sido removidas del Formulario 941, Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador; Formulario 943, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador de Empleados Agropecuarios y el Formulario 944, Declaración del Impuesto Federal ANUAL del Empleador porque sería extremadamente raro que un empleador pague salarios en 2024 o 2025 por la licencia por enfermedad y familiar calificados tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 31 de octubre de 2021. En su lugar, si usted reúne los requisitos para reclamar el crédito por salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados porque usted pagó los salarios en 2024 o 2025 por un período anterior correspondiente de licencia calificados, presente el Formulario 941-X, Ajuste a la Declaración del Impuesto Federal TRIMESTRAL del Empleador o Reclamación de Reembolso, después de presentar el Formulario 941 o el Formulario 943-X o el Formulario 944-X para reclamar el crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados pagados en 2024 o 2025. Presentar un Formulario 941-X o el Formulario 943-X o el Formulario 944-X antes de presentar el Formulario 941 para el trimestre o el Formulario 943 o el Formulario 944 para el año, puede dar como resultado errores o demoras en la tramitación de su Formulario 941-X, Formulario 943-X o Formulario 944-X.

Formulario 941 (sp), Formulario 943 (sp) y Formulario 944 (sp). Si prefiere su formulario e instrucciones en español, puede presentar el Formulario 941 (sp), el Formulario 943 (sp) o el Formulario 944 (sp).

Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas. Para los años que comienzan antes del 1 de enero de 2023, un pequeño negocio calificado puede elegir reclamar hasta $250,000 de su crédito tributario para aumentar las actividades investigativas como un crédito tributario sobre la nómina. La Inflation Reduction Act of 2022 (Ley de Reducción de la Infraestructura de 2022 o IRA, por sus siglas en inglés), aumenta la cantidad de la elección a $500,000 para los años que comienzan después del 31 de diciembre de 2022. La elección del crédito tributario sobre la nómina por aumentar las actividades investigativas tiene que hacerse en o antes de la fecha de presentación de la declaración de impuestos sobre los ingresos presentada originalmente (incluyendo prórrogas). La porción del crédito utilizada contra los impuestos sobre la nómina se permite en el primer trimestre natural que comienza después de la fecha en el que el pequeño negocio calificado presente su declaración de impuestos sobre los ingresos. La elección y la determinación de la cantidad del crédito que será utilizado contra los impuestos sobre la nómina del empleador se hace en el Formulario 6765, Credit for Increasing Research Activities (Crédito por aumentar las actividades investigativas). La cantidad del Formulario 6765 tiene que declararse en el Formulario 8974, Qualified Small Business Payroll Tax Credit for Increasing Research Activities (Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas).

A partir del primer trimestre de 2023, el crédito tributario sobre la nómina se utiliza primero para reducir la parte correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social hasta $250,000 por trimestre y cualquier crédito restante reduce la parte correspondiente al empleador del impuesto del Medicare para el trimestre actual. Cualquier crédito restante, después de reducir la parte correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social y del Medicare luego se transfiere al próximo trimestre. El Formulario 8974 se utiliza para determinar la cantidad del crédito que se puede utilizar en el trimestre actual. La cantidad de la línea 12 o, si corresponde, la línea 17 del Formulario 8974, se declara en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944. Para más información sobre el crédito tributario sobre la nómina, vea IRS.gov/ResearchPayrollTC. También vea las instrucciones para la línea 16 en las Instrucciones para el Formulario 941 (las instrucciones para la línea 17 en las Instrucciones para el Formulario 943 o las instrucciones para la línea 13 en las Instrucciones para el Formulario 944) para información sobre cómo reducir su registro de la obligación tributaria por este crédito.

Alivio tributario en casos de desastre. Se le está proveyendo alivio tributario a personas que han sido afectadas por desastres. Si desea más información, acceda a IRS.gov/DisasterTaxRelief y pulse sobre Español.

Crédito tributario sobre la nómina para ciertas organizaciones exentas de impuestos afectadas por desastres calificados. La sección 303(d) de la Taxpayer Certainty and Disaster Tax Relief Act of 2020 (Ley de Alivio Tributario en Casos de Desastre y Certeza para los Contribuyentes de 2020) permite un crédito tributario sobre la nómina para ciertas organizaciones exentas de impuestos afectadas por ciertos desastres calificados no relacionados con el COVID-19. Este crédito se reclama en el Formulario 5884-D (no en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944). El Formulario 5884-D se presenta después de que se haya presentado el Formulario 941 correspondiente al trimestre, el Formulario 943 correspondiente al año o el Formulario 944 correspondiente al año para el que se solicita el crédito. Para más información sobre este crédito, acceda a IRS.gov/Form5884D.

Tablas de retención para 2025. Las tablas de retención del Percentage Method (Método de porcentaje) y el Wage Bracket Method (Método de escala salarial), las instrucciones para el empleador sobre cómo calcular la retención del empleado, y la cantidad a ser añadida a los salarios de los extranjeros no residentes para calcular la retención de los impuestos sobre el ingreso, se encuentran en la Publicación 15-T, Federal Income Tax Withholding Methods (Métodos de retención de impuestos federales), disponible en IRS.gov/Pub15T.

Reembolso de los gastos de mudanza. La Public Law 115﻿-﻿97, (Ley Pública 115﻿-﻿97), suspende la exclusión de los ingresos por reintegros de los gastos calificados de mudanza del ingreso de sus empleados para los años que comienzan después de 2017 y antes de 2026. Sin embargo, la exclusión no se aplica a los miembros de las Fuerzas Armadas estadounidenses en servicio activo que se muden de acuerdo con una orden militar relacionada con un cambio permanente de puesto de trabajo. La exclusión aplica sólo a los reembolsos de gastos por mudanza que el miembro podría haber deducido si los hubiera pagado o hubiera incurrido en ellos sin recibir un reembolso. Vea Moving Expenses (Gastos de mudanza) en la Publicación 3, Armed Forces’ Tax Guide (Guía tributaria para las Fuerzas Armadas), para la definición de qué constituye un cambio permanente de estación o aprender qué gastos de mudanza son deducibles.

Retención sobre salarios suplementarios. La Ley Pública 115﻿-﻿97 redujo la tasa de retención sobre salarios suplementarios para los años tributarios que comienzan después de 2017 y antes de 2026. Vea el apartado 7 para las tasas de retención.

Retención adicional de impuesto. La Ley Pública 115﻿-﻿97 redujo la tasa de retención adicional de impuesto al 24% para los años tributarios que comienzan después de 2017 y antes de 2026. Para más información sobre la retención adicional de impuesto, vea Retención adicional de impuesto, más adelante.

Programa de certificación para organizaciones de empleadores profesionales (PEO). La Stephen Beck, Jr., Achieving a Better Life Experience (ABLE) Act of 2014 (Ley Stephen Beck Jr., Logro de una Mejor Calidad de Vida de 2014, o ABLE, por sus siglas en inglés) requirió del IRS establecer un programa de certificación voluntaria para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en inglés). Las PEO se encargan de manejar varias responsabilidades administrativas de nómina y declaraciones de impuestos de sus clientes de negocios y, por lo general, se les paga una tarifa basada en los costos de nómina. Para certificarse y mantener la certificación conforme al programa de certificación, las organizaciones de empleadores profesionales certificadas (CPEO, por sus siglas en inglés) tienen que cumplir con varios requisitos descritos en las secciones 3511 y 7705 y las guías relacionadas que se han publicado. La certificación como una CPEO puede afectar las obligaciones tributarias de nómina tanto de la CPEO como las de sus clientes. Por lo general, para propósitos de los impuestos sobre la nómina, una CPEO es tratada como el empleador de cualquier individuo que realiza servicios para un cliente de la CPEO y que está cubierto por un contrato descrito en la sección 7705(e)(2) entre la CPEO y el cliente (contrato de la CPEO), pero sólo para los salarios y otra compensación pagados al individuo por la CPEO. Para certificarse como una CPEO, la organización tiene que hacer la solicitud por medio del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea del IRS). Para más información o solicitar certificarse como una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO. También vea el Revenue Procedure 2023﻿-﻿18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023﻿-﻿18) que se encuentra en la página 605 del Internal Revenue Bulletin 2023﻿-﻿13 (Boletín de Impuestos Internos 2023﻿-﻿13), disponible en IRS.gov/irb/2023﻿-﻿13_IRB#REV-PROC-2023﻿-﻿18.

Externalización de las obligaciones de nómina. Por lo general, como empleador, usted es responsable de asegurarse de que las declaraciones de impuestos se presenten y que los depósitos y pagos se efectúen, aun si usted contrata los servicios de un tercero para hacerlo. Usted sigue siendo el responsable aun si el tercero no cumple con la acción requerida. Antes de elegir por externalizar cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con los impuestos (es decir, retención, declaración y pago de los impuestos del Seguro Social, del Medicare, del impuesto FUTA (del fondo del desempleo) y de los impuestos sobre los ingresos) o a un tercero pagador, tal como un proveedor de servicios de nómina o agente declarante, acceda a IRS.gov/OutsourcingPayrollDuties para información útil sobre este tema. Si una CPEO paga los salarios y otra compensación de cualquier individuo que realiza servicios para usted y los servicios están cubiertos por un contrato de la CPEO, entonces la CPEO es, por lo general, tratada como el empleador para propósitos de los impuestos sobre la nómina, pero sólo para los salarios y otra compensación pagada al individuo por la CPEO. Sin embargo, con respecto a ciertos empleados cubiertos conforme a un contrato de la CPEO, usted también puede ser tratado como un empleador de los empleados y, en consecuencia, también puede ser responsable de los impuestos federales sobre la nómina gravados sobre los salarios y otra compensación pagada por la CPEO a dichos empleados. Para más información sobre los diferentes tipos de arreglos de terceros pagadores, vea el apartado 16.

Declarantes del Formulario 941 agregado o Formulario 943 agregado. Los agentes aprobados por el IRS conforme a la sección 3504 y las CPEO tienen que completar el Anexo R (Formulario 941), Allocation Schedule for Aggregate Form 941 Filers (Registro de asignación para los declarantes de Formularios 941 agregados) o el Anexo R (Formulario 943), Allocation Schedule for Aggregate Form 943 Filers (Registro de asignación para los declarantes de Formularios 943 agregados), según corresponda, al presentar un Formulario 941 agregado trimestral o un Formulario 943 agregado anual. Un Formulario 941 agregado trimestral o un Formulario 943 agregado anual es presentado por un agente aprobado por el IRS conforme a la sección 3504 del Código de Impuestos Internos. Para solicitar la aprobación para actuar como agente para un empleador, el agente presenta ante el IRS el Formulario 2678, Employer/Payer Appointment of Agent (Designación del agente por parte del empleador/pagador), a menos que usted sea una agencia del gobierno estatal o local que actúa como agente conforme a los procedimientos especiales provistos en el Revenue Procedure 2013﻿-﻿39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2013﻿-﻿39) que se encuentra en la página 830 del Internal Revenue Bulletin 2013﻿-﻿52 (Boletín de Impuestos Internos 2013﻿-﻿52), disponible en IRS.gov/irb/2013﻿-﻿52_IRB#RP-2013﻿-﻿39. Las CPEO aprobadas por el IRS conforme a la sección 7705 pueden presentar un Formulario 941 agregado trimestral o un Formulario 943 agregado anual. Para ser una CPEO, la organización tiene que solicitar a través del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea del IRS), accediendo a IRS.gov/CPEO. Las CPEO presentan el Formulario 8973, Certified Professional Employer Organization/Customer Reporting Agreement (Organización de empleador profesional certificada/Acuerdo de presentación del cliente), para notificar al IRS que comenzaron o terminaron un contrato de servicio con un cliente. Por lo general, las CPEO tienen que presentar electrónicamente el Formulario 941 o el Formulario 943 y el Anexo R correspondiente. Para más información sobre el requisito de una CPEO de presentar electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2023﻿-﻿18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023﻿-﻿18).

Otros terceros pagadores que presentan un Formulario 941 agregado trimestral o un Formulario 943 agregado anual, tales como las PEO no certificadas, tienen que completar y presentar el Anexo R correspondiente si tienen clientes que están reclamando cualquier crédito tributario sobre la nómina (por ejemplo, el crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas).

Declarantes del Formulario 940 agregado. Los agentes aprobados por el IRS conforme a la sección 3504 y las CPEO tienen que completar el Anexo R (Formulario 940), Allocation Schedule for Aggregate Form 940 Filers (Registro de asignación para los declarantes de Formularios 940 agregados), al presentar un Formulario 940, Declaración del Impuesto Federal Anual del Empleador del Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA), agregado. Los Formularios 940 agregados pueden ser presentados por agentes que representan a los destinatarios (recipients) de servicios de cuidado en el hogar a través de un programa administrado por un gobierno federal, estatal o local. Para solicitar la aprobación para actuar como agente que representa a destinatarios de servicios de cuidado en el hogar, el agente presenta ante el IRS el Formulario 2678, a menos que sea una agencia del gobierno estatal o local que actúa como agente conforme a los procedimientos especiales provistos en el Revenue Procedure 2013﻿-﻿39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2013﻿-﻿39). Las CPEO aprobadas por el IRS conforme a la sección 7705 también presentan Formularios 940 agregados. Las CPEO presentan el Formulario 8973 para notificar al IRS que comenzaron o terminaron un contrato de servicio con un cliente. Por lo general, las CPEO tienen que presentar electrónicamente el Formulario 940 y el Anexo R (Formulario 940). Para más información sobre el requisito de una CPEO de presentar electrónicamente, vea el Revenue Procedure 2023﻿-﻿18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023﻿-﻿18).

El crédito tributario por oportunidad de trabajo para organizaciones calificadas exentas de impuestos que contratan a veteranos calificados. Las organizaciones calificadas exentas de impuestos que contratan veteranos desempleados que reúnen los requisitos pueden reclamar el crédito tributario por oportunidad de trabajo contra su impuesto sobre la nómina usando el Formulario 5884-C, Work Opportunity Credit for Qualified Tax-Exempt Organizations Hiring Qualified Veterans (Crédito por oportunidad de trabajo para organizaciones exentas de impuestos calificadas que contratan a veteranos calificados). Para más información, acceda a IRS.gov/WOTC y pulse sobre Español.

Pagos de exención de Medicaid. El Notice 2014﻿-﻿7 (Aviso 2014﻿-﻿7) provee que ciertos pagos de exención de Medicaid sean excluidos del ingreso para propósitos del impuesto federal sobre los ingresos. Vea el Notice 2014﻿-﻿7 (Aviso 2014﻿-﻿7) que se encuentra en la página 445 del Internal Revenue Bulletin 2014﻿-﻿4 (Boletín de Impuestos Internos 2014﻿-﻿4), disponible en IRS.gov/irb/2014﻿-﻿04_IRB#NOT-2014﻿-﻿7. Para más información, incluyendo preguntas y respuestas relacionadas con el Notice 2014﻿-﻿7 (Aviso 2014﻿-﻿7), acceda a IRS.gov/MedicaidWaiverPayments.

No hay retención del impuesto federal sobre el ingreso a los pagos por incapacidad por lesiones sufridas como resultado directo de un ataque terrorista dirigido contra los Estados Unidos. Los pagos por incapacidad por lesiones sufridas como resultado directo de un ataque terrorista dirigido contra los Estados Unidos (o sus aliados) no se incluyen en el ingreso. Debido a que la retención del impuesto federal sobre los salarios sólo se requiere cuando un pago es incluido en el ingreso, no debe retener ningún impuesto federal sobre estos pagos. Vea la Publicación 907, Tax Highlights for Persons With Disabilities (Puntos sobresalientes de impuestos para personas con incapacidades); y la Publicación 3920, Tax Relief for Victims of Terrorist Attacks (Alivio tributario para víctimas de ataques terroristas).

Retención voluntaria sobre dividendos y otras distribuciones por una Sociedad Anónima Nativa de Alaska (ANC). Un accionista de una Alaska Native Corporation (Sociedad anónima nativa de Alaska o ANC, por sus siglas en inglés) puede solicitar la retención voluntaria del impuesto sobre los dividendos y otras distribuciones pagadas por una ANC. Un accionista puede solicitar la retención voluntaria entregando a la ANC un Formulario W-4V completado. Para más información, vea el Notice 2013﻿-﻿77 (Aviso 2013﻿-﻿77) que se encuentra en la página 632 del Internal Revenue Bulletin 2013﻿-﻿50 (Boletín de Impuestos Internos 2013﻿-﻿50), disponible en IRS.gov/irb/2013﻿-﻿50_IRB#NOT-2013﻿-﻿77.

Definición de matrimonio. Un matrimonio entre dos personas se reconoce para propósitos de los impuestos federales si el matrimonio es reconocido por el estado o territorio de los Estados Unidos en donde el matrimonio se llevó a cabo, independientemente de dónde sea la residencia legal. Dos individuos que forman una relación denominada como matrimonio conforme a las leyes de una jurisdicción extranjera o una tribu indígena estadounidense son reconocidos como casados para propósitos de los impuestos federales si la relación se reconocería como matrimonio conforme a las leyes de al menos un estado o territorio de los Estados Unidos, independientemente de la residencia legal. Los individuos que forman parte de una sociedad doméstica registrada, una unión civil u otra relación similar que no se denomine como matrimonio conforme a la ley del estado o territorio de los Estados Unidos donde se formó esa relación no están legalmente casados para propósitos de los impuestos federales, independientemente de la residencia legal.

Pagos de salario diferencial. Los pagos de salario diferencial calificados efectuados por los empleadores a individuos sirviendo en las Fuerzas Armadas de los EE. UU. están sujetos a la retención del impuesto sobre los ingresos, pero no a los impuestos del Seguro Social, del Medicare o del FUTA. Vea el apartado 5 para más información.

Pagos de indemnización por despido. Los pagos de indemnización por despido son salarios sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, a la retención de impuestos sobre el ingreso personal y al impuesto de FUTA.

Usted tiene que recibir un aviso por escrito del IRS para poder presentar el Formulario 944. Si usted ha estado presentando los Formularios 941 trimestrales y cree que sus impuestos sobre la nómina para el año natural serán $1,000 o menos, y desea presentar el Formulario 944 anual en lugar de los Formularios 941 trimestrales, tiene que comunicarse con el IRS durante el primer trimestre natural del año tributario para solicitar presentar el Formulario 944. Antes de que pueda presentar este formulario, tiene que recibir una notificación por escrito de parte del IRS que le otorgue el permiso para poder presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Para más información sobre la solicitud para poder presentar el Formulario 944, incluyendo los métodos y la fecha límite para realizar una solicitud, vea las Instrucciones para el Formulario 944.

Los empleadores pueden solicitar presentar Formularios 941 trimestrales en lugar un Formulario 944 anual. Si el IRS le ha notificado que tiene que presentar el Formulario 944 pero usted desea presentar Formularios 941 trimestrales en lugar del Formulario 944, tiene que comunicarse con el IRS durante el primer trimestre natural del año tributario para solicitar presentar el Formulario 941 trimestral. Tiene que recibir una notificación por escrito de parte del IRS que le otorgue el permiso para poder presentar los Formularios 941 trimestrales en lugar del Formulario 944 antes de que pueda presentar estos formularios. Para más información sobre la solicitud para poder presentar los Formularios 941 trimestrales, incluyendo los métodos y la fecha límite para realizar una solicitud, vea las Instrucciones para el Formulario 944.

Correcciones al Formulario 941, Formulario 943 o Formulario 944. Si después de haber presentado un Formulario 941 descubre un error, use el Formulario 941-X para hacer la corrección. Si después de haber presentado un Formulario 943 descubre un error, use el Formulario 943-X para hacer la corrección. Si después de haber presentado un Formulario 944 descubre un error, use el Formulario 944-X para hacer la corrección. El Formulario 941-X, el Formulario 943-X y el Formulario 944-X se presentan por separado del Formulario 941, del Formulario 943 y del Formulario 944. El Formulario 941-X, el Formulario 943-X y el Formulario 944-X son utilizados por los empleadores para reclamar reembolsos o reducciones de impuestos sobre la nómina en lugar del Formulario 843. Vea el apartado 13 para más información.

Declaración con cero salarios. Si usted no ha presentado un Formulario 940 “final” y un Formulario 941, un Formulario 943 o un Formulario 944 “finales” o no es un empleador “estacional” (Formulario 941 solamente), tiene que continuar presentando un Formulario 940 y los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 aun para los períodos en que no pagó salarios. El IRS le recomienda que presente su Formulario 940 y los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 con “cero salarios” electrónicamente. Acceda a IRS.gov/EmploymentEfile para información adicional sobre la presentación electrónica.

Los depósitos del impuesto federal tienen que efectuarse por transferencia electrónica de fondos (EFT). Usted tiene que utilizar la transferencia electrónica de fondos (EFT, por sus siglas en inglés) para depositar todo impuesto federal. Por lo general, una EFT se realiza mediante el Electronic Federal Tax Payment System (Sistema de pago electrónico del impuesto federal o EFTPS, por sus siglas en inglés). Si no desea utilizar el EFTPS, puede hacer arreglos para que su profesional de impuestos, institución financiera, servicio de nóminas u otro tercero de confianza haga los depósitos electrónicamente de parte de usted. También puede hacer arreglos para que su institución financiera inicie una transferencia electrónica realizada el mismo día de pago de parte de usted. El EFTPS es un servicio gratuito provisto por el Departamento del Tesoro. Podría verse obligado a pagar un cargo por los servicios de un profesional de impuestos, institución financiera, servicio de nómina u otro tercero.

Para más información sobre cómo hacer depósitos de impuestos federales, vea Cómo Hacer los Depósitos en el apartado 11. Para obtener información o para inscribirse en el EFTPS, acceda a EFTPS.gov, o llame al 800﻿-﻿555﻿-﻿4477, al 800﻿-﻿244﻿-﻿4829 (español) o al 303﻿-﻿967﻿-﻿5916 (llamada con cargos). Para comunicarse con el EFTPS usando los Telecommunications Relay Services (Servicios de retransmisión de telecomunicaciones o TRS, por sus siglas en inglés) para personas sordas, con dificultades auditivas o con impedimento del habla, marque el 711 en su teléfono y luego proporciónele al asistente del TRS el número 800﻿-﻿555﻿-﻿4477 o el 800﻿-﻿733﻿-﻿4829. Información adicional sobre el EFTPS está disponible en la Publicación 966.

Residentes de las Filipinas que trabajan en la Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte (CNMI). Los empleadores tienen que retener y pagar los impuestos del Seguro Social y del Medicare sobre los salarios y otra compensación pagados a los residentes de la Filipinas que no tienen una visa H-2 por servicios prestados como empleados en la CNMI, a menos que esos trabajadores reúnan los requisitos para la exención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare conforme a la exención identificada en el apartado 15. Para información adicional, vea el Announcement 2012﻿-﻿43 (Anuncio 2012﻿-﻿43) que se encuentra en la página 723 del Internal Revenue Bulletin 2012﻿-﻿51 (Boletín de Impuestos Internos 2012﻿-﻿51), disponible en IRS.gov/irb/2012﻿-﻿51_IRB#ANN-2012﻿-﻿43.

Empleados federales en la CNMI. En diciembre de 2006, el Departamento del Tesoro de los EE. UU. y la División de Ingresos e Impuestos de la CNMI concertaron un acuerdo conforme a la sección 5517 del Título 5 del Código de los Estados Unidos. Conforme a este acuerdo, todos los empleadores federales (incluyendo el Departamento de Defensa) están requeridos a retener los impuestos sobre los ingresos de la CNMI (en lugar de los impuestos federales sobre los ingresos) y depositar los impuestos de la CNMI en el Tesoro de la CNMI para los empleados que están sujetos a los impuestos de la CNMI y cuyo lugar habitual de empleo federal se encuentra en la CNMI. Para más información, incluyendo detalles sobre cómo completar el Formulario W-2, acceda a IRS.gov/5517Agreements. Los empleadores federales también están requeridos a presentar informes trimestrales y anuales a la División de Ingresos e Impuestos de la CNMI. Si tiene preguntas, comuníquese con la División de Ingresos e Impuestos de la CNMI.

La Publicación 5146 explica las auditorías de los impuestos sobre el empleo y los derechos de apelación. La Publicación 5146, Employment Tax Returns: Examinations and Appeal Rights (Declaraciones de impuestos sobre la nómina: Revisiones y derechos de apelación), proporciona a los empleadores información sobre cómo el IRS selecciona las declaraciones sobre la nómina para ser auditadas, lo que sucede durante una auditoría y las opciones que tiene un empleador para responder a los resultados de la auditoría, incluyendo cómo apelar los resultados. La Publicación 5146 también incluye información sobre la clasificación de los trabajadores y consejos para responder a las revisiones.

Presentación y Pago por Medios Electrónicos

Los negocios pueden disfrutar de los beneficios de presentar y pagar sus impuestos federales por medios electrónicos. Independientemente de si utiliza un profesional de impuestos o si prepara sus propias declaraciones de impuestos, el IRS ofrece programas convenientes y seguros para facilitar la presentación y el pago de los impuestos.

Pase menos tiempo preocupándose de los impuestos y más tiempo dedicándose a la operación de su negocio. Use el sistema de presentación electrónica (e-file) y el EFTPS según le convenga.

Para el e-file, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile y pulse sobre Español para información adicional. Se le puede cobrar un cargo por presentar electrónicamente.

Para el EFTPS, acceda a EFTPS.gov, o llame al Servicio al Cliente del EFTPS al 800﻿-﻿555﻿-﻿4477, 800﻿-﻿244﻿-﻿4829 (español) o al 303﻿-﻿967﻿-﻿5916 (llamada con cargos). Para comunicarse con el EFTPS usando el TRS para personas sordas, con dificultades auditivas o con impedimento del habla, marque el 711 en su teléfono y luego proporciónele al asistente de TRS el número 800﻿-﻿555﻿-﻿4477 o el 800﻿-﻿733﻿-﻿4829.

Para la presentación por medios electrónicos de los Formularios W-2, Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos), incluyendo los Formularios W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI y los Formularios 499R-2/W-2PR, acceda a SSA.gov/employer. Es posible que a usted se le requiera presentar los Formularios W-2 electrónicamente. Para detalles, vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3). Si experimenta problemas con la presentación electrónica, comuníquese con la Administración del Seguro Social (SSA, por sus siglas en inglés) al 800﻿-﻿772﻿-﻿6270. Para hablar con el Regional Employer Services Liaison Officer (Oficial regional de enlace de los servicios para empleadores) de la SSA, acceda al sitio web de los Oficiales regionales de enlace de servicios para empleadores de la SSA en SSA.gov/employer/wage_reporting_specialists.htm. Los Oficiales regionales de enlace de los servicios para empleadores están disponibles para proveer ayuda con todas las preguntas sobre los procesos de presentación sobre la nómina y las aplicaciones de la SSA. Los empleadores en la CNMI deben comunicarse con su departamento local de impuestos para las instrucciones sobre cómo completar el Formulario W-2CM. Puede obtener el Formulario W-2CM y sus instrucciones en Finance.gov.mp/forms.php o llamando al 670﻿-﻿664﻿-﻿1000.

Si usted está presentando su declaración de impuestos o si está pagando sus impuestos federales por medios electrónicos, se requiere tener un número de identificación del empleador (EIN, por sus siglas en inglés) válido en el momento en que se presenta la declaración o en que se efectúa el pago. Si no provee un EIN válido, ni la declaración ni el pago serán tramitados. Esta acción puede dar como resultado multas. Vea el apartado 1 para más información sobre cómo solicitar un EIN.

Retiro electrónico de fondos (EFW). Si presenta su declaración de impuestos sobre la nómina electrónicamente, puede presentar por medio del sistema e-file y utilizar el retiro electrónico de fondos (EFW, por sus siglas en inglés) para pagar el saldo adeudado en un solo paso usando programas (software) para la preparación de declaraciones de impuestos o por medio de un profesional de impuestos. Sin embargo, no use el EFW para efectuar los depósitos del impuesto federal. Para más información sobre el pago de los impuestos por medio del EFW, acceda a IRS.gov/EFW y pulse sobre Español.

Pagos efectuados con tarjetas de crédito o débito. Puede pagar el saldo adeudado indicado en su declaración de impuestos sobre la nómina por medio de una tarjeta de crédito o débito. Su pago será procesado por un procesador de pagos quien cobrará un cargo por servicio. No use una tarjeta de crédito o débito para hacer depósitos de los impuestos federales. Para más información sobre cómo pagar sus impuestos con una tarjeta de crédito o débito, acceda a IRS.gov/PagueConTarjeta.

Acuerdo de pago en línea. Usted puede que tenga derecho a solicitar un plan de pagos a plazos por Internet si no puede pagar la cantidad total del impuesto adeudado al presentar su declaración sobre la nómina. Para más información, vea las instrucciones de su declaración sobre la nómina o acceda a IRS.gov/PlandePago.

Formularios en Español

Muchos de los formularios e instrucciones discutidos en esta publicación tienen una versión en español disponible para los empleadores y empleados. Algunos ejemplos incluyen el Formulario 941 (sp), el Formulario 944 (sp), el Formulario SS-4 (sp), el Formulario W-4 (sp) y el Formulario W-9 (sp). Para determinar si existe una versión en español de otros formularios e instrucciones, puede consultar esta Publicación 15 (sp) y acceder a IRS.gov/SpanishForms.

Contratación de Nuevos Empleados

Elegibilidad para empleo. Usted tiene que verificar que cada nuevo empleado tenga derecho a trabajar legalmente en los Estados Unidos, incluyendo la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las Islas Vírgenes Estadounidenses (USVI, por sus siglas en inglés) y Puerto Rico. Esto incluye completar el Formulario I-9, Verificación de Elegibilidad de Empleo del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS, por sus siglas en inglés). Puede obtener el Formulario I-9 en USCIS.gov/Forms. Para más información, acceda al sitio web del USCIS en USCIS.gov/I-9-Central y pulse sobre Español, o llame al 800﻿-﻿375﻿-﻿5283 u 800﻿-﻿767﻿-﻿1833, si es usuario de equipo TTY.

Puede utilizar el Social Security Number Verification Service (Servicio de verificación del número de Seguro Social o SSNVS, por sus siglas en inglés) en SSA.gov/employer/ssnv.htm para verificar que el nombre de un empleado coincida con el número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés). Una persona puede tener un SSN válido pero no estar autorizada para trabajar en los Estados Unidos. Puede utilizar E-Verify en E-Verify.gov para confirmar la elegibilidad de empleo de sus empleados recién contratados.

Informe de personas recién contratadas. Los 50 estados y la mayoría de los territorios tienen un registro de personas recién contratadas. Está obligado a registrar a cualquier nuevo empleado en un registro estatal de personas recién contratadas. Un nuevo empleado es un empleado que no ha sido empleado anteriormente por usted o que ha sido empleado anteriormente por usted, pero que ha estado separado de ese empleo anterior durante al menos 60 días consecutivos.

Muchos estados aceptan una copia del Formulario W-4 con la información del empleador añadida. Acceda al sitio web de la Office of Child Support Enforcement (Oficina de Servicios de Manutención Infantil) en acf.hhs.gov/programs/css/employers y escoja Español para más información. Los empleadores en la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico deben comunicarse con su gobierno local para información sobre su registro de personas recién contratadas.

Pida el Formulario W-4. Pídale a cada nuevo empleado que complete un Formulario W-4 de 2025. Vea el apartado 9.

Nombre y número de Seguro Social (SSN). Anote el nombre y el SSN según se muestra en la tarjeta de Seguro Social, si está disponible. Si un empleado no puede proporcionar la tarjeta de Seguro Social, debe verificar el SSN y su elegibilidad para empleo, como se discute bajo Verificación de SSN, en el apartado 4. Cualquier empleado que no tenga una tarjeta de Seguro Social debe solicitar una. Vea el apartado 4.

Declaraciones Informativas

Usted tiene que presentar los Formularios W-2 para declarar los salarios pagados a los empleados. También es posible que se le requiera presentar declaraciones informativas para declarar ciertos tipos de pagos efectuados durante el año. Por ejemplo, usted tiene que presentar el Formulario 1099-NEC, Nonemployee Compensation (Remuneración para personas que no son empleados), para declarar los pagos de $600 o más a personas que no son tratadas como empleados (por ejemplo, contratistas independientes) por servicios prestados a su negocio o comercio. Para detalles sobre cómo presentar los Formularios 1099 y para información sobre los requisitos de presentación electrónica, vea las General Instructions for Certain Information Returns (Instrucciones generales para ciertas declaraciones informativas) para información general, y las instrucciones separadas y específicas para cada una de las declaraciones informativas que presente (por ejemplo, las Instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC). Por lo general, no utilice los Formularios 1099 para declarar salarios y otra compensación que usted pagó a empleados; declare éstos en el Formulario W-2. Vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) para detalles sobre la presentación del Formulario W-2 y para información sobre el requisito de la presentación electrónica.

Centro de Operación de Servicios Técnicos (TSO). El IRS maneja el Centro de operación de servicios técnicos (TSO, por sus siglas en inglés) para contestar preguntas sobre cómo declarar los Formularios W-2, W-3 y 1099 y otras declaraciones informativas. Si tiene preguntas relacionadas con las declaraciones informativas, llame al 866﻿-﻿455﻿-﻿7438 (libre de cargos) o al 304﻿-﻿263﻿-﻿8700 (llamada con cargos). El centro también puede ser contactado vía correo electrónico en mccirp@irs.gov. No incluya números de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) o anexos en su correo electrónico porque el correo electrónico no es seguro.

Retención del Impuesto Federal sobre los Ingresos

Las referencias a la retención de impuestos federales sobre el ingreso no aplican a los empleadores en la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico, a menos que tenga empleados que estén sujetos a la retención de impuestos sobre el ingreso de los Estados Unidos. Comuníquese con su departamento local de impuestos para información sobre la retención de impuestos sobre el ingreso.

Retenga el impuesto federal sobre los ingresos de cada pago o pago de beneficios del plan suplementario de compensación para el desempleo de acuerdo con el Formulario W-4 y la tabla de retención correspondiente en la Publicación 15-T. Los operadores de granjas y los líderes de cuadrilla tienen que retener el impuesto federal sobre el ingreso de los salarios de los empleados agropecuarios si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Si está pagando salarios suplementarios a un empleado, vea el apartado 7. Si tiene empleados extranjeros no residentes, vea Retención de impuestos federales sobre el ingreso sobre los salarios de los empleados extranjeros no residentes en el apartado 9.

Vea el apartado 8 de la Publicación 15-A, Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria para empleadores), para información sobre la retención sobre pensiones (incluyendo distribuciones sobre los planes de jubilación favorecidos por los impuestos), las anualidades y los arreglos de ahorros para la jubilación (arreglos IRA).

Responsabilidades del Empleador

La siguiente lista ofrece un breve resumen de sus responsabilidades básicas. Dado que las circunstancias individuales de cada empleador pueden variar mucho, las responsabilidades de retención, depósito y declaración sobre los impuestos sobre la nómina pueden diferir. Cada elemento de esta lista tiene una referencia de página a una discusión más detallada en esta publicación.

Nuevos Empleados:

Página

Anualmente (vea Calendario para las fechas de vencimiento):

Página

□

Verifique la elegibilidad para empleo de nuevos empleados

8

□

Presente el Formulario 943 si es requerido (pague el

□

Anote el nombre y el SSN del empleado de la

impuesto con la declaración de impuestos si no se le requiere depositar)

46

tarjeta de Seguro Social

8

□

Presente el Formulario 944 si es requerido (pague el

□

Pídales a los empleados el Formulario W-4

8

impuesto con la declaración de impuestos si no se le requiere depositar)

36

Cada Día de Pago:

□

Recuérdeles a los empleados entregar un nuevo

□

Retenga el impuesto federal sobre el ingreso

Formulario W-4 si necesitan cambiar su retención

31

basado en cada Formulario W-4 del empleado

32

□

Pídales a los empleados un nuevo Formulario W-4

□

Retenga la parte correspondiente al empleado

en el que reclaman la excepción a la retención del impuesto sobre el ingreso

32

de los impuestos del Seguro Social y del Medicare

36

□

Reconcilie los Formularios 941 (o el Formulario 943

□

Deposite:

o el Formulario 944) con los Formularios W-2 y W-3

49

• El impuesto sobre el ingreso retenido,

□

Entréguele a cada empleado un Formulario W-2

14

• Los impuestos del Seguro Social retenidos y la parte correspondiente al empleador y

□

Presente la Copia A de los Formularios W-2 y

• Los impuestos del Medicare retenidos y la parte correspondiente al empleador

38

el Formulario W-3 de tramitación ante la SSA

14

Nota: La fecha de vencimiento del depósito por

□

Entréguele a cada beneficiario un Formulario 1099

o general depende de su itinerario de depósito (mensual o

(por ejemplo, el Formulario 1099-NEC)

14

bisemanal).

□

Presente los Formularios 1099 y el Formulario 1096

Trimestralmente (para el 30 de abril, el 31 de julio, el 31 de

de tramitación

14

octubre y el 31 de enero):

□

Presente el Formulario 940

13

□

Deposite el impuesto FUTA si la cantidad sin

□

Presente el Formulario 945 para cualquier retención

depositar es mayor de $500

54

del impuesto no relacionado con la nómina

13

□

Presente el Formulario 941 (pague el impuesto

con la declaración si no está requerido a depositar)

46

Retención del Impuesto sobre el Ingreso No Relacionado con a la Nómina

La retención del impuesto federal sobre el ingreso no relacionado con la nómina (declarado en los Formularios 1099 y en el Formulario W-2G, Certain Gambling Winnings (Ciertas ganancias de juegos de azar)) tiene que declararse en el Formulario 945, Annual Return of Withheld Federal Income Tax (Declaración anual del impuesto federal sobre el ingreso retenido). Se requieren depósitos separados para la retención relacionada con la nómina (Formulario 941, Formulario 943 o Formulario 944) y la retención no relacionada con la nómina (Formulario 945). Las partidas no relacionadas con la nómina incluyen las siguientes:

Pensiones (incluyendo las distribuciones de planes de jubilación con beneficios tributarios, como por ejemplo, planes de la sección 401(k), de la sección 403(b) y de la sección gubernamental 457(b)), anualidades y distribuciones de arreglos IRA.

Jubilación militar.

Ganancias de juegos y apuestas.

Ganancias de juegos de azar de establecimientos indígenas.

Ciertos pagos del gobierno en los que el destinatario haya optado por la retención voluntaria del impuesto sobre el ingreso.

Dividendos y otras distribuciones de una ANC sobre las que el destinatario haya optado por la retención voluntaria del impuesto sobre el ingreso.

Pagos sujetos a retención adicional de impuesto.

Para detalles sobre cómo depositar y declarar la retención sobre el ingreso de salarios no relacionados con la nómina, vea las Instrucciones para el Formulario 945.

Distribuciones de planes de pensión no calificados y planes de compensación diferida. Debido a que las distribuciones a los participantes de algunos planes de pensión no calificados y planes de compensación diferida (incluyendo los planes de la sección 457(b) de las organizaciones exentas de impuestos) son tratadas como salarios y son declaradas en el Formulario W-2, el impuesto sobre los ingresos retenido se tiene que declarar en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944, no en el Formulario 945. Sin embargo, las distribuciones de dichos planes a un beneficiario o caudal hereditario de un trabajador fallecido no se consideran salarios y se declaran en los Formularios 1099-R, Distributions From Pensions, Annuities, Retirement or Profit-Sharing Plans, IRAs, Insurance Contracts, etc. (Distribuciones de planes de pensión, anualidades, jubilación o participación en las ganancias, arreglos IRA, contratos de seguros, etc.), el impuesto sobre los ingresos retenido se tiene que declarar en el Formulario 945.

Retención adicional de impuesto. Usted tiene que retener el 24% de ciertos pagos tributables si el beneficiario de un pago (payee) no le facilita su TIN correcto. Esta retención se conoce como “retención adicional de impuesto”.

Los pagos sujetos al impuesto adicional incluyen intereses, dividendos, dividendos de patrocinio, alquileres, regalías, comisiones, compensación de personas que no son empleados, pagos efectuados por liquidación de tarjetas de pago o transacciones de red de terceros y ciertos otros pagos que usted hace en el curso de la operación de su comercio o negocio. Además, las transacciones por corredores y trueque y ciertos pagos efectuados por operadores de barcos de pesca están sujetos a la retención adicional de impuesto.

PrecauciónLa retención adicional de impuesto no aplica a salarios, pensiones, anualidades, arreglos IRA (incluyendo planes de pensión simplificada para empleados (SEP, por sus siglas en inglés) y planes de incentivos de ahorros para empleados en los que el empleador aporta cantidades iguales (planes SIMPLE, por sus siglas en inglés)), distribuciones conforme a la sección 404(k) de un plan de propiedad de acciones del empleado (ESOP, por sus siglas en inglés), cuentas Archer MSA de ahorros médicos y contratos de seguros de cuidado a largo plazo, cuenta de ahorros para gastos médicos (HSA, por sus siglas en inglés), beneficios de cuidados a largo plazo o transacciones de bienes raíces.

Puede utilizar el Formulario W-9, Solicitud y Certificación del Número de Identificación del Contribuyente, para solicitar que los beneficiarios de un pago proporcionen un TIN. El Formulario W-9 tiene que utilizarse cuando los beneficiarios de un pago tienen que certificar que el número proporcionado es correcto, o cuando los beneficiarios de un pago tienen que certificar que no están sujetos a la retención adicional de impuestos o están exentos de la retención adicional de impuesto. Las Instrucciones para el Formulario W-9 incluyen una lista de los tipos de beneficiarios de un pago que están exentos de la retención adicional de impuesto. Para información adicional, vea la Publicación 1281, Backup Withholding for Missing and Incorrect Name/TIN(s) (Retención adicional de impuesto para nombres y números de identificación del contribuyente faltantes e incorrectos).

Mantenimiento de Registros

Mantenga todos los registros de los impuestos sobre la nómina durante al menos 4 años. Estos deben estar disponibles para revisión del IRS. Sus registros deben incluir la siguiente información:

Su EIN.

Cantidades y fechas de todos los pagos de salarios, anualidades y pagos de pensión por jubilación.

Cantidades de las propinas declaradas a usted por sus empleados.

Registros de las propinas asignadas.

El valor justo de mercado (FMV, por sus siglas en inglés) de los salarios pagados en especie.

Los nombres, las direcciones, los SSN y las ocupaciones de los empleados y destinatarios.

Cualquier copia de los empleados de los Formularios W-2 y W-2c devuelta a usted por no poder entregarse.

Fechas de empleo de cada empleado.

Períodos por los cuales los empleados y los destinatarios recibieron paga mientras estaban ausentes debido a enfermedad o lesión y la cantidad y la tasa semanal de pagos que usted o terceros pagadores les hicieron.

Copias de los certificados de retención e impuesto de los empleados y destinatarios (Formularios W-4, W-4P, W-4R, W-4S y W-4V).

Fechas y cantidades de los depósitos de impuestos que usted hizo y los números de reconocimiento de los depósitos efectuados por medio del EFTPS.

Copias de las declaraciones presentadas y los números de confirmación.

Registros de las prestaciones suplementarias y reembolsos de gastos proporcionados a sus empleados, incluyendo la justificación.

Documentación que justifique cualquier crédito reclamado. Los registros relacionados con los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados por la licencia tomada después del 1 de marzo de 2021 y antes del 31 de octubre de 2021, y los registros relacionados con los salarios calificados relacionados con el crédito de retención pagados después del 30 de junio de 2021, se deben mantener por al menos 6 años. Para información adicional sobre los requisitos de justificación, acceda a IRS.gov/PLC y a IRS.gov/ERC.

Documentación que justifique toda cantidad del impuesto del Seguro Social de la parte correspondiente al empleador o empleado diferida y pagada para 2020.

Si un líder de cuadrilla le proporcionó trabajadores agropecuarios, usted tiene que mantener un registro del nombre, la dirección postal permanente y el EIN del líder de cuadrilla. Si el líder de cuadrilla no tiene una dirección postal permanente, registre su dirección actual.

Cambio de Nombre del Negocio

Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia el nombre de su negocio. Escriba a la oficina del IRS en donde presenta sus declaraciones usando la dirección “sin un pago” proporcionada en las instrucciones de su declaración de impuestos sobre la nómina para notificar al IRS cualquier cambio de nombre del negocio. Vea la Publicación 1635, Employer Identification Number: Understanding Your EIN (Número de identificación del empleador: Información para entender su EIN) para ver si usted necesita solicitar un nuevo EIN.

Cambio de Dirección de Su Negocio o de la Parte Responsable

Notifíquele al IRS inmediatamente si cambia la dirección de su negocio o la parte responsable. Complete y envíe por correo el Formulario 8822-B, Change of Address or Responsible Party — Business (Cambio de dirección o de persona responsable —Negocios), para notificarle al IRS sobre un cambio de dirección de su negocio o de la parte responsable. Para la definición de “parte responsable”, vea las Instrucciones para el Formulario SS-4, Solicitud de Número de Identificación del Empleador (EIN).

Direcciones de Presentación

Por lo general, su dirección para presentar el Formulario 940, el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944, el Formulario 945 o el Formulario CT-1 depende de la ubicación de su residencia legal o de su lugar principal de negocios y de si incluye o no un pago con su declaración. Existen direcciones de presentación separadas para estas declaraciones si usted es una organización exenta de impuestos o una entidad gubernamental. Vea las instrucciones separadas para el Formulario 940, el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944, el Formulario 945 o el Formulario CT-1 para las direcciones de presentación.

Servicios de Entrega Privados (PDS)

Puede utilizar ciertos servicios de entrega privados (PDS, por sus siglas en inglés) designados por el IRS para satisfacer el requisito de “enviar a tiempo equivale a presentar/pagar a tiempo” para las declaraciones y pagos de impuestos. Acceda a IRS.gov/PDS para ver la lista actualizada de los servicios de entrega privados.

El PDS puede decirle cómo obtener una prueba escrita de la fecha de envío.

Para las direcciones de envío del IRS a utilizar si usa un PDS, acceda a IRS.gov/PDSstreetAddresses. Seleccione la dirección de envío indicada en la página web que corresponda al mismo estado de la dirección en donde usted enviaría las declaraciones sin un pago, como se muestra en las instrucciones de su declaración de impuestos sobre la nómina.

Los PDS no pueden entregar correspondencia a los apartados postales. Usted tiene que utilizar el Servicio Postal de los EE. UU. si envía correspondencia a una dirección de un apartado postal del IRS.

Pagos Rechazados

Cualquier forma de pago que sea rechazada y devuelta por una institución financiera está sujeta a una multa. Esta multa es $25 o el 2% de la cantidad del pago, lo que sea mayor. Sin embargo, la multa por pagos rechazados de $24.99 o menos es igual a la cantidad del pago. Por ejemplo, para un pago de $18 que fue rechazado, la multa es $18 (la cantidad rechazada).

Noticias Electrónicas (E-News) para Profesionales de Nóminas

El IRS tiene un servicio de correo electrónico basado en suscripción para los profesionales de nóminas. Los suscriptores recibirán actualizaciones periódicas del IRS. Las actualizaciones pueden incluir información relacionada con cambios legislativos recientes que afecten la declaración federal sobre la nómina, comunicados de prensa del IRS y anuncios especiales del IRS relacionados con la industria de la nómina, nuevos procedimientos tributarios sobre la nómina y otra información que afecte especialmente las declaraciones federales de impuestos sobre la nómina. Para suscribirse, acceda a IRS.gov/Newsroom/E-News-Subscriptions y pulse sobre Español.

Ayuda Por Teléfono

Preguntas tributarias. Puede llamar al IRS Business and Specialty Tax Line (Línea para asuntos relacionados con los impuestos de negocios y los impuestos especiales del IRS) al 800﻿-﻿829﻿-﻿4933 con sus preguntas sobre impuestos sobre la nómina.

Línea de ayuda de accesibilidad disponible para contribuyentes con incapacidades. Puede llamar al 800﻿-﻿829﻿-﻿4059 (si es usuario del equipo TDD/TTY para personas que son sordas, que tienen dificultades auditivas o que tienen impedimentos del habla) que tengan preguntas sobre los impuestos sobre la nómina. También puede utilizar este número para ayuda con los problemas de impuestos no resueltos.

Información adicional. Acceda a IRS.gov/EmploymentTaxes para información adicional sobre los impuestos sobre la nómina. Para información general de impuestos relevante a los empleadores agropecuarios, acceda a IRS.gov/AgricultureTaxCenter y pulse sobre Español. Para información sobre las responsabilidades del empleador conforme a la Affordable Care Act (ACA) (Ley del Cuidado de Salud a Bajo Precio o ACA, por sus siglas en inglés), acceda a IRS.gov/ACA.

Cómo Pedir Formularios, Instrucciones y Publicaciones de Impuestos

Usted puede ver, descargar o imprimir la mayoría de los formularios, instrucciones y publicaciones que pueda necesitar en IRS.gov/Forms. De lo contrario, acceda a IRS.gov/OrderForms y pulse sobre Español para hacer un pedido y recibirlo por correo. El IRS tramitará su pedido de formularios y publicaciones lo antes posible. No vuelva a enviar pedidos que ya nos haya enviado. Usted puede obtener formularios y publicaciones más rápido en línea.

 En lugar de pedir los Formularios W-2 y W-3 en papel, considere presentarlos electrónicamente usando el servicio de presentación electrónica (e-file) gratuito de la SSA. Acceda a la página web de la SSA, Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para el empleador sobre la presentación del Formulario W-2), en SSA.gov/employer para aprender más sobre los Business Services Online (Servicios para empresas por Internet o BSO, por sus siglas en inglés). Usted podrá crear los Formularios W-2 en línea y enviarlos a la SSA escribiendo su información de salarios en campos editables fáciles de rellenar. Además, puede imprimir copias completadas de los Formularios W-2 para ser presentadas ante el gobierno estatal o local, distribuirlas a sus empleados y para mantenerlas en sus registros. El Formulario W-3 se creará para usted basado en sus Formularios W-2.

El BSO de la SSA es un programa independiente del sistema de presentación electrónica ofrecido por el Departamento de Hacienda de Puerto Rico. Los empleadores en Puerto Rico tienen que acceder a Hacienda.pr.gov para obtener información adicional.

Fotografías de Niños Desaparecidos

El IRS se enorgullece de colaborar con el National Center for Missing & Exploited Children® (NCMEC) (Centro Nacional para Niños Desaparecidos y Explotados o NCMEC, por sus siglas en inglés). Las fotografías de niños desaparecidos que han sido seleccionadas por el Centro pueden aparecer en esta publicación en páginas que de otra manera estarían en blanco. Usted puede ayudar a que estos niños regresen a sus hogares mirando sus fotografías y llamando al 1﻿-﻿800-THE-LOST (1﻿-﻿800﻿-﻿843﻿-﻿5678) si reconoce a un niño.

Calendario

A continuación encontrará una lista de las fechas y responsabilidades más importantes. Las fechas indicadas aquí no se han ajustado para los sábados, domingos y días de fiesta oficiales (vea el Consejo a continuación). La Publicación 509, Tax Calendars (Calendarios tributarios) (para uso en 2025), ajusta las fechas para los sábados, domingos y días de fiesta oficiales. Vea el apartado 11 para información sobre cómo depositar impuestos declarados en el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 y el Formulario 945. Vea el apartado 14 para información sobre cómo depositar el impuesto federal para el desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés). Las fechas de vencimiento de los formularios requeridos para los informes de cobertura de salud no están listados aquí. Para estas fechas, vea la Publicación 509.

Si alguna fecha indicada a continuación para presentar una declaración, facilitar un formulario o depositar impuestos cae en sábado, domingo o día de fiesta oficial, la fecha de vencimiento es el próximo día laborable. El término “día de fiesta oficial” significa todo día de fiesta oficial en el Distrito de Columbia. Un día de fiesta oficial a nivel estatal retrasa una fecha de vencimiento únicamente si la oficina del IRS donde usted tiene que presentar su declaración está ubicada en ese estado o territorio. Sin embargo, un día de fiesta oficial a nivel estatal no retrasa la fecha de vencimiento para efectuar los depósitos de los impuestos federales. Vea Depósitos que Vencen Sólo en Días Laborables en el apartado 11. Para propósitos de la fecha de vencimiento de presentación, cumplirá con el requisito para “presentar” o “facilitar” la declaración si el sobre que contiene la declaración o el formulario tiene la dirección adecuada, contiene suficiente franqueo y tiene matasellos del Servicio Postal de los EE. UU. en o antes de la fecha de vencimiento, o si se envía por medio de un PDS designado por el IRS en o antes de la fecha de vencimiento. Vea Servicios de Entrega Privados (PDS) bajo Recordatorios, anteriormente, para más información.

Contribuyentes de año fiscal. Las fechas de vencimiento a continuación aplican tanto si utiliza un año natural como un año fiscal.

Para el 31 de Enero

Presente el Formulario 941 o el Formulario 944.  Presente el Formulario 941 para el cuarto trimestre del año natural anterior y deposite todo impuesto sobre el ingreso, del Seguro Social y del Medicare sin depositar. Puede pagar estos impuestos con el Formulario 941 si su obligación tributaria total para el trimestre (la línea 12 del Formulario 941) es menos de $2,500. Presente el Formulario 944 para el año natural anterior en lugar del Formulario 941 si el IRS le ha notificado por escrito que presente el Formulario 944. Pague los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social y del Medicare no depositados con su Formulario 944. Puede pagar estos impuestos con el Formulario 944 si su obligación tributaria total para el año (la línea 9 del Formulario 944), es menos de $2,500. Para reglas adicionales sobre cuándo puede pagar sus impuestos con su declaración, vea Pago con la declaración en el apartado 11. Si depositó sus impuestos a tiempo cuando éstos tenían que efectuarse, puede presentar la declaración para el 10 de febrero.

Presente el Formulario 943.  Los empleadores agropecuarios presentan el Formulario 943 para el año natural anterior y depositan los impuestos sobre los ingresos, del Seguro Social y del Medicare no depositados. Puede pagar estos impuestos con el Formulario 943 si el total de su obligación tributaria para el año (la línea 13 del Formulario 943) es menos de $2,500. Si depositó todos los impuestos a su debido tiempo, puede presentar para el 10 de febrero.

Presente el Formulario 945.  Presente el Formulario 945 para declarar cualquier retención del impuesto federal sobre el ingreso no relacionado con la nómina. Si usted depositó todos los impuestos a tiempo, puede presentarlo para el 10 de febrero. Vea Retención del Impuesto sobre el Ingreso No Relacionado con la Nómina bajo Recordatorios, anteriormente, para más información.

Presente el Formulario 940.  Presente el Formulario 940 para declarar cualquier impuesto FUTA. Sin embargo, si depositó el total de los impuestos adeudados a su debido tiempo, puede presentar para el 10 de febrero. Vea el apartado 14 para más información sobre el impuesto FUTA.

Proporcione los Formularios 1099 y W-2.  Entréguele a cada empleado un Formulario W-2 para 2024 completado. Proporcióneles un Formulario 1099-NEC para 2024 a los beneficiarios de un pago por la compensación no relacionada con el empleo. La mayoría de los Formularios 1099 tienen que ser entregados a los beneficiarios de un pago antes del 31 de enero, pero algunos pueden ser entregados antes del 15 de febrero. Para más información, vea la tabla Guide to Information Returns (Guía de declaraciones informativas) en las Instrucciones generales para ciertas declaraciones informativas).

Presente el Formulario W-2.  Presente ante la SSA la Copia A de todos los Formularios W-2 en papel o electrónicos para 2024 junto con el Formulario W-3, Transmittal of Wage and Tax Statements (Informe de comprobantes de retención). Los Formularios W-2AS, W-2CM, W-2GU y W-2VI se presentan con el Formulario W-3SS. Los Formularios 499R-2/W-2PR se presentan con el Formulario W-3 (PR). Para más información sobre cómo declarar la información del Formulario W-2 a la SSA electrónicamente, acceda a la página web de la SSA, Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para el empleador sobre la presentación del Formulario W-2), en SSA.gov/employer. Si presenta electrónicamente a través del servicio en línea del Formulario W-2 de la SSA, la SSA generará los datos del Formulario W-3 a partir del envío electrónico de los Formularios W-2.

Envíe la Copia 1 de los Formularios W-2AS, W-2CM, W-2GU y W-2VI, y el Formulario W-3SS a su departamento de impuestos local a la dirección que aparece en el Formulario W-3SS. Para información adicional sobre la Copia 1, comuníquese con su departamento de impuestos local. Los empleadores en la CNMI deben comunicarse con su departamento de impuestos local para instrucciones sobre cómo presentar la Copia 1. Para información adicional sobre cómo presentar los Formularios 499R-2/W-2PR ante el Departamento del Tesoro del Gobierno de Puerto Rico, acceda a Hacienda.pr.gov o llame al 787﻿-﻿622﻿-﻿0123.

Presente el Formulario 1099-NEC para la declaración de la compensación no relacionada con el empleo.  Presente ante el IRS la Copia A de todos los Formularios 1099-NEC en papel o electrónicos para 2024. Los formularios en papel tienen que presentarse con el Formulario 1096, Annual Summary and Transmittal of U.S. Information Returns (Informe y resumen anual de las declaraciones informativas de los EE. UU.). Para información sobre la presentación electrónica de las declaraciones informativas ante el IRS, vea la Publicación 1220, Specifications for Electronic Filing of Forms 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498, and W-2G (Especificaciones de la presentación electrónica de los Formularios 1097, 1098, 1099, 3921, 3922, 5498 y W-2G).

Para el 15 de Febrero

Solicite un Formulario W-4 de los empleados exentos.  Solicite un Formulario W-4 nuevo de cada empleado que haya reclamado la exención de la retención del impuesto sobre el ingreso el año anterior.

Para el 16 de Febrero

Los Formularios W-4 que reclaman exención de la retención vencen.  Cualquier Formulario W-4 donde se reclama la exención de la retención del año anterior ya ha expirado. Comience la retención para cualquier empleado que anteriormente reclamó la exención, pero que no le dio un nuevo Formulario W-4 para el año actual. Si el empleado no le da un nuevo Formulario W-4, retenga el impuesto como si hubiera marcado el recuadro Soltero o Casado que presenta una declaración por separado en el Paso 1(c) y no hubiera hecho ninguna anotación en el Paso 2, en el Paso 3 o en el Paso 4 del Formulario W-4 de 2025. Vea el apartado 9 para más información. Si el empleado le da un nuevo Formulario W-4 donde reclama la exención de la retención después del 15 de febrero, usted puede aplicar la exención de salarios futuros; pero no reembolse los impuestos retenidos mientras el estado de “exento” no estuviera establecido.

Para el 28 de Febrero

Presente los Formularios 1099 y 1096 en papel para 2024.  Presente la Copia A de todos los Formularios 1099 en papel para 2024, excepto los Formularios 1099-NEC, con el Formulario 1096 ante el IRS. Para las declaraciones presentadas electrónicamente, vea Para el 31 de Marzo, más adelante.

Presente el Formulario 8027 en papel.  Presente el Formulario 8027, Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips (Declaración informativa anual de los empleadores sobre el ingreso de propinas y propinas asignadas), en papel, ante el IRS. Vea el apartado 6. Para las declaraciones presentadas electrónicamente, vea Para el 31 de Marzo a continuación.

Para el 31 de Marzo

Presente electrónicamente los Formularios 1099 y 8027 para 2024.  Presente electrónicamente los Formularios 1099 para 2024, excepto los Formularios 1099-NEC, ante el IRS. También presente electrónicamente el Formulario 8027 ante el IRS. Para información sobre la presentación electrónica de declaraciones informativas ante el IRS, vea la Publicación 1220 y la Publicación 1239, Specifications for Electronic Filing of Form 8027, Employer’s Annual Information Return of Tip Income and Allocated Tips (Especificaciones para la presentación electrónica del Formulario 8027, Declaración informativa anual de los empleadores sobre el ingreso de propinas y propinas asignadas).

Para el 30 de Abril, 31 de Julio, 31 de Octubre y 31 de Enero

Deposite los impuestos FUTA.  Deposite el impuesto FUTA para el trimestre (incluyendo toda cantidad trasladada de trimestres anteriores) si es más de $500. Si es de $500 o menos, traspáselo al siguiente trimestre. Vea el apartado 14 para más información.

Presente el Formulario 941.  Presente el Formulario 941 y deposite los impuestos sobre los ingresos, del Seguro Social y del Medicare que no hayan sido depositados. Puede pagar estos impuestos con el Formulario 941 si su obligación tributaria total para el trimestre (la línea 12 del Formulario 941) es menos de $2,500. Si depositó el total de los impuestos adeudados a su debido tiempo, puede presentar el 10 de mayo, el 10 de agosto, el 10 de noviembre o el 10 de febrero, respectivamente. No presente el Formulario 941 para estos trimestres si se le ha notificado que presente el Formulario 944 y no solicitó ni recibió un aviso escrito del IRS para presentar trimestralmente los Formularios 941.

Antes del 1 de Diciembre

Nuevos Formularios W-4.  Recuérdeles a sus empleados que entreguen un nuevo Formulario W-4 si su estado civil para efectos de la declaración, otros ingresos, deducciones o créditos han cambiado o cambiarán para el próximo año. También recuérdeles a sus empleados que entreguen un nuevo Formulario W-4 si hacen un cambio a mitad de año a su Formulario W-4 basado en el uso del Estimador de Retención de Impuestos del IRS que está disponible en IRS.gov/W4AppES. A los empleados que hicieron cambios a mediados del año se le podría retener de más o de menos una vez que su Formulario W-4 se aplique al próximo año natural completo.

Introducción

Esta publicación explica sus obligaciones tributarias como empleador, incluidos los empleadores de empleados agropecuarios y los empleadores cuyo lugar principal de negocios se encuentra en la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI o Puerto Rico. Explica los requisitos de retención, depósito, declaración, pago y corrección de los impuestos sobre la nómina. Explica los formularios que les tiene que proveer a sus empleados, aquéllos que los empleados le tienen que proveer a usted y aquéllos que usted tiene que enviar al IRS y a la SSA. Las referencias a los “impuestos sobre el ingreso” en esta guía aplican solamente a los impuestos federales sobre el ingreso. Comuníquese con su departamento de impuestos local o estatal para determinar sus reglas. Cuando el término “Estados Unidos” se utiliza en esta publicación, incluye la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico, a menos que se especifique lo contrario.

Cuando usted le paga a sus empleados, usted no paga todo el dinero que ganaron. Como su empleador, usted tiene la responsabilidad adicional de retener impuestos de sus cheques de pago. El impuesto federal sobre el ingreso y la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare que usted retiene de los cheques de pago de sus empleados son parte de sus sueldos que usted le paga al Tesoro de los EE. UU. en lugar de a sus empleados. Sus empleados confían en que usted paga los impuestos retenidos al Tesoro de los EE. UU. realizando depósitos de impuestos federales. Ésta es la razón por la que los impuestos retenidos se conocen como impuestos del fondo fiduciario. Si los impuestos federales sobre los ingresos, del Seguro Social o del Medicare que tienen que retenerse no son retenidos, no son depositados o no son pagados al Tesoro de los EE. UU., las multas por recuperación del fondo fiduciario pueden aplicar. Vea el apartado 11 para información adicional.

Esta publicación también le provee a los empleadores, incluidos los empleadores en las USVI y Puerto Rico, un resumen de sus responsabilidades relacionadas con el impuesto conforme a la Federal Unemployment Tax Act (Ley Federal del Impuesto para el Desempleo), conocido como impuesto FUTA. Vea el apartado 14 para más información.

Información adicional sobre el impuesto sobre la nómina está disponible en las Publicaciones 15-A, 15-B y 15-T. La Publicación 15-A incluye información especializada que complementa la información básica sobre el impuesto sobre la nómina que se provee en esta publicación. La Publicación 15-B, Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía tributaria para empleadores sobre las prestaciones suplementarias), contiene información sobre el tratamiento tributario y valoración de los varios tipos de compensación que no sea en efectivo. La Publicación 15-T incluye las tablas de retención del impuesto federal sobre el ingreso y las instrucciones sobre cómo utilizar las tablas.

La mayoría de los empleadores tienen que retener (excepto FUTA), depositar, declarar y pagar los siguientes impuestos sobre la nómina:

Impuesto sobre el ingreso.

Impuesto del Seguro Social.

Impuesto del Medicare.

Impuesto FUTA.

Existen excepciones a estos requisitos. Vea el apartado 15 para orientación. Los impuestos de la jubilación de empleados ferroviarios se explican en las Instrucciones para el Formulario CT-1.

Comentarios y sugerencias.

Agradecemos sus comentarios sobre esta publicación además de sugerencias para ediciones futuras.

Puede enviarnos comentarios en la página IRS.gov/FormComments. O nos puede escribir a la siguiente dirección:

Internal Revenue Service

Tax Forms and Publications

1111 Constitution Ave. NW, IR-6526

Washington, DC 20224

Aunque no podemos contestar individualmente a cada comentario que recibimos, sí agradecemos su opinión y tendremos en cuenta sus comentarios y sugerencias al actualizar nuestros formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos. No envíe preguntas sobre los impuestos, declaraciones de impuestos o pagos a la dirección indicada anteriormente.

Cómo obtener respuestas a sus preguntas sobre los impuestos.

Si tiene una pregunta sobre impuestos que no ha sido contestada con la información presentada en esta publicación, consulte IRS.gov/Espanol y Cómo Obtener Ayuda con los Impuestos, al final de esta publicación.

Cómo obtener formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos.

Acceda a IRS.gov/Forms para descargar formularios, instrucciones y publicaciones del año actual o de años anteriores.

Cómo ordenar formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos.

Acceda a IRS.gov/OrderForms y pulse sobre Español para pedir los formularios, instrucciones y publicaciones del año actual; llame al 800﻿-﻿829﻿-﻿3676 para hacer pedidos de formularios e instrucciones de años anteriores. El IRS tramitará su pedido de formularios y publicaciones lo antes posible. No vuelva a enviar pedidos que ya nos haya enviado. Usted puede obtener formularios y publicaciones más rápido en línea.

Empleados del gobierno federal.

La información en esta publicación, incluyendo las reglas para hacer los depósitos de impuestos federales, aplica a las agencias federales.

Empleados del gobierno estatal y local.

Los pagos a empleados por servicios prestados cuando trabajan para empleadores de gobiernos estatales y locales generalmente están sujetos a la retención de impuestos federales sobre los ingresos pero no al impuesto FUTA. La mayoría de los funcionarios públicos electos y designados por los gobiernos estatales o locales son empleados conforme al derecho común. Vea el capítulo 3 de la Publicación 963, Federal–State Reference Guide (Guía de referencia federal-estatal). Además, los salarios, con ciertas excepciones, están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea el apartado 15 para más información sobre las excepciones.

Si un trabajador electoral está empleado en otra capacidad dentro de la misma entidad gubernamental, vea el Revenue Ruling 2000﻿-﻿6 (Resolución Administrativa Tributaria 2000﻿-﻿6) que se encuentra en la página 512 del Internal Revenue Bulletin 2000﻿-﻿6 (Boletín Administrativo Tributario 2000﻿-﻿6), disponible en IRS.gov/pub/irs-irbs/irb00﻿-﻿06.pdf.

Usted puede obtener información sobre cómo declarar y la cobertura del Seguro Social de su oficina local del IRS. Si usted tiene preguntas sobre la cobertura bajo un acuerdo conforme a la sección 218 de la Social Security Act (Ley del Seguro Social), comuníquese con el oficial estatal apropiado. Para localizar su Administrador estatal del Seguro Social, acceda al sitio web de la National Conference of State Social Security Administrators (Conferencia nacional de administradores estatales del Seguro Social o NCSSSA, por sus siglas en inglés) en NCSSSA.org.

Gobiernos tribales indígenas.

Vea la Publicación 4268 para información tributaria de los gobiernos tribales indígenas.

Entidades ignoradas y compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSub).

Las entidades ignoradas (disregarded entities) que tienen un solo dueño y que reúnen los requisitos y las compañías subsidiarias calificadas conforme al subcapítulo S (QSub, por sus siglas en inglés), son tratadas como entidades independientes para propósitos de los impuestos sobre la nómina. Las entidades de un solo miembro que reúnen los requisitos tienen que declarar y pagar el impuesto sobre la nómina correspondiente a los salarios pagados a sus empleados usando el nombre y el EIN de la entidad. Vea las secciones 1.1361﻿-﻿4(a)(7) y 301.7701﻿-﻿2(c)(2)(iv) del Reglamento.

Artículos de interés

A usted quizás le interese ver:

Publicación

﻿ ﻿15-A﻿ ﻿Employer’s Supplemental Tax Guide (Guía tributaria suplementaria para empleadores)

﻿ ﻿15-B﻿ ﻿Employer’s Tax Guide to Fringe Benefits (Guía tributaria para empleadores sobre las prestaciones suplementarias)

﻿ ﻿15-T ﻿ ﻿Federal Income Tax Withholding Methods (Métodos para la retención del impuesto federal sobre el ingreso)

﻿ ﻿225 ﻿ ﻿Farmer’s Tax Guide (Guía tributaria para los agricultores)

﻿ ﻿583 ﻿ ﻿Starting a Business and Keeping Records (Cómo establecer un negocio y mantener documentación)

﻿ ﻿1635 ﻿ ﻿Employer Identification Number: Understanding Your EIN (Número de identificación del empleador: Información para entender su EIN)

1. Número de Identificación del Empleador (EIN)

Si usted está requerido a declarar los impuestos sobre la nómina o entregar declaraciones de impuestos a empleados o retirados, usted necesita un EIN.

El EIN es un número que consta de nueve dígitos que el IRS expide a los empleadores. Los dígitos están organizados de la siguiente manera: 00﻿-﻿0000000. Dicho número se utiliza para identificar las cuentas tributarias de los empleadores, así como las de ciertos negocios y otras organizaciones y entidades que no tienen empleados. Use su EIN en todos los artículos que envíe al IRS y a la SSA. Vea la Publicación 1635 para más información.

Si no tiene un EIN, puede solicitar uno en línea accediendo a IRS.gov/EIN y pulsando sobre Español. También puede solicitar un EIN enviando el Formulario SS-4 al IRS por fax o por correo. Si el negocio principal se creó u organizó fuera de los Estados Unidos o de los territorios de los EE. UU., usted también puede solicitar un EIN llamando al 267﻿-﻿941﻿-﻿1099 (llamada con cargos). No utilice un SSN en lugar de un EIN.

Usted debe tener un sólo EIN. Si tiene más de uno y no está seguro de cuál utilizar, llame al 800﻿-﻿829﻿-﻿4933 o al 800﻿-﻿829﻿-﻿4059 (TDD/TTY para las personas sordas, con dificultades auditivas o impedimentos del habla). Proporcione los números que tiene, el nombre y la dirección a la que se asignó cada uno, y la dirección de su lugar principal de negocio. El IRS le dirá qué número usar. Para más información, vea la Publicación 1635.

Si usted adquirió el negocio de otro empleador (vea Empleador sucesor en el apartado 9), no use el EIN de ese empleador. Si solicitó un EIN pero no tiene su EIN para la fecha de vencimiento de la declaración, presente una declaración en papel y escriba “Solicitado” y la fecha de su solicitud en el espacio que se muestra para el número.

Asegúrese siempre de que el EIN que aparezca en el formulario que presenta sea exactamente igual al EIN que el IRS le asignó a su negocio. No utilice su SSN o número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN, por sus siglas en inglés) en formularios que pidan un EIN. Si usó un EIN (incluyendo un EIN de un dueño anterior) en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944 que es diferente del EIN declarado en el Formulario W-3, vea Box h—Other EIN used this year (Casilla h—Otro EIN usado este año), en las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3). En el Formulario W-3 (PR) para Puerto Rico, “Otro número de identificación del empleador utilizado este año—Other EIN used this year” se declara en el recuadro f. El nombre y el EIN en el Formulario 945 tienen que coincidir con el nombre y el EIN en sus declaraciones informativas donde se declara la retención de impuestos federales sobre el ingreso (por ejemplo, la retención adicional de impuesto declarada en el Formulario 1099-NEC). La presentación de un Formulario 945 con un EIN incorrecto o el uso de un EIN que pertenece a otro negocio puede dar como resultado multas y demoras en la tramitación de su declaración.

Empleadores agropecuarios que tienen líderes de cuadrilla.

Un empleador agropecuario tiene que registrar el nombre, la dirección y el EIN del líder de cuadrilla. Vea el apartado 2 y el apartado 14.

2. ¿Quiénes Son Empleados?

Por lo general, los empleados se definen conforme al derecho común o conforme a las reglas especiales para ciertas situaciones. Vea la Publicación 15-A para detalles sobre los empleados estatutarios y de las personas que por ley (por estatuto), no son empleados.

Condición del empleado conforme al derecho común.

Por lo general, un trabajador que le presta servicios es su empleado si usted tiene el derecho de controlar lo que se hará y cómo se hará. Esto es así incluso cuando le da libertad de acción al empleado. Lo que importa es que usted tiene el derecho de controlar los detalles de cómo se realizan los servicios. Vea la Publicación 15-A para más información sobre cómo determinar si un individuo es un un contratista independiente o un empleado.

Por lo general, las personas que trabajan por cuenta propia no son empleados. Por ejemplo, los médicos, los abogados, los veterinarios y otros con ocupaciones independientes que ofrecen sus servicios al público en general no son empleados. Si el negocio se incorpora, los funcionarios del negocio quienes trabajan en la sociedad anónima son empleados de la sociedad anónima.

Si existe una relación empleador-empleado, no importa cómo se llame. El empleado puede ser llamado agente o contratista independiente. Tampoco importa cómo se midan o paguen los pagos, cómo se llamen o si el empleado trabaja a jornada completa o a jornada parcial.

Empleados estatutarios.

Si alguien que trabaja para usted no es un empleado conforme a las reglas de derecho común discutidas anteriormente, no retenga el impuesto federal sobre el ingreso de su paga, a menos que la retención adicional de impuesto corresponda. Aunque las personas descritas a continuación no sean empleados conforme al derecho común, se consideran empleados por ley (por estatuto) para propósitos de los impuestos del Seguro Social y del Medicare si se cumple con las condiciones bajo Requisitos, más adelante.

a. Un chofer-agente (o chofer-comisionista) que distribuye carnes, vegetales, frutas o productos de panadería o repostería, bebidas (excepto leche) o que recoge y entrega ropa lavada y planchada o lavada en seco para otra persona.

b. Un vendedor de seguros de vida que trabaja a tiempo completo y que vende principalmente para una sola empresa.

c. Un trabajador en el hogar que trabaja en casa o fuera de las instalaciones según las pautas de la persona para quien se presta el trabajo, con materiales o bienes proporcionados y devueltos a esa persona o a alguien que esa persona designe.

d. Un vendedor ambulante o de ciudad (excepto un chofer-agente o un chofer-comisionista) que trabaja a tiempo completo (excepto por ventas incidentales) para una empresa o persona que recibe pedidos de los clientes. Los pedidos tienen que ser para mercancías para reventa o de materiales utilizados en el negocio del cliente. Los clientes tienen que ser detallistas, mayoristas, contratistas u operadores de hoteles, restaurantes u otros tipos de negocios relacionado con alimentos o alojamiento.

Requisitos.

Retenga los impuestos del Seguro Social y del Medicare de los salarios de los empleados estatutarios si corresponden los tres siguientes requisitos:

El contrato de servicios establece o implica que casi todos los servicios tienen que ser realizados personalmente por ellos.

Tienen poca o ninguna inversión en el equipo y la propiedad utilizados para realizar los servicios (aparte de la inversión en instalaciones de transporte).

Los servicios se prestan de forma continua para el mismo pagador.

Las personas que se encuentran en la categoría a o d, anteriormente, también son empleados para efectos del impuesto FUTA, si se cumple con los requisitos (1) a (3).

 La Publicación 15-A, ofrece ejemplos de la relación empleador-empleado.

Individuos que por ley (por estatuto) no son empleados.

Los vendedores directos, los agentes de bienes inmuebles calificados y ciertos cuidadores acompañantes por ley, no son empleados. Por lo general, se les trata como trabajadores por cuenta propia para propósitos de todos los impuestos federales, incluyendo los impuestos sobre el ingreso y sobre la nómina. Vea la Publicación 15-A para más información.

Trabajadores agropecuarios.

Por lo general, usted es un empleador de trabajadores agropecuarios si sus empleados:

Crían o cosechan productos agropecuarios u hortícolas en una granja (incluyendo la cría y alimentación de ganado);

Realizan labores relacionadas con la operación, administración, preservación, mejora o mantenimiento de su granja y de sus herramientas y equipo si la mayor parte de dicho servicio se realiza en una granja;

Prestan servicios relacionados con el rescate de la madera o la limpieza de la tierra de maleza y otros escombros dejados por un huracán (también conocido como mano de obra de huracán) si la mayor parte de dicho servicio se realiza en una granja;

Manipulan, procesan o empacan productos agropecuarios u hortícolas que están en su estado no manufacturado si produjo más de la mitad del producto (para un grupo de hasta 20 operadores no incorporados), toda la mercancía; o

Hacen trabajo para usted relacionado con el desmote de algodón, la producción o procesamiento de aguarrás, productos de resina de goma o la operación y mantenimiento de instalaciones para la irrigación.

Con este fin, el término “granja” incluye granjas ganaderas, lácteas, avícolas, frutales, de animales peleteros y de camiones, así como plantaciones, ranchos, viveros, pasturas, invernaderos u otras estructuras similares utilizadas principalmente para la cría de productos agropecuarios u hortícolas, y huertos.

El trabajo agropecuario no incluye actividades de reventa que no incluyan ninguna actividad sustancial de cultivo de productos agropecuarios u hortícolas, tales como una tienda al por menor o un invernadero utilizado principalmente para la exhibición o el almacenaje. Tampoco incluye los servicios de procesamiento que cambian una mercancía de su estado bruto o natural, o los servicios prestados después de que una mercancía ha sido cambiada de su estado bruto o natural.

Líderes de cuadrilla.

Usted es un empleador de trabajadores agropecuarios si usted es un líder de cuadrilla. Un líder de cuadrilla es una persona que suministra y paga (ya sea en su propio nombre o en nombre del operador de la granja) a trabajadores que prestan servicios agropecuarios para el operador de una granja. Si no hay un acuerdo escrito entre usted y el operador de la granja que indique que usted es su empleado, y si usted le paga a los trabajadores (ya sea en su propio nombre o en nombre del operador de la granja), entonces usted es un líder de cuadrilla. Para información sobre cómo se aplican las reglas del impuesto FUTA, vea el apartado 14.

Si usted es un líder de cuadrilla, no se le considera el empleado del operador agropecuario por los servicios prestados en el suministro de trabajadores agropecuarios y como miembro de la cuadrilla.

Trabajadores agropecuarios con visa H-2A.

No marque el recuadro 13 Statutory employee (Empleado estatutario) en el Formulario W-2, ya que los trabajadores con visa H-2A no son empleados estatutarios.

Clasificación de empleados como personas que no son empleados.

Por lo general, usted será responsable de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del impuesto sobre el ingreso retenido si no deduce ni retiene estos impuestos porque trató a un empleado como no empleado. Es posible que pueda calcular su obligación usando las tasas especiales conforme a la sección 3509 para la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare y la retención del impuesto sobre el ingreso. Las tasas correspondientes dependen de si usted presentó los Formularios 1099 requeridos. No puede recuperar la parte correspondiente del empleado del impuesto del Seguro Social, del impuesto del Medicare o de la retención del impuesto federal sobre el ingreso del empleado si el impuesto se paga conforme a la sección 3509. Usted es responsable de la retención del impuesto sobre el ingreso independientemente de si el empleado pagó impuesto sobre el ingreso sobre sus salarios. Usted continúa adeudando la cantidad completa de la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. El empleado sigue siendo responsable de la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea la sección 3509 para detalles. También vea las Instrucciones para el Formulario 941-X, las Instrucciones para el Formulario 943-X o las Instrucciones para el Formulario 944-X.

Las tasas conforme a la sección 3509 no están disponibles si usted intencionalmente hace caso omiso del requisito para retener los impuestos del empleado o si retuvo los impuestos sobre el ingreso, pero no retuvo los impuestos del Seguro Social o del Medicare. La sección 3509 no está disponible para la reclasificación de empleados estatutarios. Vea Empleados estatutarios, anteriormente en esta sección.

Si el empleador emite las declaraciones informativas requeridas, las tasas conforme a la sección 3509 son las siguientes:

Para los impuestos del Seguro Social: la tasa del empleador es el 6.2% más el 20% de la tasa del empleado del 6.2%, para una tasa total del 7.44% de los salarios.

Para los impuestos del Medicare: la tasa del empleador es el 1.45% más el 20% de la tasa del empleado del 1.45%, para una tasa total del 1.74% de los salarios.

Para el impuesto adicional del Medicare: el 0.18% (el 20% de la tasa del 0.9% del empleado) sobre los salarios sujetos al impuesto adicional del Medicare.

Para la retención del impuesto federal sobre el ingreso, la tasa es el 1.5% de los salarios.

Si el empleador no emitió las declaraciones informativas requeridas, las tasas conforme a la sección 3509 son las siguientes:

Para los impuestos del Seguro Social: la tasa del empleador es el 6.2% más el 40% de la tasa del 6.2% del empleado, para una tasa total del 8.68% sobre los salarios.

Para los impuestos del Medicare: la tasa del empleador es el 1.45% más el 40% de la tasa del 1.45% del empleado, para una tasa total del 2.03% sobre los salarios.

Para el impuesto Adicional del Medicare: el 0.36% (el 40% de la tasa del 0.9% del empleado) sobre los salarios sujetos al impuesto adicional del Medicare.

Para la retención del impuesto federal sobre el ingreso, la tasa es el 3.0% sobre los salarios.

Disposiciones de alivio.

Si tiene una base razonable para no tratar a un trabajador como un empleado, es posible que se le exima de tener que pagar impuestos sobre la nómina por ese trabajador. Para obtener este alivio tiene que presentar todas las declaraciones de impuestos federales, incluyendo las declaraciones informativas de manera consistente con el trato que le da al trabajador. Usted (o su predecesor) no pudo haber tratado a ningún trabajador que tenga un puesto sustancialmente similar como empleado durante ningún período que comience después de 1977. Vea la Publicación 1976, Do you Qualify for Relief under Section 530 (¿Califica usted para el alivio de la sección 530?).

Ayuda proporcionada por el IRS.

Si desea que el IRS determine si un trabajador es un empleado, presente el Formulario SS-8.

Programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores (VCSP).

Los empleadores que en la actualidad tratan a sus trabajadores (o a una clase o grupo de trabajadores) como contratistas independientes u otras personas que no son empleados y que desean reclasificar voluntariamente a sus trabajadores como empleados para períodos tributarios futuros pueden ser elegibles para participar en el VCSP si se cumple con ciertos requisitos. Presente el Formulario 8952, Application for Voluntary Classification Settlement Program (VCSP) (Solicitud del programa para el acuerdo de clasificación voluntaria de trabajadores). Para más información, acceda a IRS.gov/VCSP.

Negocio que Pertenece y Es Operado por Cónyuges

Si usted y su cónyuge conjuntamente son dueños de un negocio, lo operan conjuntamente y comparten las ganancias y pérdidas, ustedes son socios en una sociedad colectiva, independientemente de si tienen o no un acuerdo de sociedad formal. Vea la Publicación 541 para más detalles. La sociedad colectiva se considera el empleador de todo empleado y es responsable por todos los impuestos sobre la nómina que se adeuden sobre los salarios pagados a sus empleados.

Excepción: Empresa conjunta calificada.

Para los años tributarios que comienzan después de 2006, la Small Business and Work Opportunity Tax Act of 2007 (P.L. 110﻿-﻿28) (Ley Tributaria de Oportunidades Laborales y de Pequeños Negocios de 2007 (Ley Pública 110﻿-﻿28)) provee que una “empresa conjunta calificada”, cuyos únicos miembros sean cónyuges que presentan una declaración conjunta de impuestos, puedan elegir no ser tratados como sociedad colectiva para propósitos de los impuestos federales. Una empresa conjunta calificada ejerce una ocupación u opera un negocio donde:

Los únicos miembros de la empresa conjunta son los cónyuges que presentan una declaración conjunta de impuestos sobre los ingresos,

Ambos cónyuges participan de manera considerable (vea Participación sustancial en las instrucciones para la línea G en las Instrucciones para el Anexo C (Formulario 1040)) en la ocupación o negocio (la simple propiedad conjunta no es suficiente),

Ambos cónyuges eligen no ser tratados como sociedad colectiva y

El negocio es copropiedad de ambos cónyuges y no está a nombre de una entidad de derecho estatal, como una sociedad colectiva o una compañía de responsalbilidad limitada (LLC, por sus siglas en inglés).

Para hacer la elección, todos los elementos de ingreso, ganancia, pérdida, deducción y crédito tienen que dividirse entre los cónyuges, de acuerdo al interés de cada cónyuge en la empresa conjunta, y ser declaradas por éstos como dueños únicos de un negocio en un Anexo C (Formulario 1040) o Anexo F (Formulario 1040) por separado. Cada cónyuge también tiene que presentar un Anexo SE (Formulario 1040) por separado para pagar los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia, según corresponda. Vea las Instrucciones para el Formulario 1040-SS para la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico.

Los cónyuges que utilizan las reglas para empresas conjuntas calificadas son tratados como dueños únicos de un negocio para efectos de los impuestos federales y por lo general no necesitan un EIN. Si la empresa conjunta calificada adeuda impuestos sobre la nómina, cualquiera de los cónyuges puede declarar y pagar los impuestos sobre la nómina adeudados sobre los salarios pagados a los empleados usando el EIN del negocio por cuenta propia de ese cónyuge. Por lo general, presentar declaraciones como una empresa conjunta calificada no aumenta el impuesto adeudado total en la declaración de impuestos conjunta. Sin embargo, le proporciona a cada cónyuge un crédito por las ganancias del Seguro Social en las que se basan los beneficios de jubilación y por la cobertura de Medicare sin presentar una declaración de la sociedad colectiva.

Nota: Si su cónyuge es su empleado y no su socio, vea Cónyuge empleado por el otro cónyuge en el apartado 3.

Para más información sobre empresas conjuntas calificadas, acceda a IRS.gov/QJV.

Excepción: ingresos de la comunidad conyugal.

Si usted y su cónyuge son dueños en su totalidad de un negocio no incorporado que es un bien ganancial en conformidad con las leyes de bienes gananciales de un estado, país extranjero o territorio de los EE. UU., puede tratar el negocio como negocio de dueño único o sociedad colectiva. Es posible que todavía pueda hacer una elección para ser gravado como una empresa conjunta calificada en lugar de una sociedad colectiva. Vea Excepción: Empresa conjunta calificada, anteriormente en este apartado.

3. Empleados Que Son Familia

Hijos empleados por los padres.

Los pagos por servicios de un hijo menor de 18 años de edad que trabaja para sus padres en una ocupación o negocio no están sujetos al impuesto del Seguro Social y del Medicare si la ocupación o negocio es un negocio por cuenta propia o una sociedad colectiva en la cual cada socio es el padre del hijo. Si estos pagos son por trabajo que no es de la ocupación o negocio, como el trabajo doméstico en el domicilio particular de los padres, no están sujetos al impuesto del Seguro Social y del Medicare hasta que el hijo alcance los 21 años de edad. Sin embargo, vea Servicios cubiertos de un hijo o cónyuge, más adelante. Los pagos por servicios de un hijo menor de 21 años de edad que trabaja para sus padres en una ocupación o negocio no están sujetos al impuesto FUTA. Los pagos por servicios de un hijo de cualquier edad que trabaje para sus padres están generalmente sujetos a la retención de los impuestos sobre el ingreso, a menos que los pagos sean por trabajo doméstico en el domicilio de sus padres, o a menos que los pagos sean por trabajo que no es de la ocupación o negocio y sean menos de $50 en el trimestre o el hijo no esté empleado regularmente para hacer ese trabajo.

Cónyuge empleado por el otro cónyuge.

Los salarios por servicios a un individuo que trabaja para su cónyuge en una ocupación o negocio están sujetos a la retención del impuesto sobre el ingreso y los impuestos del Seguro Social y del Medicare, pero no al impuesto FUTA. Sin embargo, los pagos por servicios de un cónyuge empleado por otro por trabajo que no es de la ocupación o negocio, tal como trabajo doméstico en un domicilio particular, no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.

Servicios cubiertos de un hijo o cónyuge.

Los salarios por servicios prestados por un hijo o cónyuge están sujetos a la retención del impuesto sobre el ingreso así como a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si trabajan para:

Una sociedad anónima, aun si está controlada por el padre del hijo o el cónyuge del individuo;

Una sociedad colectiva, aun si el padre del hijo es un socio, a menos que cada socio sea padre del hijo;

Una sociedad colectiva, aun si el cónyuge del individuo es un socio, o

Un caudal hereditario, aun si es el caudal hereditario de un padre fallecido.

En estas situaciones, el hijo o cónyuge se considera que trabaja para la sociedad anónima, la sociedad colectiva o el caudal hereditario, no para usted.

Padre que presta servicios para su hijo.

Cuando el empleador es un hijo que emplea a su padre, las siguientes reglas aplican:

Los pagos por servicios al padre en la ocupación o negocio del hijo (del empleador) están sujetos a la retención del impuesto sobre el ingreso, los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Los pagos por servicios al padre que no sean en la ocupación o negocio del hijo (del empleador) generalmente no están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

PrecauciónLos impuestos del Seguro Social y del Medicare corresponden a los pagos efectuados a un padre por servicios domésticos si todo lo siguiente aplica:

El padre es empleado por su hijo (el empleador).

El empleador tiene un hijo o hijastro (incluyendo un hijo adoptivo) viviendo en su hogar.

El empleador es un cónyuge sobreviviente, divorciado y no se ha vuelto a casar, o vive con un cónyuge que, por una condición física o mental, no puede cuidar de su hijo o hijastro por al menos 4 semanas consecutivas en el trimestre natural en el cual se presta el servicio.

El hijo o hijastro del empleador es menor de 18 años de edad o, debido a una condición mental o física, requiere del cuidado personal de un adulto por al menos 4 semanas consecutivas en el trimestre natural en el cual se presta el servicio.

Los pagos efectuados a un padre empleado por su hijo no están sujetos al impuesto FUTA, sin importar la clase de servicios prestados.

4. Número de Seguro Social (SSN) del Empleado

Se le requiere obtener el nombre y el SSN de cada empleado e incluirlos en el Formulario W-2. El SSN de un empleado consta de nueve dígitos, organizados de la manera siguiente: 000﻿-﻿00﻿-﻿0000. Este requisito también aplica a empleados extranjeros residentes y a extranjeros no residentes. Le debe solicitar a su empleado que le muestre su tarjeta de Seguro Social, pero el empleado no está obligado a mostrar la tarjeta si no está disponible. Sin embargo, si un empleado no puede facilitarle su tarjeta de Seguro Social, usted debe verificar su SSN y su elegibilidad para empleo como se discute más adelante en esta sección bajo Verificación de SSN.

No acepte una tarjeta de Seguro Social que indique “Not Valid for Employment” (No es válida para trabajar). Una tarjeta con esta leyenda no permite empleo.

Usted puede, pero no está obligado a, fotocopiar la tarjeta de Seguro Social si el empleado se la muestra. Si usted no provee el nombre y SSN correctos del empleado en el Formulario W-2, usted puede adeudar una multa, a menos que tenga una causa razonable. Vea la Publicación 1586, Reasonable Cause Regulations & Requirements for Missing and Incorrect Name/TINs (Reglamentación y requisitos de causa razonable sobre nombres/ números de identificación del contribuyente que faltan o están incorrectos), para información sobre el requisito de solicitar el SSN del empleado.

En muchos casos, un reemplazo de la tarjeta de Seguro Social puede ser solicitado en línea sin visitar la oficina de la SSA. En algunos casos, una solicitud de un SSN también se puede comenzar en línea antes de visitar una oficina de la SSA. Para más información, acceda a SSA.gov/number-card.

Cómo solicitar una tarjeta de Seguro Social.

Cualquier empleado que tiene el derecho legal de trabajar en los Estados Unidos y no tiene una tarjeta de Seguro Social puede solicitar una completando el Formulario SS-5, Solicitud para una tarjeta de Seguro Social, y enviar la documentación necesaria. Puede obtener el Formulario SS-5 accediendo al sitio web de la SSA en SSA.gov/forms/ss-5sp.pdf, en las oficinas de la SSA o llamando al 800﻿-﻿772﻿-﻿1213 o al 800﻿-﻿325﻿-﻿0778 si es usuario de equipo TDD/TTY. El empleado tiene que completar y firmar el Formulario SS-5; el empleador no lo puede presentar. Si el empleado ha superado su límite anual y de por vida para el número de tarjetas de reemplazo permitidos, se le puede pedir que proporcione una carta para acompañar al Formulario SS-5.

Dónde obtener y presentar el Formulario SS-5 en los territorios de los Estados Unidos.

A continuación aparece una lista de las oficinas de la SSA de los EE. UU. ubicadas en los territorios de los Estados Unidos.

American Samoa

Centennial Building 3rd Floor, Suite 302

1 Utulei Rd

Pago Pago, AS 96799

Guam

Suite 155

770 East Sunset Blvd

Barrigada, GU 96913

Commonwealth of the Northern Mariana Islands

MH II Building, Suite 201

Marina Heights Business Park

Saipan, MP 96950

U.S. Virgin Islands

1st Floor, Suite 14

8000 Nisky Shopping CT

St. Thomas, VI 00802

Información adicional está disponible en la página del Social Security Office Locator (Localizador de Oficinas del Seguro Social) en secure.ssa.gov/ICON. Acceda también a este sitio web y escriba su código postal (ZIP code) para encontrar su oficina de la SSA más cercana en Puerto Rico.

Cómo solicitar un SSN.

Si presenta el Formulario W-2 en papel y su empleado solicitó un SSN pero aun no lo tiene cuando usted tiene que presentar el Formulario W-2, anote “Applied For” (Solicitado) en el formulario. Si presenta electrónicamente, anote todos los ceros (000﻿-﻿00﻿-﻿0000 si crea los formularios en línea o 000000000 si sube un archivo) en el campo donde corresponde el SSN. Cuando el empleado reciba su SSN, presente la Copia A del Formulario W-2c, Corrected Wage and Tax Statement (Comprobante de salarios y retención de impuestos corregido), ante la SSA para incluir el SSN del empleado. Entregue las Copias B, C y 2 del Formulario W-2c al empleado. Se pueden presentar hasta 25 Formularios W-2c por cada Formulario W-3c, Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements (Transmisión de comprobantes de salarios y retención corregidos) por sesión en línea sin límite en el número de sesiones. Para más información, acceda a la página web de la SSA, Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para el empleador sobre la presentación del Formulario W-2) en SSA.gov/employer. Aconseje a su empleado que corrija el SSN en su Formulario W-2 original.

Registre correctamente el nombre y el SSN del empleado.

Registre el nombre y el SSN de cada empleado, tal como aparecen en la tarjeta de Seguro Social del empleado. Si el nombre del empleado no es el correcto como se muestra en la tarjeta (por ejemplo, debido a matrimonio o divorcio), el empleado debe solicitar una tarjeta actualizada de la SSA. Continúe declarando los salarios del empleado con el nombre anterior hasta que el empleado le muestre la tarjeta de Seguro Social actualizada con el nombre corregido.

Si la SSA emite una tarjeta actualizada al empleado después de un cambio de nombre o una nueva tarjeta con un SSN diferente después de un cambio en su condición de empleo como extranjero, presente un Formulario W-2c para corregir el nombre/SSN declarados en el Formulario W-2 que más recientemente haya presentado. No es necesario corregir otros años si el nombre y número anteriores se utilizaron durante años anteriores al Formulario W-2 más reciente.

Número de identificación personal del contribuyente del IRS (ITIN) para extranjeros.

No acepte un ITIN en lugar de un SSN para identificar a un empleado, ni para otros propósitos del trabajo. El ITIN es sólo para extranjeros residentes y no residentes que no son elegibles para trabajar en los EE. UU. y necesitan identificación para otros propósitos tributarios. Puede identificar un ITIN porque éste consta de nueve dígitos; comienza con el número “9”; contiene los números del “50” al “65”, “70” al “88”, “90” al “92” y “94” al “99” en la cuarta y quinta posición de la serie de dígitos; y tiene el mismo formato que el SSN (por ejemplo, 9NN-7N-NNNN). Para más información sobre los ITIN, vea las Instrucciones para el Formulario W-7 o acceda a IRS.gov/ITIN y pulse sobre Español.

PrecauciónUn individuo con un ITIN que luego sea elegible para trabajar en los Estados Unidos tiene que obtener un SSN. Si el individuo actualmente es elegible para trabajar en los Estados Unidos, indíquele que solicite un SSN y siga las instrucciones bajo Cómo solicitar un SSN, anteriormente en este apartado. No utilice un ITIN en lugar de un SSN en el Formulario W-2.

Verificación de SSN.

Los empleadores y los agentes declarantes autorizados pueden utilizar el Servicio de verificación de números de Seguro Social (Social Security Number Verification Service o SSNVS, por sus siglas en inglés) para verificar inmediatamente que el nombre de un empleado coincida con un número de Seguro Social de hasta 10 nombres y números de Seguro Social (por pantalla) en una sesión o enviar un archivo electrónico de hasta 250,000 nombres y números de Seguro Social y, por lo general, recibir los resultados el próximo día laborable. Para más información, acceda a SSA.gov/employer/ssnv.htm. Una persona puede tener un SSN válido pero no estar autorizada para trabajar en los Estados Unidos. Los empleadores pueden utilizar E-Verify en E-Verify.gov para confirmar la elegibilidad de empleo de sus empleados recién contratados.

Cómo acceder al SSNVS.

El BSO de la SSA se utiliza para obtener acceso al SSNVS. Los usuarios de BSO necesitarán una cuenta en línea del Seguro Social. Puede utilizar su cuenta personal my Social Security (mi Seguro Social) creada antes del 18 de septiembre de 2021 o una credencial existente de Login.gov o ID.me. Si no tiene una cuenta en línea del Seguro Social, o una credencial de Login.gov o ID.me necesitará crear una. Para información adicional acceda al sitio web de la SSA en SSA.gov/BSO.

5. Salarios y Otra Compensación

Los salarios sujetos a los impuestos federales sobre la nómina por lo general incluyen todo pago que usted le proporciona a un empleado por servicios prestados. El pago puede ser en efectivo u otra forma de pago. Este incluye salarios, indemnizaciones por vacaciones, bonificaciones, comisiones y prestaciones suplementarias tributables. No importa cómo se midan o se efectúen los pagos. Las cantidades que un empleador le paga como una bonificación por firmar o ratificar del contrato en conexión con el establecimiento de una relación empleador-empleado y una cantidad pagada a un empleado por la cancelación de un contrato de trabajo y la renuncia a los derechos contractuales son salarios sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA y a la retención del impuesto sobre el ingreso. Además, la compensación pagada a un exempleado por servicios prestados mientras todavía estaba empleado, son salarios sujetos a los impuestos sobre la nómina.

Salarios en efectivo pagados a trabajadores agropecuarios.

Los salarios en efectivo que le paga a los trabajadores agropecuarios por lo general están sujetos al impuesto del Seguro Social y al impuesto del Medicare. Puede que usted esté requerido a retener, depositar y declarar el Impuesto Adicional del Medicare. Vea el apartado 9 para más información. Si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, también están sujetos a la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Usted es responsable del pago de estos impuestos al gobierno federal los haya cobrado usted o no de sus empleados. Si, por ejemplo, si retiene menos del impuesto correcto del salario de un empleado, usted aun será responsable de la cantidad total. Usted también puede ser responsable del impuesto FUTA, el cual no es retenido por usted o pagado por el empleado. El impuesto FUTA se discute en el apartado 14. Los salarios en efectivo incluyen cheques, giros y todo tipo de dinero o efectivo.

Información adicional.

Vea el apartado 6 para una discusión sobre propinas y el apartado 7 para una discusión sobre salarios suplementarios. También vea el apartado 15 para excepciones a las reglas generales para salarios. La Publicación 15-A provee información adicional sobre salarios incluyendo la compensación diferida no calificada y otra compensación. La Publicación 15-B provee información sobre otras formas de compensación, incluyendo:

Beneficios de accidentes y salud,

Premios por mérito,

Ayuda para la adopción,

Instalaciones deportivas,

Beneficios de minimis (mínimos),

Ayuda para el cuidado de dependientes,

Ayuda educativa,

Descuentos de empleados,

Opciones sobre acciones para empleados,

Teléfonos celulares proporcionados por el empleador,

Cobertura de seguro de vida a término,

Cuentas de ahorros de salud,

Alojamiento en los locales de su negocio,

Comidas,

Servicios sin costo adicional,

Servicios de planificación de retiro,

Beneficios de transporte (viajes pendulares),

Reducción de la matrícula y

Beneficios de las condiciones de trabajo.

Salarios en especie, incluyendo salarios de mercancías, pagados a los trabajadores agropecuarios.

Los salarios en especie incluyen comida, alojamiento, ropa, pases de transporte, productos agropecuarios u otros bienes o productos. Los salarios en especie pagados a los trabajadores agropecuarios, incluyendo los salarios de mercancías, no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, a los impuestos del Medicare o a la retención del impuesto sobre el ingreso. Sin embargo, usted y su empleado pueden estar de acuerdo en retener el impuesto federal sobre el ingreso de los salarios en especie.

Los salarios en especie, incluyendo los salarios de productos, se tratan como salarios en efectivo si el contenido de la transacción es un pago en efectivo. Los salarios en especie tratados como salarios en efectivo están sujetos a los impuestos del Seguro Social, a los impuestos del Medicare y a la retención del impuesto federal sobre el ingreso.

Declare el valor de los salarios en especie en la casilla 1 del Formulario W-2 (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR) junto con los salarios en efectivo. Los salarios en especie pagados por el trabajo agropecuario están sujetos a la retención del impuesto federal sobre el ingreso a menos que una exclusión específica le aplique. No incluya los salarios en especie en la casilla 3 o 5 del Formulario W-2 (la casilla 20 o 22 del Formulario 499R-2/W-2PR), a menos que el contenido de la transacción sea un pago en efectivo y que se estén tratando como salarios en efectivo.

Aparceros.

Usted no tiene que retener o pagar impuestos del Seguro Social o del Medicare sobre las cantidades pagadas a aparceros conforme a los acuerdos de aparcería.

Un “aparcero” que trabaja para usted no es su empleado. Sin embargo, el aparcero puede estar sujeto a los impuestos del trabajo por cuenta propia. Por lo general, la aparcería es un acuerdo por el cual ciertos productos básicos se comparten entre el granjero y el dueño (o arrendatario) del terreno. Para detalles, vea la sección 31.3121(b)(16)-1 del Reglamento.

Remuneración pagada a trabajadores agropecuarios con visa H-2A.

Declare la compensación de $600 o más pagada a trabajadores agropecuarios extranjeros que entraron al país con visa H-2A en la casilla 1 del Formulario W-2 (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR) pero no la declare como salarios del Seguro Social (en la casilla 3 del Formulario W-2 o en la casilla 20 del Formulario 499R-2/W-2PR) o como salarios del Medicare (en la casilla 5 del Formulario W-2 o en la casilla 22 del Formulario 499R-2/W-2PR) en el Formulario W-2 porque la compensación que le paga a los trabajadores por trabajo agropecuario realizado con esta visa no está sujeta a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. No marque el recuadro 13 Statutory employee (Empleado estatutario) en el Formulario W-2, ya que los trabajadores con visa H-2A no son empleados estatutarios.

Un empleador no está obligado a retener el impuesto federal sobre el ingreso de la compensación pagada a trabajadores que poseen una visa H-2A por un trabajo agropecuario realizado en relación con este tipo de visa pero puede retenerlo si el trabajador le pide que realice la retención y el empleado está de acuerdo. En este caso, el empleado le tiene que proveer un Formulario W-4 completado. El impuesto federal sobre el ingreso retenido debe declararse en la casilla 2 del Formulario W-2.

Estas reglas de declaración corresponden cuando el trabajador con una visa H-2A facilita su número de identificación del contribuyente (TIN, por sus siglas en inglés) al empleador. Si el trabajador con visa H-2A no le facilita un TIN y el total de salarios anuales pagados al trabajador que posee la visa H-2A son al menos $600, el empleador está requerido a realizar la retención adicional de impuesto. Vea las Instrucciones para los Formularios 1099-MISC y 1099-NEC y las Instrucciones para el Formulario 945.

Para más información sobre trabajadores agropecuarios extranjeros con visa H-2A, acceda a IRS.gov/H2A y pulse sobre Español.

Reembolsos de los gastos de sus empleados.

Un acuerdo de reembolso o subsidio es un sistema mediante el cual usted paga los anticipos, reembolsos y cargos por los gastos de negocio de sus empleados. La forma de declarar la cantidad de un reembolso o asignación depende de si tiene un plan con rendición de cuentas o un plan sin rendición de cuentas. Si un solo pago incluye tanto el pago de salarios como el reembolso de gastos, tiene que especificar la cantidad del reembolso.

Estas reglas se aplican a todos los gastos comerciales ordinarios y necesarios de los empleados.

Plan con rendición de cuentas.

Para ser un plan con rendición de cuentas, su acuerdo de reembolso o asignación tiene que requerir que sus empleados cumplan con las siguientes tres reglas:

Tienen que haber pagado o incurrido en gastos permitidos mientras prestaban servicios como sus empleados. El reembolso o anticipo tiene que ser el pago de los gastos y no puede ser una cantidad que de otra manera se le habría pagado al empleado como salario.

Tienen que justificar estos gastos en un plazo razonable.

Tienen que devolver cualquier cantidad que exceda los gastos justificados dentro de un período de tiempo razonable.

Las cantidades pagadas conforme a un plan con rendición de cuentas no son salarios y no están sujetas a los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.

Si los gastos cubiertos por este acuerdo no están justificados (o las cantidades que exceden los gastos justificados no se devuelven dentro de un período de tiempo razonable), la cantidad pagada conforme al acuerdo que excede de los gastos justificados se trata como pagada bajo un plan sin rendición de cuentas. Esta cantidad está sujeta a los impuestos sobre ingresos, los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA para el primer período de nómina después del final del período razonable.

Un período de tiempo razonable depende de los hechos y circunstancias. En general, se considera razonable si sus empleados reciben sus anticipos dentro de 30 días del tiempo posteriores al momento en que pagan o incurren en los gastos, rinden cuentas adecuadamente de los gastos en un plazo de 60 días después de que los gastos fueron pagados o incurridos y devuelven toda cantidad en exceso de los gastos dentro de los 120 días después de que los gastos fueron pagados o incurridos. Alternativamente, se considera razonable si provee a sus empleados un estado de cuenta periódico (al menos trimestralmente) que les pida que devuelvan o rindan cuentas adecuadamente de las cantidades pendientes y lo hacen en un plazo de 120 días.

Plan sin rendición de cuentas.

Los pagos a su empleado por gastos de viaje y otros gastos necesarios de su negocio conforme a un plan sin rendición de cuentas son salarios y son tratados como salarios suplementarios y están sujetos a los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Sus pagos son tratados como pagados conforme a un plan sin rendición de cuentas si:

Su empleado no está obligado o no justifica a tiempo esos gastos con recibos u otra documentación,

Usted anticipa una cantidad a su empleado para gastos de negocio y su empleado no está obligado a devolver a tiempo o no devuelve a tiempo cualquier cantidad no utilizada para gastos de negocio,

Usted anticipa o paga una cantidad a su empleado independientemente de si usted razonablemente espera que el empleado tenga gastos de negocio relacionados a su negocio o

Usted paga una cantidad como un reembolso que, de otra manera, hubiera pagado como salarios.

Vea el apartado 7 para más información sobre salarios suplementarios.

Dieta u otras asignaciones fijas.

Usted puede reembolsar a sus empleados los días de viaje, el millaje u otra asignación fija conforme al procedimiento administrativo tributario correspondiente. En estos casos, se considera que su empleado le rindió cuentas a usted si su reembolso no excede las tasas establecidas por el gobierno federal. La tasa de millaje estándar para los gastos de vehículo se provee en la Publicación 15-B.

Las tasas gubernamentales de dietas para comidas y alojamiento en los Estados Unidos continentales se pueden encontrar accediendo al sitio web de la Administración de Servicios Generales de los EE. UU. en GSA.gov/PerDiemRates. Aparte de la cantidad de estos gastos, los gastos de negocio de sus empleados tienen que ser justificados (por ejemplo, el propósito comercial del viaje o el número de millas recorridas por negocio). Para información sobre los métodos de justificación, vea la Publicación 463, Travel, Gift, and Car Expenses (Gastos de viaje, regalos y automóvil).

Si la dieta o la asignación pagada excede las cantidades justificadas, usted tiene que declarar el exceso como salarios. Esta cantidad en exceso está sujeta a la retención del impuesto sobre el ingreso y al pago de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Muestre la cantidad equivalente a la cantidad justificada (es decir, la porción no tributable) en la casilla 12 del Formulario W-2 usando el código L. Los empleadores ubicados en Puerto Rico declararán la cantidad en la casilla 12 (no se necesita código).

Salarios no pagados en dinero.

Si en el transcurso de su ocupación o negocio usted paga a sus empleados en un medio que no sea ni efectivo ni un instrumento negociable, tal como un cheque, se dice que pagó “en especie”. Los pagos en especie pueden ser en forma de bienes, comidas, alojamiento, ropas o servicios. Por lo general, el valor justo de mercado (FMV, por sus siglas en inglés) de esos pagos al momento en que se dieron están sujetos a la retención del impuesto federal sobre el ingreso, del impuesto del Seguro Social, del impuesto del Medicare y del impuesto FUTA.

Sin embargo, los pagos en especie por trabajo doméstico, trabajo agropecuario y servicios que no son parte de la ocupación o negocio del empleador, están exentos de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Retenga el impuesto sobre el ingreso sobre estos pagos sólo si usted y el empleado acuerdan hacerlo. En todo caso, los pagos que no son en efectivo por trabajo agropecuario, tales como salarios por productos básicos, son tratados como salarios en efectivo sujetos a los impuestos sobre la nómina si la base de la transacción es un pago en efectivo. Vea Salarios en especie, incluyendo salarios de mercancías, pagados a los trabajadores agropecuarios, anteriormente en este apartado, para más información.

Comidas y alojamiento.

El valor de las comidas no es ingreso tributable y no está sujeto a la retención del impuesto sobre el ingreso ni a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si las comidas se proporcionan para conveniencia del empleador y en las instalaciones del empleador. El valor del alojamiento no está sujeto a la retención del impuesto federal sobre el ingreso ni a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA si el alojamiento se proporciona para conveniencia del empleador, en las instalaciones del empleador y como una condición de empleo.

“Para conveniencia del empleador” significa que usted tiene una razón de negocio justificada para proveer comidas y alojamiento en lugar de proveer otra compensación adicional al empleado. Por ejemplo, las comidas que usted provee en el lugar de trabajo para que un empleado esté disponible para emergencias durante su hora de almuerzo generalmente se consideran para su conveniencia. Usted tiene que poder demostrar que estas llamadas de emergencia han ocurrido o se puede esperar razonablemente que ocurran y que las llamadas han dado como resultado, o que darán como resultado, que usted llame a sus empleados para que realicen sus trabajos durante su período de comida.

Ya sea que las comidas o el alojamiento se proporcionen para la conveniencia del empleador depende de todos los hechos y circunstancias. Una declaración por escrito de que las comidas o el alojamiento son para su conveniencia no es suficiente.

Requisito del 50%.

Si más del 50% de los empleados a los que se les proporciona comidas en las instalaciones comerciales de un empleador reciben éstas para la conveniencia del empleador, todas las comidas proporcionadas en las instalaciones se tratan como proporcionadas para la conveniencia del empleador. Si se cumple con este requisito del 50%, el valor de las comidas se puede excluir de los ingresos de todos los empleados y no está sujeto a la retención del impuesto federal sobre el ingreso ni a los impuestos sobre la nómina. Para más información vea la Publicación 15-B.

Planes de seguro de salud.

Si paga el costo de un plan de seguro de accidente o de salud para sus empleados, incluyendo al cónyuge y a los dependientes de un empleado, sus pagos no son salarios y no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA ni a la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Por lo general, esta exclusión también corresponde a los contratos de seguro de salud a largo plazo calificados. Sin embargo, para la retención del impuesto sobre el ingreso, el valor de los beneficios del seguro de salud tienen que incluirse en los salarios de los empleados que poseen más de un 2% de la Sociedad anónima de tipo S (accionistas del 2%). Para propósitos de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA, los beneficios del seguro de salud están excluidos de los salarios de los accionistas del 2%. Vea el Anuncio 92﻿-﻿16 para más información. Usted puede encontrar el Announcement 92﻿-﻿16 (Anuncio 92﻿-﻿16) en la página 53 del Internal Revenue Bulletin 1992﻿-﻿5) (Boletín de Impuestos Internos 1992﻿-﻿5).

Cuentas de ahorros para gastos médicos (HSA) y cuentas de ahorros médicos (Archer MSA).

Las aportaciones hechas a una cuenta HSA o Archer MSA de un empleado no están sujetas a los impuestos del Seguro Social, del Medicare o del FUTA, ni a la retención del impuesto federal sobre el ingreso si es razonable creer que al momento del pago de las aportaciones, éstas serán excluibles del ingreso del empleado. En la medida en que no sea razonable creer que serán excluibles, sus aportaciones están sujetas a estos impuestos. Las aportaciones de los empleados a sus HSA o MSA por medio de un plan de deducción de nómina tienen que incluirse en los salarios y están sujetas a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA y a la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Sin embargo, las aportaciones hechas bajo un acuerdo de reducción salarial en un plan flexible de negocios (plan cafetería) conforme a la sección 125 no son salarios ni están sujetos a los impuestos sobre la nómina ni a la retención. Para más información, vea las Instrucciones para el Formulario 8889.

Reembolos por cuidado médico.

Por lo general, los reembolsos por cuidado médico pagados por un empleado bajo un plan de reembolso médico autoasegurado de un empleador no son salarios y no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA ni a la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Vea la Publicación 15-B para una regla sobre la inclusión de ciertos reembolsos en el ingreso bruto de las personas altamente remuneradas.

Pagos de salario diferencial.

Los pagos de salario diferencial se definen como cualquier pago que le haya hecho un empleador y que corresponda a cualquier período de más de 30 días durante el cual preste servicio activo como miembro de los servicios uniformados y representan todos, o una parte de los salarios que el individuo hubiera recibido del empleador si el individuo hubiera prestado servicios para el empleador.

Los pagos de salario diferencial son salarios y están sujetos a la retención del impuesto federal sobre los ingresos pero no están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Los empleadores deben declarar los pagos de salario diferencial en la casilla 1 del Formulario W-2 (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR). Para más información sobre el tratamiento tributario de los pagos de salario diferencial, vea el Revenue Ruling 2009﻿-﻿11 (Resolución Administrativa Tributaria 2009﻿-﻿11) que se encuentra en la página 896 del Internal Revenue Bulletin 2009﻿-﻿18 (Boletín de Impuestos Internos 2009﻿-﻿18)), disponible en IRS.gov/irb/2009﻿-﻿18_IRB#RR-2009﻿-﻿11.

Prestaciones suplementarias.

Por lo general usted tiene que incluir las prestaciones suplementarias en el salario de un empleado (pero vea Prestaciones suplementarias no tributables a continuación). Las prestaciones están sujetas a la retención del impuesto sobre el ingreso y a los impuestos sobre la nómina. Las prestaciones suplementarias incluyen automóviles que proporcione; vuelos en aviones que usted proporciona, vuelos comerciales libre de costo o con valor de descuento, vacaciones, descuentos en propiedades o servicios, afiliaciones a un club de campo u otros clubes sociales y boletos para eventos deportivos o entretenimiento. En general, la cantidad que usted tiene que incluir es la cantidad por la que el FMV de la prestación excede la suma de lo que el empleado pagó por éste más cualquier cantidad excluida por ley. Existen otras reglas especiales que usted y sus empleados pueden utilizar para valorar ciertas prestaciones suplementarias. Vea la Publicación 15-B para más información.

Prestaciones suplementarias no tributables.

Algunas prestaciones suplementarias no son tributables (o tributan al mínimo) si se cumple con ciertas condiciones. Vea la Publicación 15-B para detalles. Los siguientes son ejemplos de prestaciones suplementarias no tributables:

Servicios proporcionados a sus empleados sin costo adicional para usted.

Descuentos para empleados calificados.

Condiciones de trabajo suplementarias que son propiedad o servicios que pudiesen haber sido permitidas como gastos de negocio o gastos de depreciación para el empleado si éste hubiese pagado por éstos. Los ejemplos incluyen un vehículo corporativo para uso de negocio y suscripciones a revistas de negocio.

Ciertos suplementos de valor mínimo (incluyendo un viaje ocasional en taxi cuando un empleado tiene que trabajar horas extras y comidas que usted provee para sus empleados si las comidas no se proporcionan por debajo del costo).

Transportación calificada suplementaria sujeta a unas condiciones específicas y limitaciones de dólares (incluyendo la transportación en un vehículo de transporte público, tarjeta de transporte y estacionamiento calificado).

El uso de instalaciones deportivas en las instalaciones operadas por usted si sustancialmente todo el uso es por los empleados, sus cónyuges y sus hijos dependientes.

Reducción de matrícula calificada que una institución educativa le provee a sus empleados. Para más información, vea la Publicación 970, Tax Benefits for Education (Beneficios tributarios por estudios).

Teléfonos celulares proporcionados por el empleador proporcionados principalmente por una razón de negocio no compensatoria.

Sin embargo, no excluya las siguientes prestaciones suplementarias de los salarios de los empleados altamente compensados, a menos que las prestaciones estén disponible para otros empleados sobre una base no discriminatoria.

Servicios sin costo adicional.

Descuentos a empleados calificados.

Comidas proporcionadas en una instalación de comida operada por el empleador.

Matrícula reducida para educación.

Para información adicional, incluyendo la definición de un empleado altamente compensado, vea la Publicación 15-B.

Cuando las prestaciones suplementarias tributables se tratan como pagadas.

Usted puede optar por tratar ciertas prestaciones suplementarias tributables en especie como pagadas por el período de pago, por el trimestre o cualquier otra base que elija, siempre y cuando trate las prestaciones como pagadas al menos una vez al año. Usted no tiene que hacer una elección formal de las fechas de pago ni notificar al IRS de las fechas que seleccione. Usted no tiene que hacer esta elección para todos los empleados. Usted puede cambiar los métodos con la frecuencia que desee siempre y cuando usted considere todas las prestaciones proporcionadas en un año natural como pagadas para el 31 de diciembre del mismo año natural. Vea el apartado 4 de la Publicación 15-B para más información, incluyendo un análisis de la regla especial de contabilidad para las prestaciones suplementarias proporcionadas durante noviembre y diciembre.

Valoración de las prestaciones suplementarias.

Por lo general, usted tiene que determinar el valor de las prestaciones suplementarias a más tardar el 31 de enero del próximo año. Antes del 31 de enero, usted puede estimar razonablemente el valor de las prestaciones suplementarias para propósitos de retención y de depósitos a tiempo.

Retención del impuesto federal sobre el ingreso sobre las prestaciones suplementarias.

Usted puede sumar el valor de las prestaciones suplementarias a los salarios regulares para un período de nómina y calcular los impuestos retenidos sobre el total, o puede retener el impuesto federal sobre los ingresos sobre el valor de las prestaciones suplementarias a la tasa salarial fija opcional del 22%. Sin embargo, vea Retención de salarios suplementarios cuando un empleado recibe más de $1 millón en salarios suplementarios en el año natural en el apartado 7.

Usted puede optar por no retener el impuesto sobre el ingreso sobre el valor del vehículo que usted le proveyó al empleado para su uso personal. Usted puede, sin embargo, retener el impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare sobre el uso del vehículo. Vea la Publicación 15-B para más información sobre esta elección.

Retención del impuesto del Seguro Social y del Medicare sobre las prestaciones suplementarias.

Usted puede sumar el valor de las prestaciones suplementarias a los salarios regulares durante un período de nómina y calcular los impuestos del Seguro Social y del Medicare en el total.

Si retiene menos de la cantidad requerida de impuestos del Seguro Social y del Medicare del empleado durante en un año natural, pero declara y paga la cantidad adecuada, puede recuperar los impuestos del empleado. Vea la Publicación 15-B para más información.

Cómo depositar los impuestos sobre las prestaciones suplementarias.

Una vez que elija cuándo se pagan las prestaciones suplementarias, tiene que depositar los impuestos en el mismo período de depósito en el que trata las prestaciones suplementarias como pagadas. Para evitar una multa, deposite los impuestos siguiendo las siguientes reglas generales de depósito para ese período de depósito.

Si usted determina para el 31 de enero que sobreestimó el valor de una prestación suplementaria en el momento en que lo retuvo y depositó, usted puede reclamar un reembolso por el sobrepago o hacer que se aplique a su próxima declaración de impuestos sobre la nómina. Vea Valoración de las prestaciones suplementarias, anteriormente en este apartado. Si usted subestimó el valor y depositó de menos, usted puede estar sujeto a la multa por no depositar (FTD, por sus siglas en inglés). Vea el apartado 11 para información sobre las multas por los depósitos.

Si usted depositó la cantidad requerida de impuestos pero retuvo una cantidad menor del empleado, usted puede recuperar del empleado los impuestos del Seguro Social, del Medicare o el impuesto sobre el ingreso depositado en su nombre e incluirlos en el Formulario W-2 del empleado. Sin embargo, tiene que recuperar los impuestos sobre el ingreso antes del 1 de abril del siguiente año.

Pago retroactivo.

Los pagos retroactivos, incluyendo los aumentos salariales retroactivos (pero no las cantidades pagadas como daños y perjuicios), se gravan como salarios ordinarios en el año en que se pagan. Para información sobre cómo declarar el pago retroactivo a la SSA, vea la Publicación 957, Reporting Back Pay and Special Wage Payments to the Social Security Administration (Cómo declarar salarios atrasados y pagos especiales de salarios a la Administración del Seguro Social).

Compensación por enfermedad.

Por regla general, la compensación por enfermedad es toda cantidad que usted paga conforme a un plan a un empleado que no puede trabajar debido a una enfermedad o lesión. Estas cantidades a veces son pagadas por un tercero, como una compañía de seguros o un fideicomiso de empleados. En cualquier caso, estos pagos están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Estos impuestos no se aplican a la compensación por enfermedad pagada más de 6 meses naturales después del último mes natural en que el empleado trabajó para el empleador. Los pagos siempre están sujetos al impuesto federal sobre el ingreso. Vea el apartado 6 de la Publicación 15-A para más información.

Servicios de protección de identidad.

El valor de los servicios de protección de identidad proporcionados a un empleado por el empleador no está incluido en el ingreso bruto del empleado y no necesariamente tiene que declararse en una declaración informativa (como el Formulario W-2) presentado para un empleado. Esto incluye los servicios de protección de identidad proporcionados antes de que ocurra una filtración de datos. Esta excepción no aplica a efectivo recibido en lugar de servicios de protección de identidad o ingresos recibidos bajo una póliza de seguro contra robo de identidad. Para más información, vea el Announcement 2015﻿-﻿22 (Anuncio 2015﻿-﻿22) que se encuentra en la página 288 del Internal Revenue Bulletin 2015﻿-﻿35 (Boletín de Impuestos Internos 2015﻿-﻿35), disponible en IRS.gov/irb/2015﻿-﻿35_IRB#ANN-2015﻿-﻿22; y el Announcement 2016﻿-﻿02 (Anuncio 2016﻿-﻿02) que se encuentra en la página 283 del Internal Revenue Bulletin 2016﻿-﻿3 (Boletín de Impuestos Internos 2016﻿-﻿03), disponible en IRS.gov/irb/2016﻿-﻿03_IRB#ANN-2016﻿-﻿02.

6. Propinas

Se le permite establecer un sistema de declaración electrónica de propinas para sus empleados. Vea la sección 31.6053﻿-﻿1(d) del Reglamento para más detalles.

Las propinas en efectivo que sus empleados reciban de los clientes por lo general están sujetas a la retención del impuesto. Su empleado tiene que declararle las propinas en efectivo para el día 10 del mes siguiente después del mes en que se reciben las propinas. Las propinas en efectivo incluyen propinas pagadas en efectivo, cheque, tarjeta de débito y tarjeta de crédito. El informe debe incluir también las propinas que pagó al empleado por clientes que las cargan a sus tarjetas, las propinas que los empleados recibieron directamente de los clientes y propinas recibidas de otros empleados conforme a cualquier acuerdo de propinas compartidas. Tanto los empleados que reciben propinas directamente como los que las reciben indirectamente tienen que declararle las propinas. No se requiere ningún informe si el total de las propinas recibidas en un mes es menos de $20. Si usted no le provee a sus empleados un método específico para declarar las propinas (por ejemplo, un sistema electrónico de declaración de propinas), sus empleados tienen que entregarle un documento para declararle las propinas. La declaración tiene que estar firmada y fechada por el empleado y tiene que incluir:

El nombre, la dirección y el SSN del empleado;

El nombre y la dirección de usted;

El mes y el año (o las fechas de inicio y finalización, si la declaración es por un período de menos de 1 mes natural) que cubre el informe; y

El total de las propinas recibidas durante el mes o período.

Puede sugerirle a sus empleados ver la Publicación 531, Reporting Tip Income (Cómo declarar los ingresos de propinas).

Cómo recaudar los impuestos sobre las propinas.

Usted tiene que recaudar el impuesto federal sobre el ingreso, el impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare sobre el total de las propinas de los empleados. Las reglas que corresponden a la retención de la parte correspondiente al empleado del impuesto del Medicare sobre las propinas también corresponden a la retención del Impuesto Adicional del Medicare una vez que los salarios y las propinas excedan de $200,000 en el año natural.

Puede recaudar estos impuestos de los salarios (excluyendo las propinas) o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición. Vea Las propinas que se tratan como salarios suplementarios en el apartado 7 para más información. Deje de retener el impuesto del Seguro Social de los salarios y propinas de los empleados cuando el total de los mismos alcance $176,100 para 2025; recaude el impuesto sobre el ingreso y el impuesto del Medicare para todo el año sobre todos los salarios y propinas. Usted es responsable de la parte del impuesto del Seguro Social correspondiente al empleador hasta que el total del salario pagado a cada empleado, incluyendo propinas, llegue al máximo establecido para el año. Usted es responsable del impuesto del Medicare correspondiente al empleador para todo el año sobre todos salarios y propinas. Se considera que las propinas se pagan en el momento en que el empleado se las declara. Deposite los impuestos sobre las propinas según su itinerario de depósito, como se describe en el apartado 11. Presente el Formulario 941 o el Formulario 944 para declarar la retención y los impuestos sobre la nómina sobre las propinas.

Regla de disposición.

Si, para el día 10 del siguiente mes después del mes para el cual recibió un informe de un empleado sobre las propinas, no tiene suficientes fondos del empleado disponibles para deducir el impuesto del empleado, ya no tiene que recaudarlo. Si no hay suficientes fondos disponibles, retenga los impuestos en el siguiente orden:

Retenga sobre salarios regulares y otra compensación.

Retenga los impuestos del Seguro Social y del Medicare sobre las propinas.

Retenga el impuesto sobre el ingreso sobre las propinas.

Cómo declarar las propinas.

Declare las propinas y cualquier cantidad de los impuestos del Seguro Social y del Medicare recaudados o no recaudados en el Formulario W-2 (Formulario 499R-2/W-2PR para empleadores ubicados en Puerto Rico), y en las líneas 5b, 5c y, si corresponde, 5d del Formulario 941 (en las líneas 4b, 4c y, si corresponde, 4d del Formulario 944). Declare un ajuste negativo en la línea 9 del Formulario 941 (en la línea 6 del Formulario 944) para los impuestos no recaudados del Seguro Social y del Medicare. Anote la cantidad de los impuestos no recaudados del Seguro Social y del Medicare en la casilla 12 del Formulario W-2 con los códigos A y B, respectivamente. En el Formulario 499R-2/W-2PR, anote la cantidad no recaudada del impuesto del Seguro Social y del Medicare en las casillas 25 y 26, respectivamente. No incluya en la casilla 12 del Formulario W-2 el Impuesto Adicional del Medicare que no pudo recaudar. Para información adicional sobre cómo declarar las propinas, vea el apartado 13 y las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3). Los empleadores ubicados en Puerto Rico, vean las Instrucciones para el Formulario W-3 (PR) y W-3C (PR).

La Revenue Ruling 2012﻿-﻿18 (Resolución Administrativa Tributaria 2012﻿-﻿18), provee pautas a empleadores sobre los impuestos del Seguro Social y del Medicare que se gravan sobre las propinas, incluyendo información sobre cómo se declara la parte correspondiente al empleador de los impuestos del Seguro Social y del Medicare conforme a la sección 3121(q), la diferencia entre las propinas y los cargos administrativos y el crédito conforme a la sección 45B. Vea la Revenue Ruling 2012﻿-﻿18 (Resolución Administrativa Tributaria 2012﻿-﻿18) que se encuentra en la página 1032 del Internal Revenue Bulletin 2012﻿-﻿26 (Boletín de Impuestos Internos 2012﻿-﻿26), disponible en IRS.gov/irb/2012﻿-﻿26_IRB#RR-2012﻿-﻿18.

Impuesto FUTA sobre propinas.

Si un empleado le declara por escrito $20 o más en propinas en un mes, las propinas están también sujetas al impuesto FUTA.

Propinas asignadas.

Si usted opera un establecimiento grande de comida o bebidas, usted tiene que declarar las propinas asignadas en ciertas circunstancias. Sin embargo, no retenga los impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social o del Medicare sobre las propinas asignadas.

Un establecimiento grande de comida o bebidas es aquél que está ubicado en los 50 estados o en el Distrito de Columbia, provee comida o bebidas para consumo en instalaciones donde se acostumbra dar propinas y donde normalmente había más de 10 empleados en un día laborable típico durante el año anterior.

Las propinas pueden ser asignadas por uno de tres métodos: horas trabajadas, entradas brutas o un acuerdo de buena fe. Para información sobre estos métodos de asignación y para información sobre la presentación electrónica del Formulario 8027, vea las Instrucciones para el Formulario 8027. Para información adicional sobre cómo presentar electrónicamente el Formulario 8027 ante el IRS, vea la Publicación 1239.

Programa de determinación de tasa de propinas y educación.

Los empleadores pueden participar en el Tip Rate Determination and Education Program (Programa de determinación de la tasa de propinas y Educación). El programa consiste principalmente de dos acuerdos voluntarios desarrollados para mejorar la declaración de propinas ayudando a los contribuyentes a entender y cumplir con sus responsabilidades de declaración de propinas. Los dos acuerdos son el Tip Rate Determination Agreement (Programa de determinación de la tasa de propinas y educación o TRDA, por sus siglas en inglés) y el Tip Reporting Alternative Commitment (Compromiso alternativo de notificación declaración de propinas o TRAC, por sus siglas en inglés). Un acuerdo de propina, el Gaming Industry Tip Compliance Agreement (Acuerdo de cumplimiento de propinas de la industria de los juegos de azar o GITCA, por sus siglas en inglés), está disponible para la industria de los juegos de azar (casinos). Para información adicional, vea la Publicación 3144, Tips on Tips for Employer (Consejos sobre las propinas para el empleador).

Información adicional.

Aconseje a sus empleados que vean la Publicación 531 o utilicen el IRS Interactive Tax Assistant (Asistente tributario interactivo) del IRS en IRS.gov/TipIncome para obtener ayuda para determinar si su ingreso de propinas es tributable y para información sobre cómo declarar el ingreso de propinas.

7. Salarios Suplementarios

Las referencias a la retención del impuesto federal sobre el ingreso no aplican a los empleados en la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico, a menos que usted tenga empleados que estén sujetos a las retención del impuesto sobre el ingreso de los Estados Unidos. Comuníquese con su oficina local de impuestos para información sobre la retención del impuesto sobre el ingreso.

Los salarios suplementarios son pagos de salarios efectuados a un empleado que no son salarios regulares. Éstos incluyen, pero no están limitados a, bonificaciones, comisiones, paga por horas extras, pagos de licencia acumulada por enfermedad, pagos por indemnización por despido, premios, galardones, pago de sueldos atrasados, propinas declaradas, aumentos salariales retroactivos y pagos por gastos de mudanza no deducibles. Sin embargo, los empleadores tienen la opción de tratar el pago de horas extras y las propinas como salarios regulares en lugar de salarios suplementarios. Otros pagos sujetos a las reglas de pagos de salarios suplementarios incluyen las prestaciones suplementarias tributables y los descuentos de gastos pagados conforme a un plan sin rendición de cuentas. La manera en que usted retiene los salarios suplementarios depende de si el pago suplementario se identifica como un pago separado de los salarios regulares. Vea la sección 31.3402(g)-1 del Reglamento para orientación adicional. También vea el Revenue Ruling 2008﻿-﻿29 (Resolución Administrativa Tributaria 2008﻿-﻿29) que se encuentra en la página 1149 del Internal Revenue Bulletin 2008﻿-﻿24 (Boletín de Impuestos Internos 2008﻿-﻿24), disponible en IRS.gov/irb/2008﻿-﻿24_IRB#RR-2008﻿-﻿29.

Retención de salarios suplementarios cuando un empleado recibe $1 millón o más en salarios suplementarios durante el año natural.

Reglas especiales aplican en la medida en que los salarios suplementarios pagados a cualquier empleado durante el año natural excedan $1 millón. Si un pago de salarios suplementarios, junto con otros pagos de salarios suplementarios realizados al empleado durante el año natural, excede $1 millón, el exceso está sujeto a la retención del 37% (o la tasa más alta de impuesto sobre el ingreso para el año). Retenga usando la tasa del 37% sin tener en cuenta el Formulario W-4 del empleado. Al determinar los salarios suplementarios pagados al empleado durante el año, incluya los pagos de todas los negocios bajo control común. Para más información, vea la Treasury Decision 9276 (Decisión del Tesoro 9276) que se encuentra en la página 423 del Internal Revenue Bulletin 2006﻿-﻿37 (Boletín de Impuestos Internos 2006﻿-﻿37), disponible en IRS.gov/irb/ 2006﻿-﻿37_IRB#TD-9276.

Retención de salarios suplementarios cuando un empleado no recibe $1 millón en salarios suplementarios durante el año natural.

Si los salarios suplementarios pagados a cualquier empleado durante el año natural son menos o iguales a $1 millón, las siguientes reglas aplican para determinar la cantidad de impuestos sobre el ingreso a retener.

Salarios suplementarios combinados con salarios regulares.

Si pagó salarios suplementarios en conjunto con salarios regulares, pero no especifica la cantidad de cada uno, retenga el impuesto federal sobre el ingreso como si el total fuera un solo pago para un período de nómina regular.

Salarios suplementarios identificados por separado de los salarios regulares.

Si pagó salarios suplementarios por separado (o los combina en un solo pago especificando la cantidad de cada uno), el método de retención del impuesto federal sobre el ingreso depende parcialmente de si retuvo el impuesto sobre el ingreso de los salarios regulares de su empleado.

Si usted retuvo el impuesto sobre el ingreso de los salarios regulares de un empleado en el año actual o el año natural inmediatamente anterior, usted puede utilizar uno de los siguientes métodos para los salarios suplementarios:

Retenga a una tasa fija del 22% (no se permite ningún otro porcentaje).

Si los salarios suplementarios se pagan simultáneamente con los salarios regulares, sume los salarios suplementarios a los salarios regulares pagados simultáneamente y retenga el impuesto federal sobre el ingreso como si fuera un solo pago para un período de nómina regular. Si no hay salarios regulares pagados simultáneamente, sume los salarios suplementarios, alternativamente, ya sea a los salarios regulares pagados o por pagar para el período de nómina actual o los salarios regulares pagados para el período de nómina anterior. Calcule la retención del impuesto sobre el ingreso como si el total de los salarios regulares y los salarios suplementarios fuera un solo pago. Reste la cantidad del impuesto retenido o por retener de los salarios regulares. Retenga el impuesto restante de los salarios suplementarios. Si hubiese habido otros pagos de salarios suplementarios pagados durante el período de nómina efectuados antes del pago actual de los salarios suplementarios, sume todos los pagos de salarios suplementarios pagados durante el período de nómina con los salarios regulares pagados durante el período regular de nómina, calcule el impuesto sobre el total, reste el impuesto ya retenido de los salarios regulares y los pagos de salarios suplementarios anteriores y retenga el impuesto restante.

Si no retuvo el impuesto sobre el ingreso de los salarios regulares del empleado en el año actual o el año inmediatamente anterior, utilice el método (1)(b).

Independientemente del método que utilice para retener el impuesto sobre el ingreso sobre los salarios suplementarios, éstos están sujetos a los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.

Ejemplo 1. Usted le paga a Juan Pedraza el día 1 de cada mes un sueldo básico. El Formulario W-4 más reciente de Juan es de 2018 y Juan es soltero, reclama una deducción de impuestos y no anota una cantidad adicional de retención en el Formulario W-4. En enero, le pagó a Juan $1,000. Usted decide utilizar el Wage Bracket Method of withholding (Método de retención de escala salarial). Utilizando la Worksheet 3 (Hoja de trabajo 3) y las tablas de retención en el apartado 3 de la Publicación 15-T, usted retiene $11 de esta cantidad. En febrero, Juan recibe su sueldo de $1,000 más una comisión de $500, los cuales usted combina con salarios regulares y no los identifica por separado. Usted calcula la retención basada en el total de $1,500. La retención correcta según las tablas es de $62.

Ejemplo 2. Usted le paga a Sara Morales un sueldo básico el día 1 de cada mes. Sara le entregó un Formulario W-4 para 2025 y marcó el recuadro Soltero o Casado que presenta una declaración por separado. Sara no completó los Pasos 2, 3, y 4 del Formulario W-4. El pago de Sara el 1 de mayo es de $2,000. Usted decide utilizar el Wage Bracket Method of withholding (Método de retención de escala salarial). Utilizando la Worksheet 2 (Hoja de trabajo 2) y las tablas de retención en el apartado 2 de la Publicación 15-T, usted retiene $77. El 15 de mayo, Sara recibe una bonificación de $1,000. Elige usar el método de retención de salarios suplementarios (1)(b) hace lo siguiente:

Suma la cantidad de la bonificación a la cantidad del salario de la fecha de pago del sueldo básico más reciente (1 de mayo) ($2,000 + $1,000 = $3,000).

Determina que cantidad de la retención sobre la cantidad combinada de $3,000, usando las tablas de retención de categorías salariales, es de $190.

Resta la cantidad retenida de los salarios de la fecha de pago del sueldo básico más reciente (1 de mayo) de la cantidad retenida combinada ($190 - $77 = $113).

Retiene la cantidad de $113 del pago de la bonificación.

Ejemplo 3. Los datos son los mismos que en el Ejemplo 2, excepto que usted elige utilizar el método de retención de tasa fija sobre el pago de la bonificación. Usted retiene el 22% de los $1,000, o $220, del pago de bonificación de Sara.

Ejemplo 4. Los datos son los mismos que en el Ejemplo 2, excepto que usted elige pagarle a Sara la cantidad de $2,000 en una segunda bonificación el 29 de mayo. Utilizando el método de retención de salario suplementario (1)(b), hace lo siguiente.

Suma las cantidades de la primera y la segunda bonificación a la cantidad de los salarios de la fecha de pago del salario base más reciente (1 de mayo) ($2,000 + $1,000 + $2,000 = $5,000).

Determina que cantidad de la retención sobre la cantidad combinada de $5,000, usando las tablas de retención de categorías salariales, es de $427.

Resta la cantidad retenida de los salarios de la fecha de pago del sueldo básico más reciente (1 de mayo) y las cantidades retenidas del primer pago de bonificación de la cantidad retenida combinada ($427- $77 - $113 = $237).

Retiene $237 del segundo pago de bonificación.

Las propinas que se tratan como salarios suplementarios.

Retenga el impuesto sobre el ingreso sobre las propinas de los salarios ganados por el empleado o de otros fondos que el empleado ponga a su disposición. No retenga el impuesto sobre el ingreso adeudado sobre las propinas del empleado. Si un empleado recibe salarios regulares y declara propinas, calcule la retención del impuesto sobre el ingreso como si las propinas fueran salarios suplementarios. Si retuvo el impuesto sobre el ingreso de los salarios regulares en el año natural actual o el año natural inmediatamente anterior, usted puede hacer la retención sobre las propinas usando el método (1)(a) o (1)(b) discutidos anteriormente en este apartado bajo Salarios suplementarios identificados por separado de los salarios regulares. Si no retuvo el impuesto sobre el ingreso sobre los salarios regulares en el año natural actual o el año natural inmediatamente anterior, sume las propinas a los salarios regulares y retenga el impuesto sobre el ingreso sobre el total usando el método (1)(b) discutido anteriormente. Los empleadores también tienen la opción de tratar las propinas como salarios regulares en lugar de salarios suplementarios. Los cargos por servicios no son propinas, por lo tanto, retenga los impuestos sobre los cargos como lo haría sobre los salarios regulares.

Pago de vacaciones.

El pago de vacaciones está sujeto a retención como si fuera un pago de salarios regular. Cuando el pago por vacaciones es adicional a los salarios regulares por el período de vacaciones (por ejemplo, un pago único anual de licencia de vacaciones no utilizadas), trátelo como un pago suplementario. Si el pago de vacaciones es por un período de tiempo más largo que su período de nómina regular, distribúyalo entre los períodos de pago por los que lo paga.

8. Período de Nómina

Su período de nómina es un período de servicio por el cual usualmente paga salarios. Cuando tenga un período de nómina regular, retenga el impuesto sobre el ingreso correspondiente a ese período aun si su empleado no trabajó el período completo.

No hay período de nómina regular.

Cuando usted no tenga un período de nómina regular, retenga el impuesto como si pagara salarios por un período de nómina diario o misceláneo. Calcule el número de días (incluyendo domingos y días de fiesta) en el período cubierto por el pago del salario. Si los salarios no están relacionados con un período de tiempo específico (por ejemplo, las comisiones pagadas al finalizar una venta), cuente hacia atrás el número de días desde el período de pago hasta el último de los siguientes:

El último pago de salarios efectuado durante el mismo año natural;

La fecha en que el empleo comenzó, si ocurrió durante el mismo año natural; o

El 1 de enero del mismo año.

Empleado pagado por un período de menos de 1 semana.

Cuando le paga a un empleado por un período de menos de 1 semana, y el empleado firma una declaración bajo pena de perjurio indicando que no está trabajando para ningún otro empleador durante la misma semana por salarios sujetos a retención, calcule la retención basada en un período de nómina semanal. Si el empleado más tarde comienza a trabajar para otro empleador por salarios sujetos a retención, el empleado tiene que notificarle dentro de los 10 días. Luego, calcula la retención en base al período diario o misceláneo.

9. Retención de los Salarios de los Empleados

Las referencias a la retención del impuesto federal sobre los ingresos no aplican a los empleadores ubicados en la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico, a menos que usted tenga empleados que estén sujetos a la retención del impuesto sobre el ingreso estadounidense. Comuníquese con su departamento de impuestos local para información sobre la retención del impuesto sobre el ingreso.

Retención del Impuesto Federal sobre el Ingreso

Formulario W‐4 rediseñado.

El IRS rediseñó el Formulario W-4 para el año 2020 y años posteriores. Antes de 2020, el valor de una asignación por retención estaba vinculado a la cantidad de la exención personal. Debido a los cambios en la ley, los contribuyentes ya no pueden reclamar exenciones personales o exenciones de dependencia; por lo tanto, el Formulario W-4 ya no le pide a un empleado que declare el número de deducciones de retención que está reclamando. El Formulario W-4 revisado se divide en cinco pasos. Los Pasos 1 y 5 se aplican a todos los empleados. En el Paso 1, los empleados anotan información personal como su nombre y estado civil para efectos de la declaración. En el Paso 5, los empleados firman el formulario. Los empleados que completen sólo los Pasos 1 y 5 tendrán su retención calculada de acuerdo a su estado civil para efectos de la declaración y las tasas de impuestos y de deducción estándar sin otros ajustes. Si aplica, en el Paso 2, los empleados aumentan sus retenciones para tener en cuenta tasas de impuestos más altas debido a los ingresos de otros trabajos en su familia. En el Paso 2, los empleados anotan una cantidad adicional a ser retenida por período de nómina en el Paso 4(c) o marcan el recuadro en el Paso 2(c) para que las tablas de tasas de retención más altas se apliquen a sus salarios. En el Paso 3, los empleados reducen sus retenciones declarando la cantidad anual de cualquier crédito que reclamarán en su declaración de impuestos sobre el ingreso. En el Paso 4, los empleados pueden aumentar o reducir sus retenciones de acuerdo a la cantidad anual de otros ingresos o deducciones que declararán en su declaración de impuestos sobre el ingreso y también pueden solicitar cualquier retención adicional de impuesto federal sobre el ingreso que deseen que se les retenga en cada período de nómina.

Un empleado que presentó el Formulario W-4 en cualquier año antes de 2020 no está obligado a proveer un nuevo formulario simplemente porque se rediseñó. Los empleadores seguirán calculando la retención de acuerdo a la información del Formulario W-4 presentado más recientemente por el empleado. Las tablas de retención en la Publicación 15-T permiten a los empleadores calcular la retención basada en un Formulario W-4 para 2019 o anterior, así como el Formulario W-4 rediseñado. Si bien puede pedirle a su empleado al que le pagó salarios por primera vez antes de 2020 y quien no ha entregado un Formulario W-4 rediseñado que entregue un nuevo Formulario W-4 usando la versión rediseñada del formulario, debe explicarle que no está obligado a hacerlo y si no entrega un nuevo Formulario W-4, la retención continuará basándose en un Formulario W-4 válido entregado anteriormente. Todos los empleados recién contratados tienen que usar el formulario rediseñado. Del mismo modo, cualquier otro empleado que desee ajustar su retención tiene que utilizar el formulario rediseñado.

La Publicación 15‐T proporciona un puente computacional para tratar los Formularios W‐4 para 2019 y años anteriores como si fueran de 2020 o años posteriores para propósitos de calcular la retención federal del impuestos sobre el ingreso. Este puente computacional le permite utilizar procedimientos computacionales y campos de datos para 2020 o años posteriores para llegar a la retención que habría aplicado para un empleado usando los procedimientos y campos de datos en un Formulario W-4 de 2019 o años anteriores. Vea How To Treat 2019 and Earlier Forms W‐4 as if They Were 2020 or Later Forms W‐4 (Cómo tratar los Formularios W-4 para 2019 y años anteriores como si fueran Formularios W-4 para 2020 o años posteriores) bajo Introduction (Introducción) en la Publicación 15-T.

Información adicional.

Para información adicional sobre el Formulario W-4 rediseñado y las reglas que proporcionan orientación a los empleadores concernientes a la retención del impuesto sobre el ingreso de los salarios de los empleados, vea la Treasury Decision 9924 (Decisión del Tesoro 9924) que se encuentra en la página 943 del Internal Revenue Bulletin 2020﻿-﻿44 (Boletín de Impuestos Internos 2020﻿-﻿44), disponible en IRS.gov/irb/2020‐44_IRB#TD‐9924. Para información sobre el Formulario W‐4, acceda a IRS.gov/FormW4 y pulse sobre Español. Instrucciones para el empleador sobre cómo calcular la retención del empleado se proporcionan en la Publicación 15‐T, disponible en IRS.gov/Pub15T.

Los operadores de granja y los líderes de cuadrilla tienen que retener el impuesto federal sobre el ingreso de los salarios de los empleados agropecuarios si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Cómo usar el Formulario W-4 para calcular la retención.

Para saber cuánto impuesto federal sobre el ingreso de los salarios del empleado retener, usted debe tener un Formulario W-4 archivado para cada empleado. Anime a sus empleados a que presenten un Formulario W-4 actualizado para 2025, especialmente si adeudaron impuestos o recibieron un reembolso grande al presentar su declaración de impuestos de 2024.

Pida a todos los nuevos empleados que le den un Formulario W-4 firmado cuando comiencen a trabajar. Haga el formulario efectivo con el primer pago de salarios. Si un nuevo empleado no le facilita un Formulario W-4 para 2025 completado (incluyendo un empleado que trabajó anteriormente para usted y fue recontratado en 2025 y quien no proporciona un Formulario W-4), trate al nuevo empleado como si hubiera marcado el recuadro Soltero o Casado que presenta una declaración por separado en el Paso 1(c) y no hubiera hecho ninguna anotación en el Paso 2, en el Paso 3 o en el Paso 4 del Formulario W-4 para 2025. Un empleado al que se le pagaron salarios antes de 2020 y que no proporcionó un Formulario W-4 debe seguir siendo tratado como soltero y como que reclama cero asignaciones en un Formualrio W-4 para 2019. Si usted utiliza la opción del puente computacional, discutida anteriormente bajo Formulario W-4 rediseñado, puede tratar a ese empleado como si hubiese marcado el recuadro Soltero o Casado que presenta una declaración por separado en el Paso 1(c), y no hubiera hecho ninguna entrada en el Paso 2 y el Paso 3, una entrada de $8,600 en el Paso 4(a) y una entrada de cero en el Paso 4(b) del Formulario W-4 para 2025.

Sistema electrónico para recibir el Formulario W-4.

Es posible que pueda establecer un sistema para recibir electrónicamente los Formularios W-4 de sus empleados. Vea la sección 31.3402(f)(5)-1(c) del Reglamento y la Publicación 15-A para información adicional.

Fecha de vigencia del Formulario W-4.

Un Formulario W-4 para 2024 o años anteriores permanece en efecto para 2025 a menos que el empleado le proporcione un Formulario W-4 para 2025. Cuando reciba un nuevo Formulario W-4 de un empleado, no ajuste la retención por períodos de pago anteriores a la fecha de entrada en vigencia del nuevo formulario. Si un empleado le proporciona un Formulario W-4 que sustituye un Formulario W-4 existente, empiece la retención a más tardar al comienzo del primer período de nómina que termina en o después del día 30 a partir de la fecha en que recibió el Formulario W-4. Para excepciones, vea Exención de la retención federal del impuesto sobre el ingreso, Revisión del IRS de los Formularios W-4 solicitados y Formularios W-4 inválidos, más adelante en este apartado.

Un Formulario W-4 que hace un cambio para el próximo año natural no entrará en vigencia en el año natural actual.

Empleador sucesor.

Si usted es un empleador sucesor (vea Empleador sucesor, más adelante en este apartado), asegure nuevos Formularios W-4 de los empleados transferidos a menos que el “Alternative Procedure” (Procedimiento alternativo) en la sección 5 del Revenue Procedure 2004﻿-﻿53 (Procedimiento Administrativo Tributario 2004﻿-﻿53) aplique. Vea el Procedimiento Administrativo Tributario 2004﻿-﻿53 que se encuentra en la página 320 del Internal Revenue Bulletin 2004﻿-﻿34 (Boletín de Impuestos Internos 2004﻿-﻿34), disponible en IRS.gov/irb/2004﻿-﻿34_IRB#RP-2004﻿-﻿53.

Usted puede aconsejar a su empleado que utilice el Estimador de Retención de Impuestos del IRS disponible en IRS.gov/W4AppES para obtener ayuda para determinar cómo completar sus Formularios W-4. Es posible que a un empleado que realiza un cambio a mitad del año a su retención después de usar el Estimador de Retención de Impuestos del IRS se le retenga de menos o se le retenga en exceso una vez que su Formulario W-4 se aplique al siguiente año natural completo. Por lo tanto, debe recordarles a los empleados que hicieron un cambio a mitad del año que consulten el Estimador de Retención del IRS a principios del mes de enero y entregar un nuevo Formulario W-4 para el año.

Cómo completar el Formulario W-4.

La cantidad de cualquier retención del impuesto federal sobre el ingreso tiene que estar basada en el estado civil para efectos de la declaración, ingresos (incluyendo los ingresos de otros empleos), deducciones y créditos. Sus empleados no pueden basar las cantidades de la retención en una cantidad fija de dólares o en un porcentaje. Sin embargo, un empleado puede especificar una cantidad en dólares que se retendrá en cada período de nómina, además de la cantidad de retención basada en el estado civil para efectos de la declaración y otra información declarada en el Formulario W-4.

Los empleados casados que presentan una declaración conjunta y que tienen cónyuges que en la actualidad también trabajan o los empleados que tienen más de un empleo al mismo tiempo deben justificar la tasa de impuestos más alta completando el Paso 2 de su Formulario W-4 para 2025. Los empleados también tienen la opción de declarar en su Formulario W-4 para 2025 otros ingresos que recibirán y que no están sujetos a retenciones y otras deducciones que reclamarán para aumentar la exactitud de su retención del impuesto federal sobre el ingreso.

Vea la Publicación 505, Tax Withholding and Estimated Tax (Retención de impuestos e impuesto estimado) para más información sobre cómo completar el Formulario W-4. Junto con el Formulario W-4, es posible que desee pedir la Publicación 505 para uso de sus empleados.

No acepte ninguna retención o pagos de impuestos estimados de parte de sus empleados además de retener basado en sus Formularios W-4. Si requieren una retención adicional, deben presentar un nuevo Formulario W-4 y, si es necesario, pagar el impuesto estimado presentando el Formulario 1040-ES o haciendo un pago electrónico de impuestos estimados. Los empleados que reciban propinas pueden proporcionar fondos a su empleador por retención de propinas; vea Cómo recaudar los impuestos sobre las propinas en el apartado 6.

Exención de la retención federal del impuesto sobre el ingreso.

Por lo general, un empleado puede reclamar una exención de la retención del impuesto federal sobre el ingreso debido a que no tuvieron obligación tributaria sobre el ingreso para el año anterior y esperan no tener ninguna para este año. Vea las Instrucciones para el Formulario W-4 para más información. Sin embargo, los salarios todavía están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea también Formularios W-4 inválidos, más adelante en este apartado.

Un Formulario W-4 que reclama una exención de la retención, entra en vigencia cuando se entrega al empleador y sólo para ese año natural. Para seguir estando exento, un empleado tiene que entregar un nuevo Formulario W-4 para el 15 de febrero. Si el empleado no le entrega un nuevo Formulario W-4 para el 15 de febrero, comience a retener como si éste hubiera marcado el recuadro Soltero o Casado que presenta una declaración por separado en el Paso 1(c) y no hubiera hecho ninguna anotación en el Paso 2, en el Paso 3 o en el Paso 4 del Formulario W-4 para 2025. Si el empleado proporciona un nuevo Formulario W-4 reclamando la exención de la retención el 16 de febrero o más tarde, usted puede aplicarlo a los salarios futuros; pero no reembolse ningún impuesto retenido mientras el estado de exención no estuviera establecido.

Retención de impuestos federales sobre el ingreso sobre los salarios de los empleados extranjeros no residentes.

Por lo general, usted tiene que retener los impuestos federales sobre el ingreso sobre los salarios de los empleados extranjeros no residentes. Sin embargo, vea la Publicación 515, Withholding of Tax on Nonresident Aliens and Foreign Entities (Retención de impuestos a extranjeros no residentes y entidades extranjeras) para las excepciones a esta regla general. Vea el apartado 5 para orientación adicional sobre los trabajadores con visa H-2A.

Ajuste en la retención para los empleados extranjeros no residentes.

Los extranjeros no residentes no pueden reclamar la deducción estándar en sus declaraciones de impuestos; por lo tanto, los empleadores tienen que añadir una cantidad a los salarios de los empleados que son extranjeros no residentes que prestan servicios en los Estados Unidos para poder calcular la cantidad del impuesto federal sobre el ingreso a ser retenido de sus salarios. La cantidad es añadida a los salarios únicamente para calcular la retención del impuesto federal sobre el ingreso. La cantidad no se incluye en ninguna casilla del Formulario W-2 del empleado y no aumenta la obligación tributaria del empleado. La cantidad tampoco aumenta la obligación tributaria del empleador o del empleado sobre los impuestos del Seguro Social ni del Medicare o la obligación tributaria del empleador sobre el impuesto FUTA. Vea Withholding Adjustment for Nonresident Alien Employees (Ajuste en la retención para los empleados que son extranjeros no residentes) bajo Introduction (Introducción) de la Publicación 15-T para la cantidad a ser añadida a sus salarios para el período de nómina.

Pago de salario suplementario.

El ajuste para determinar la cantidad de la retención del impuesto sobre el ingreso a los empleados extranjeros no residentes no aplica a un pago de salarios suplementarios (vea el apartado 7) si la tasa mandatoria de retención fija del 37% corresponde o si la tasa de retención fija opcional del 22% se usa para calcular la cantidad de la retención del impuesto sobre el ingreso sobre el pago de salarios suplementarios.

Formulario W-4 de los empleados extranjeros no residentes.

Al completar los Formularios W-4, los extranjeros no residentes tienen que:

No reclamar la exención de la retención del impuesto federal sobre el ingreso (aun si cumplen con ambas condiciones para reclamar la exención de retención enumeradas en las instrucciones del Formulario W-4);

Solicitar la retención como si fueran solteros, independientemente de su actual estado civil para efectos de la declaración;

No reclamar el crédito tributario por hijos o el crédito tributario por otros dependientes en el Paso 3 del Formulario W-4 (si el extranjero no residente es un residente de Canadá, México o Corea del Sur, o un estudiante de India, o un aprendiz de negocio de India, éstos pueden reclamar, bajo ciertas circunstancias (vea la Publicación 519, Guía de Impuestos Estadounidenses para Extranjeros), el crédito tributario por hijos o el crédito tributario por otros dependientes); y

Escriba “Nonresident Alien” (Extranjero no residente) o “NRA” en el espacio debajo del Paso 4(c) del Formulario W-4.

Si usted mantiene un sistema electrónico de Formularios W-4, debe proporcionar un espacio para que los extranjeros no residentes anoten su condición de extranjero no residente en lugar de escribir “Nonresident Alien” (Extranjero no residente) o “NRA” en el espacio debajo del Paso 4(c) del Formulario W-4. Usted debe indicarles a los extranjeros no residentes que vean el Notice 1392, Supplemental Form W-4 Instructions for Nonresident Aliens (Aviso 1392, Instrucciones suplementarias para el Formulario W-4 para los extranjeros no residentes), antes de completar el Formulario W-4.

Formulario 8233.

Si un empleado extranjero no residente reclama una exención a la retención por un tratado tributario, el empleado tiene que entregar un Formulario 8233 con respecto al ingreso exento conforme al tratado en lugar de un Formulario W-4. Para información adicional, vea las Instrucciones para el Formulario 8233 y Pay for Personal Services Performed (Paga por servicios personales prestados) bajo Withholding on Specific Income (Retención sobre ingresos específicos) en la Publicación 515.

Revisión del IRS de los Formularios W-4 solicitados.

Cuando el IRS lo solicite, usted tiene que tener los Formularios W-4 originales disponibles para revisión por un empleado del IRS. También se le puede indicar que envíe ciertos Formularios W-4 al IRS. Es posible que reciba un aviso del IRS que le exija que envíe una copia del Formulario W-4 para uno o más de sus empleados nombrados. Envíe la copia o copias solicitadas del Formulario W-4 al IRS a la dirección proporcionada y en la forma indicada en el aviso. El IRS también puede solicitarle que envíe copias del Formulario W-4 al IRS según lo indique un procedimiento administrativo tributario o un aviso publicado en el Boletín de Impuestos Internos.

Después de entregar al IRS una copia de un Formulario W-4 solicitado, continúe reteniendo el impuesto federal sobre el ingreso basado en ese Formulario W-4 si es válido (vea Formularios W-4 inválidos, más adelante en este apartado). Sin embargo, si el IRS le notifica más adelante por escrito que el empleado no tiene derecho a reclamar la exención de la retención o una cantidad reclamada de deducciones o créditos, retenga el impuesto federal sobre el ingreso basado en la fecha de vigencia, el estado civil para efectos de la declaración permitido del empleado y las instrucciones de retención especificadas en el aviso del IRS (comúnmente conocido como “carta de bloqueo”).

Carta de bloqueo inicial.

El IRS usa la información declarada en el Formulario W-2 para identificar a los empleados con problemas de cumplimiento de retención. En algunos casos, si un problema serio de retención de menos se descubre que existe para un empleado en particular, el IRS puede emitir una carta de bloqueo al empleado especificando el estado civil para efectos de la declaración permitido y proporcionando instrucciones para la retención para ese empleado en específico. También recibirá una copia para el empleado que identifica el estado civil para efectos de la declaración permitido y proporciona una descripción de las instrucciones de retención que tiene que seguir y el proceso mediante el cual el empleado puede proporcionar información adicional al IRS con el fin de determinar la retención apropiada y/o modificar el estado civil para efectos de la declaración especificado. Tiene que proporcionar la copia del empleado al empleado dentro de los 10 días laborables de recibirla si el empleado está empleado por usted a partir de la fecha del aviso. Usted puede seguir cualquier práctica de negocio razonable para entregar la copia del empleado al empleado. Comience la retención basada en el aviso en la fecha especificada en el aviso.

Implementación de la carta de bloqueo.

Cuando reciba el aviso que especifica el estado civil para efectos de la declaración permitido y que provee instrucciones para la retención, usted no puede hacer la retención inmediatamente basado en el aviso. Tiene que comenzar a hacer la retención basado en el aviso para cualquier salario pagado después de la fecha especificada en el aviso. La demora entre el recibo del aviso y la fecha para comenzar la retención basada en el aviso le da tiempo al empleado para comunicarse con el IRS.

Empleados estacionales y empleados que actualmente no prestan servicios.

Si usted recibe un aviso para un empleado que actualmente no le presta servicios, a usted todavía se le requiere entregarle la copia del empleado al empleado y retener basado en el aviso si alguno de los siguientes aplica:

Usted está pagando salarios por servicios anteriores del empleado y los salarios están sujetos a la retención del impuesto sobre el ingreso en o después de la fecha especificada en el aviso.

Usted espera razonablemente que el empleado reanude servicios dentro de los 12 meses siguientes a la fecha del aviso.

El empleado tiene un permiso de licencia de ausencia que no excede 12 meses o el empleado tiene derecho a volver a trabajar después de la licencia.

Terminación y recontratación de empleados.

Si usted tiene que entregar y retener basado en el aviso y la relación laboral terminó después de la fecha del aviso, tiene que continuar la retención basada en el aviso si usted continúa pagando algún salario sujeto a la retención del impuesto sobre el ingreso. También tiene que retener en base al aviso o aviso de modificación (discutido a continuación) si el empleado reanuda la relación laboral con usted dentro de los 12 meses siguientes a la terminación de la relación laboral.

Aviso de modificación.

Después de emitir el aviso donde se especifica el estado civil para efectos de la declaración permitido y se proporcionan instrucciones de retención, el IRS puede emitir un aviso subsiguiente (aviso de modificación) que modifica el aviso original. El aviso de modificación puede cambiar el estado civil para efectos de la declaración permitido y las instrucciones de retención. Tiene que retener el impuesto federal sobre el ingreso basado en la fecha de vigencia especificada en el aviso de modificación.

Nuevo Formulario W-4 después del aviso del IRS.

Después de que el IRS emita un aviso o un aviso de modificación, si el empleado le provee un nuevo Formulario W-4 que reclama una exención completa de la retención o un Formulario W-4 completado que da como resultado en menos retención de la que se daría según el aviso del IRS o el aviso de modificación, haga caso omiso del nuevo Formulario W-4. Tiene que retener basado en el aviso o el aviso de modificación, a menos que el IRS le notifique que retenga basado en el nuevo Formulario W-4. Si el empleado quiere presentar un nuevo Formulario W-4 que de como resultado una retención menor de la requerida, el empleado tiene que comunicarse con el IRS.

Si después de recibir un aviso del IRS o un aviso de modificación, su empleado le entrega un nuevo Formulario W-4 completado que de como resultado una retención mayor de la que se daría bajo el aviso o el aviso de modificación, tiene que retener impuestos basado en el nuevo Formulario W-4. De lo contrario, haga caso omiso de cualquier Formulario W-4 proporcionado por el empleado y retenga basado en el aviso del IRS o en el aviso de modificación.

PrecauciónSi, en un año anterior a 2020, recibió una carta de bloqueo para un empleado, entonces para 2025 usted debe continuar siguiendo las instrucciones de la carta de bloqueo. Utilizará los métodos de retención descritos en la Publicación 15-T para un empleado con un Formulario W-4 de 2019 o anterior, o puede usar el puente computacional opcional para tratar los Formularios W-4 de 2019 y anteriores como si fueran Formularios W-4 de 2020 o posteriores para propósitos de calcular la retención de impuestos federales sobre el ingreso. Vea How To Treat 2019 and Earlier Forms W-4 as if They Were 2020 or Later Forms W-4 (Cómo tratar los Formularios W-4 para 2019 y los Formularios W-4 anteriores como si fueran Formularios W-4 para 2020 o posteriores) bajo Introduction (Introducción) en la Publicación 15-T. Debe continuar siguiendo las instrucciones en la carta de bloqueo anterior a 2020 hasta que reciba una carta que libera a su empleado de los procedimientos de bloqueo, usted reciba un aviso de modificación o su empleado le provea un nuevo Formulario W-4 que de como resultado más retención que la que se daría bajo el aviso.

 Para información adicional sobre el cumplimiento de retención del empleador, vea IRS.gov/WHC y pulse sobre Español.

Formularios W-4 sustitutivos.

Se le aconseja pedirles a sus empleados que usen la versión oficial del Formulario W-4. Usted puede usar una versión sustitutiva del Formulario W-4 para cumplir con las necesidades de su negocio. Sin embargo, el Formulario W-4 sustitutivo tiene que contener lenguaje idéntico al Formulario W-4 oficial y su formulario tiene que cumplir con todas las reglas actuales del IRS para formularios sustitutivos. En el momento en que proporcione su formulario sustitutivo al empleado, tiene que proporcionarles con todas las tablas, instrucciones y hojas de trabajo del Formulario W-4 actual. Para más información, vea la Publicación 15-T.

No puede aceptar Formularios W-4 sustitutivos desarrollados por empleados. Un empleado que entregue un Formulario W-4 sustitutivo después del 10 de octubre de 2007 será tratado como que no proporcionó un Formulario W-4. Sin embargo, continúe aceptando cualquier Formulario W-4 válido desarrollado por el empleado que aceptó antes del 11 de octubre de 2007.

Formularios W-4 inválidos.

Cualquier cambio no autorizado o adición al Formulario W-4 lo invalida. Esto incluye el remover cualquier lenguaje por el que el empleado certifica que el formulario es correcto. Un Formulario W-4 también se considera inválido si para la fecha en que el empleado se la entrega, éste indica claramente que es falso. Un empleado que entregue un Formulario W-4 falso puede estar sujeto a una multa de $500. Usted puede tratar un Formulario W-4 como inválido si el empleado escribe “Exempt” (exento) bajo el Paso 4(c) y marcó el recuadro en el Paso 2(c) o anotó números en los Pasos 3 y 4.

Cuando usted reciba un Formulario W-4 inválido, no lo use para calcular la retención del impuesto federal sobre el ingreso. Dígale al empleado que es inválido y solicite otro. Si el empleado no le entrega uno válido y usted tiene un Formulario W-4 previo para este empleado que es válido, haga la retención como lo había hecho antes. Si usted no tiene un Formulario W-4 previo que sea válido, retenga el impuesto como si el empleado hubiese marcado el recuadro Soltero o Casado que presenta una declaración por separado en el Paso 1(c) y no hizo ninguna anotación en los Pasos 2, 3 y 4 en el Formulario W-4 para 2025. Sin embargo, un empleado al que se le pagaron salarios en 2019 que nunca entregó un Formulario W-4 válido y entrega un Formulario W-4 inválido en 2025 debe continuar siendo considerado como soltero y que reclama cero descuentos en un Formulario W-4 para 2019. Si usted usa el puente computacional opcional, descrito anteriormente bajo Formulario W-4 rediseñado, usted puede tratar este empleado como si hubiera marcado el recuadro Soltero o Casado que presenta una declaración por separado en el Paso 1(c) y no hubiera hecho ninguna anotación en los Pasos 2 y 3, anota $8,600 en el Paso 4(a) y anota cero en el Paso 4(b) del Formulario W-4 para 2025.

Cantidades exentas de embargos sobre salarios, sueldos y otros ingresos.

Si usted recibe un Notice of Levy on Wages, Salary, and Other Income (Aviso de embargo sobre salarios, sueldo y otros ingresos) (un aviso de la serie del Formulario 668), usted tiene que retener las cantidades como se describe en las instrucciones para estos formularios. La Publicación 1494 tiene tablas para calcular la cantidad exenta del embargo. Si un embargo emitido en un año anterior se mantiene en efecto y el contribuyente entrega un nuevo Statement of Exemptions and Filing Status (Declaración de exenciones y estado civil para efectos de la declaración), use la Publicación 1494 actual para calcular la cantidad exenta.

Impuestos del Seguro Social y del Medicare

La Federal Insurance Contributions Act (FICA) (Ley de Contribución al Seguro Federal o FICA, por sus siglas en inglés), establece un sistema federal de seguro de vejez, sobrevivientes, incapacidad y hospitalización. La parte del seguro de vejez, sobrevivientes e incapacidad es financiada con el impuesto del Seguro Social. La parte del seguro hospitalario es financiada con el impuesto del Medicare. Cada uno de estos impuestos se declara por separado.

Por lo general, usted está requerido a retener los impuestos del Seguro Social y del Medicare de los salarios de sus empleados y pagar la parte correspondiente al empleador de estos impuestos. Ciertos tipos de salarios y compensación no están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea el apartado 5 y el apartado 15 para detalles. Por lo general, los salarios de los empleados están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare independientemente de la edad del empleado o de si están recibiendo beneficios del Seguro Social. Si el empleado declara propinas, vea el apartado 6.

Requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 para trabajo agropecuario.

Todas los salarios en efectivo que paga a un empleado durante el año por trabajo agropecuario están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare y a la retención del impuesto federal sobre el ingreso si uno de los siguientes requisitos corresponde:

Paga salarios en efectivo de $150 o más por trabajo agropecuario a un empleado durante el año (incluya todos los salarios en efectivo pagados a base de tiempo, a destajo o sobre otra base). El requisito de los $150 al año se aplica por separado a cada trabajador agropecuario que contrate. Si usted emplea a una familia de trabajadores, cada miembro es tratado por separado. No cuente los salarios recibidos por el empleado mientras éste prestaba servicios a otros empleadores.

El total que usted paga por el trabajo agropecuario (en efectivo y no en efectivo) a todos sus empleados es de $2,500 o más durante el año.

Excepciones.

Los salarios en efectivo anuales de menos de $150 que usted paga a un trabajador agropecuario estacional no están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare, ni a la retención de impuestos federales sobre el ingreso, aun si paga $2,500 o más a todos sus trabajadores agropecuarios. Sin embargo, estos salarios sí cuentan para el requisito de los $2,500 para determinar si los salarios de otros trabajadores agropecuarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Un trabajador agropecuario estacional es un trabajador que:

Trabaja en agricultura como jornalero de cosecha manual,

Se le paga a destajo en una operación que normalmente se paga a destajo en la región de empleo,

Viaja diariamente desde su hogar permanente a la granja y

Estuvo empleado en agricultura menos de 13 semanas en el año natural anterior.

Los salarios pagados a un hijo menor de 18 años que trabaja en una granja que es un negocio por cuenta propia o una sociedad colectiva en la cual cada socio es el padre del hijo no están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Sin embargo, estos salarios cuentan para el requisito de los $2,500 para determinar si los salarios de otros trabajadores agropecuarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Cómo deducir el impuesto.

Deduzca el impuesto del empleado de cada pago. Si no está seguro de que los salarios que paga a un trabajador agropecuario durante el año estarán sujetos a impuestos, puede deducir el impuesto cuando haga los pagos o esperar hasta que el requisito de los $2,500 o el requisito de los $150 discutidos anteriormente se cumpla.

Tasas de impuestos y el límite de la base salarial del Seguro Social.

Los impuestos del Seguro Social y del Medicare tienen tasas diferentes y solo el impuesto del Seguro Social tiene un límite de base salarial. El límite de base salarial es el salario máximo sujeto al impuesto para el año. Determine la cantidad de retención de impuestos del Seguro Social y del Medicare multiplicando cada pago por la tasa de impuesto del empleado.

Para 2025, la tasa de impuesto del Seguro Social es el 6.2% (cantidad retenida) correspondiente tanto al empleador como al empleado (un 12.4% en total). La base salarial para la retención del impuesto del Seguro Social es $176,100. La tasa de impuesto del Medicare es del 1.45% (cantidad retenida) tanto para la parte del empleado como la del empleador (un 2.9% en total). No hay límite sobre la cantidad de salarios sujetos al impuesto del Medicare; todos los salarios cubiertos están sujetos al impuesto del Medicare.

Retención del Impuesto Adicional del Medicare.

Además de retener el impuesto del Medicare del 1.45%, tiene que retener un Impuesto Adicional del Medicare del 0.9% de los salarios en exceso de $200,000 que le paga a un empleado en un año natural. Se le requiere comenzar la retención del Impuesto Adicional del Medicare en el período de pago en el que le paga salarios en exceso de $200,000 a un empleado y continuar reteniéndolo en cada período de pago hasta el final del año natural. El Impuesto Adicional del Medicare sólo se le impone al empleado. No hay parte del Impuesto Adicional del Medicare que le corresponda al empleador. Todos los salarios que están sujetos al impuesto del Medicare están sujetos a la retención del Impuesto Adicional del Medicare si éstos se pagan en exceso del límite de $200,000.

Para más información sobre qué salarios están sujetos al impuesto del Medicare, vea el apartado 15. Para información sobre el Impuesto Adicional del Medicare, acceda a IRS.gov/ADMTfaqs.

Empleado sucesor.

Cuando las adquisiciones corporativas cumplen con ciertos requisitos, los salarios pagados por el predecesor se tratan como si fueran pagados por el sucesor a los efectos de aplicar la base salarial del Seguro Social y para aplicar el límite de la retención del Impuesto Adicional del Medicare (es decir, $200,000 en un año natural). Usted debe determinar si debe o no presentar el Anexo D (Formulario 941), Report of Discrepancies Caused by Acquisitions, Statutory Mergers, or Consolidations (Informe de discrepancias causadas por adquisiciones, fusiones estatutarias o consolidaciones) revisando las Instrucciones del Anexo D (Formulario 941). Vea la sección 31.3121(a)(1)-1(b) del Reglamento para más información. También vea el Revenue Procedure 2004﻿-﻿53 (Procedimiento Administrativo Tributario 2004﻿-﻿53) que se encuentra en la página 320 del Internal Revenue Bulletin 2004﻿-﻿34 (Boletín de Impuestos Internos 2004﻿-﻿34), disponible en IRS.gov/irb/2004﻿-﻿34_IRB#RP-2004﻿-﻿53.

Ejemplo. A principios de 2025, usted compró todos los activos de un negocio de plomería a Adán Prieto. Julián Zafiro, que había sido empleado por Adán Prieto y había recibido $2,000 en salarios antes de la fecha de compra, continuó trabajando para usted. Los salarios que usted pagó a Julián están sujetos a los impuestos del Seguro Social sobre los primeros $174,100 ($176,100 menos $2,000). El impuesto del Medicare se debe pagar sobre todos los salarios que le paga a Julián durante el año natural. Debe incluir los $2,000 que Julián recibió mientras trabajaba para Adán para determinar si los salarios de Julián exceden el límite de $200,000 para el Impuesto Adicional del Medicare.

Parte correspondiente al empleado de los impuestos pagados por el empleador.

Si paga los impuestos del Seguro Social y del Medicare de su empleado sin deducirlos del pago del empleado, tiene que incluir la cantidad de los pagos en el salario del empleado para los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Este aumento en el pago del salario del empleado para el pago de los impuestos del Seguro Social y del Medicare del empleado también está sujeto a los impuestos del Seguro Social y del Medicare del empleado. Esto nuevamente aumenta la cantidad de los impuestos adicionales que tiene que pagar. Para más información, vea el Revenue Ruling 86﻿-﻿14 (Resolución Administrativa Tributaria 86﻿-﻿14) que se encuentra en la página 304 del Cummulative Bulletin 1986﻿-﻿1 (Boletín Acumulativo 1986﻿-﻿1), y la Publicación 15-A.

Empleadores de empleados domésticos y agropecuarios.

Si prefiere pagar a un empleado doméstico o agropecuario la parte correspondiente de los impuestos del Seguro Social y del Medicare sin retenerlos del salario del empleado, puede hacerlo. Sin embargo, si no retiene los impuestos, aún tiene que pagarlos en nombre del empleado. Todos los impuestos del Seguro Social y del Medicare que le pague a un empleado son ingresos adicionales para el empleado. Inclúyalos en la casilla 1 del Formulario W-2 del empleado (la casilla 7 del Formulario 499R-2/W-2PR), pero no lo cuente como salarios del Seguro Social y del Medicare ni lo incluya en las casillas 3 y 5 (las casillas 20 y 22 del Formulario 499R-2/W-2PR). Además, no cuente los ingresos adicionales como salarios para efectos del impuesto FUTA. Se aplican diferentes reglas a los pagos correspondientes al empleador de los impuestos del Seguro Social y los impuestos del Medicare para los empleados no domésticos y no agropecuarios. Vea el apartado 7 de la Publicación 15-A.

Ejemplo. Gabriela opera una pequeña granja frutera familiar. Gabriela emplea jornaleros en la temporada de cosecha para que le dé tiempo a Gabriela para llevar los cultivos al mercado. Gabriela no dedujo de la paga la parte de los impuestos del Seguro Social y del Medicare que corresponde a los empleados; en cambio, Gabriela los paga en nombre de los empleados. Cuando Gabriela prepara los Formularios W-2 de los empleados, Gabriela suma la parte correspondiente a cada empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare que Gabriela pagó y a los salarios del empleado (la casilla 1 del Formulario W-2), pero no la incluye en la casilla 3 (salarios del Seguro Social) o la casilla 5 (salarios y propinas del Medicare).

Para 2025, Gabriela le pagó a Darío $1,000 durante el año. Gabriela anota $1,076.50 en la casilla 1 del Formulario W-2 de Darío ($1,000 de salarios más $76.50 de los impuestos del Seguro Social y del Medicare pagados en nombre de Darío). Gabriela anota $1,000.00 en las casillas 3 y 5 del Formulario W-2.

Pagos de compensación por enfermedad.

Los impuestos del Seguro Social y del Medicare aplican a la mayoría de los pagos de compensación por enfermedad, incluyendo los pagos realizados por terceros, como las compañías de seguros. Para más detalles sobre los terceros pagadores de pagos de compensación por enfermedad, vea la Publicación 15-A.

Empleadores de proyectos cinematográficos.

Todos los salarios pagados por un empleador de proyectos cinematográficos a un trabajador de proyectos cinematográficos durante un año natural están sujetos al límite de base salarial para el impuesto del Seguro Social ($176,100 para 2025) y una sola base salarial para el impuesto FUTA ($7,000 para 2025), sin tener en cuenta el estado del trabajador como un empleado conforme al derecho común de varios clientes del empleador de proyectos cinematográficos. Para más información, incluyendo las definiciones de un empleador de proyectos cinematográficos y un trabajador de proyectos cinematográficos, vea la sección 3512.

Retención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare a extranjeros no residentes.

En general, si usted paga salarios a empleados extranjeros no residentes, usted tiene que retener los impuestos del Seguro Social y del Medicare como lo haría para un ciudadano estadounidense o para un extranjero residente. Sin embargo, vea la Publicación 515 para las excepciones a esta regla general. Una de estas excepciones es para los trabajadores agropecuarios extranjeros con visa H-2A, los cuales están exentos de los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Vea Remuneración pagada a trabajadores agropecuarios con visa H-2A en el apartado 5.

Acuerdos internacionales de seguro social.

Los Estados Unidos tienen acuerdos de seguro social conocidos como acuerdos de totalización con muchos países que eliminan la doble cobertura y tributación bajo dos sistemas de seguro social. La compensación sujeta a los impuestos del Seguro Social y del Medicare puede estar exenta bajo uno de estos acuerdos. Puede más información y una lista de los países con acuerdos con la SSA en SSA.gov/international. Vea también la Publicación 519.

Exención religiosa.

Una exención de los impuestos del Seguro Social y del Medicare está disponible para los miembros de sectas religiosas reconocidas que se oponen a los seguros. Esta exención está disponible sólo si ambos, el empleador y el empleado, son miembros de la secta. Para información adicional, vea la Publicación 517, Social Security and Other Information for Members of the Clergy and Religious Workers (Información sobre el Seguro Social y otra información para miembros del clero y trabajadores religiosos).

Personas extranjeras tratadas como empleadores estadounidenses.

Conforme a la sección 3121(z), una persona extranjera que cumple con las dos siguientes condiciones generalmente se trata como un empleador estadounidense para propósitos de pagar impuestos FICA sobre los salarios pagados a un empleado que es ciudadano o residente de los Estados Unidos:

La persona extranjera es miembro de un grupo de entidades controladas en el país.

El empleado de la persona extranjera presta servicios en relación con un contrato entre el gobierno de los Estados Unidos (o una instrumentalidad del gobierno de los Estados Unidos) y cualquier miembro del grupo de entidades controlado nacionalmente. Ser dueño de más del 50% constituye control.

Trabajadores a Tiempo Parcial

Los trabajadores a tiempo parcial y los trabajadores contratados por períodos cortos de tiempo reciben el mismo trato que los empleados a tiempo completo para propósitos de la retención del impuesto federal sobre el ingreso y los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.

Por lo general, no importa si el trabajador a tiempo parcial o el trabajador contratado por un período corto de tiempo tiene otro trabajo o si otro empleador retiene la cantidad máxima de impuestos del Seguro Social. Vea Empleador sucesor, anteriormente en este apartado, para una excepción a esta regla.

La retención del impuesto sobre el ingreso puede calcularse de la misma manera que para los trabajadores a tiempo completo o puede calcularse mediante el método de empleo a tiempo parcial que se explica en el apartado 6 de la Publicación 15-T.

10. Aviso Requerido a los Empleados sobre el Crédito por Ingreso del Trabajo (EIC)

Usted tiene que notificar a sus empleados, excepto a los empleados en la Samoa Estadounidense, Guam, Puerto Rico, la CNMI y las USVI, a quienes no se les han retenido el impuesto sobre los ingresos que es posible que puedan reclamar un reembolso de impuestos debido al crédito por ingreso del trabajo (EIC, por sus siglas en inglés). Aunque no tiene que notificar a los empleados que reclaman la exención de la retención en el Formulario W-4 sobre el EIC, le recomendamos que notifique a cualquier empleado cuyos salarios para 2024 fueron menos de $59,899 ($66,819 si es casado que presenta una declaración conjunta) que puede reunir los requisitos para reclamar el crédito para 2024. Esto se debe a que los empleados que reúnen los requisitos pueden obtener un reembolso de la cantidad del EIC mayor que el impuesto que adeudan.

Cumplirá con este requisito de notificación si le entrega al empleado el Formulario W-2 con el aviso del EIC en la parte posterior de la Copia B, o un Formulario W-2 sustitutivo con la misma redacción. También cumplirá con el requisito de notificación proporcionando el Aviso 797, Possible Federal Tax Refund Due to the Earned Income Credit (EIC) (Posible reembolso de impuestos federales debido al crédito por ingreso devengado (EIC)), o su propia declaración escrita que contenga la misma redacción.

Si se le entrega al empleado un Formulario W-2 sustitutivo a tiempo, pero no tiene la declaración requerida, tiene que notificar al empleado dentro de 1 semana a partir de la fecha en que se entrega el Formulario W-2 sustitutivo. Si se requiere el Formulario W-2 pero no se entrega a tiempo, tiene que entregarle al empleado el Aviso 797 o su declaración escrita antes de la fecha en que se requiera entregar el Formulario W-2. Si no se requiere el Formulario W-2, tiene que dar aviso al empleado antes del 7 de febrero de 2025.

11. Cómo Depositar los Impuestos

Por lo general, tiene que depositar el impuesto federal sobre el ingreso retenido y los impuestos del Seguro Social y del Medicare tanto del empleador como del empleado. Tiene que usar la EFT para hacer todos los depósitos de impuestos federales. Vea Cómo Hacer los Depósitos, más adelante en este apartado, para información sobre los requisitos de depósito electrónico.

Pago con la declaración.

Puede hacer un pago con un Formulario 941, un Formulario 943, un Formulario 944 o un Formulario 945 presentado a tiempo en lugar de depositar, sin incurrir en una multa, si alguna de las siguientes condiciones aplica:

Usted es depositante de itinerario mensual (según se define más adelante) y efectúa un pago de acuerdo con la Regla de la Exactitud de los Depósitos, discutida más adelante en este apartado. Este pago puede ser de $2,500 o más.

Su obligación tributaria total del Formulario 941 (la línea 12 del Formulario 941) para el trimestre actual o el trimestre anterior es menos de $2,500 y no incurrió en una obligación de depositar $100,000 el próximo día durante el trimestre actual. Sin embargo, si no está seguro de que su obligación tributaria total para el trimestre actual será menos de $2,500 (y su obligación para el trimestre anterior no fue menos de $2,500), efectúe los depósitos usando las reglas bisemanales o mensuales para que no esté sujeto a una multa FTD.

Su obligación tributaria total del Formulario 943 (la línea 13 del Formulario 943) para el año es menos de $2,500. Sin embargo, si no está seguro de que declarará menos de $2,500, deposite conforme a las reglas explicadas en este apartado para que no esté sujeto a una multa FTD.

Su obligación tributaria total del Formulario 944 (la línea 9 del Formulario 944) es menos de $2,500 o su obligación tributaria total en el Formulario 944 (línea 9 del Formulario 944) es de $2,500 o más y ya depositó los impuestos que adeudaba para el primer, segundo y tercer trimestre del año; su impuesto neto para el cuarto trimestre es menos de $2,500; y está pagando, en su totalidad, el impuesto que adeuda para el cuarto trimestre con una declaración presentada a tiempo.

Su obligación tributaria total del Formulario 945 (la línea 3 del Formulario 945) para el año es menos de $2,500. Sin embargo, si no está seguro de que declarará menos de $2,500, deposite conforme a las reglas explicadas en este apartado para que no esté sujeto a una multa FTD.

Requisitos de depósito por separado para las obligaciones tributarias no relacionadas con la nómina (Formulario 945).

Se requieren depósitos separados para la retención de impuestos sobre el ingreso relacionados o con la nómina y los no relacionados con la nómina. No combine los depósitos para las obligaciones tributarias de los Formularios 941 (o del Formulario 943 o del Formulario 944) y del Formulario 945. Por lo general, las reglas de depósito para las obligaciones no relacionadas con la nómina son las mismas que se discuten a continuación, excepto que las reglas se aplican a un período de declaración anual en lugar de trimestral. Si la cantidad total de impuestos para el año declarado en el Formulario 945 es menos de $2,500, no está requerido a hacer depósitos durante el año. Vea las Instrucciones para el Formulario 945 por separado para más información.

Requisitos de depósito por separado para los empleadores de trabajadores agropecuarios y no agropecuarios.

Si emplea tanto a trabajadores agropecuarios como no agropecuarios, tiene que tratar los impuestos sobre la nómina de los trabajadores agropecuarios (los impuestos del Formulario 943) por separado de los impuestos sobre la nómina de los trabajadores no agropecuarios (los impuestos del Formulario 941/944). Los impuestos del Formulario 943 y los impuestos del Formulario 941/944 no se combinan para propósitos de aplicar cualquiera de las reglas de itinerario de depósitos. Si se tiene que realizar un depósito, deposite los impuestos del Formulario 941/944 y los impuestos del Formulario 943 haciendo depósitos por separado. Por ejemplo, si usted es depositante de itinerario mensual tanto para los impuestos del Formulario 941/944 como para los impuestos del Formulario 943 y su obligación tributaria al final de abril es de $1,500 declarable en el Formulario 941/944 y de $1,200 declarable en el Formulario 943, deposite ambas cantidades a más tardar el 15 de mayo. Use una transacción para depositar los $1,500 de impuestos del Formulario 941/944 y otra transacción para depositar los $1,200 de impuestos del Formulario 943.

Cuándo Depositar

Existen dos itinerarios de depósito: mensual y bisemanal— para determinar cuándo se depositan los impuestos del Seguro Social, del Medicare y los impuestos que se retienen sobre los ingresos. Estos itinerarios le indican cuándo vence un depósito después de que surge una obligación tributaria. Su obligación tributaria se basa en las fechas en que se efectuarion los pagos o se pagaron los salarios. Para las prestaciones suplementarias tributables que no sean dinero en efectivo, vea Cuando las prestaciones suplementarias tributables se tratan como pagadas en el apartado 5. Antes del comienzo de cada año natural, tiene que determinar cuál de los dos itinerarios de depósito se le requiere usar. El itinerario de depósito que usted tiene que usar se basa en la obligación tributaria total que declaró en la línea 12 del Formulario 941, en la línea 13 del Formulario 943, en la línea 9 del Formulario 944 o en la línea 3 del Formulario 945 durante un período retroactivo, discutido a continuación. Su itinerario de depósito no se determina por la frecuencia con la que paga a sus empleados o realiza depósitos. Vea las reglas especiales para el Formulario 943, el Formulario 944 y el Formulario 945, más adelante en este apartado. Vea también Aplicación de los Itinerarios Mensuales y Bisemanales, más adelante en este apartado.

Estas reglas no aplican al impuesto FUTA. Vea el apartado 14 para información sobre cómo depositar el impuesto FUTA.

Período retroactivo.

Si usted es declarante del Formulario 941, su itinerario de depósito para el año natural se determina del total de los impuestos declarados en la línea 12 del Formulario 941 en un período retroactivo de 4 trimestres. El período retroactivo comienza el 1 de julio y termina el 30 de junio como se muestra a continuación en la Tabla 1. Si usted declaró $50,000 o menos en impuestos para el período retroactivo, usted es depositante de itinerario mensual; si usted declaró más de $50,000, usted es depositante de itinerario bisemanal.

T﻿a﻿b﻿l﻿a﻿ ﻿1﻿.

Período Retroactivo para el Año Natural 2025

1 de julio de 2023

1 de octubre de 2023

1 de enero de 2024

1 de abril de 2024

a

a

a

a

30 de sept. de 2023

31 de dic. de 2023

31 de marzo de 2024

30 de junio de 2024

PrecauciónEl período retroactivo para un declarante del Formulario 941 para 2025 que presentó el Formulario 944 en 2023 o en 2024 es el año natural 2023.

Si usted es un declarante del Formulario 943 o del Formulario 944 para el año actual o cualquiera de los 2 años anteriores, su itinerario de depósito se determina por el total de impuestos declarado durante el segundo año natural anterior al año natural actual (ya sea en sus Formularios 941 para todos los 4 trimestres de ese año, su Formulario 943 para ese año o su Formulario 944 para ese año). El período retroactivo para 2025 para los declarantes del Formulario 943 o del Formulario 944 es el año natural 2023. Si usted declaró $50,000 o menos en impuestos para el período retroactivo, usted es depositante de itinerario mensual; si usted declaró más de $50,000, usted es depositante de itinerario bisemanal.

Si usted es declarante del Formulario 945, su itinerario de depósito para el año natural se determina por el total de impuestos que usted declaró en la línea 3 de su Formulario 945 para el segundo año natural anterior. El período retroactivo para 2025 para un declarante del Formulario 945 es el año natural 2023.

ConsejoSu obligación tributaria total para el período retroactivo se determina a base de la cantidad de impuestos que usted declaró en la línea 12 del Formulario 941, en la línea 13 del Formulario 943 o en la línea 9 del Formulario 944. Su responsabilidad total no se reduce por la porción reembolsable del crédito por los salarios de licencia por enfermedad y familiar calificados. Para más información sobre este crédito, vea las instrucciones para su declaración de impuestos sobre la nómina que aplicaban durante el período retroactivo.

Ajustes y la regla retroactiva.

Los ajustes realizados en el Formulario 941-X, en el Formulario 943-X, en el Formulario 944-X o en el Formulario 945-X no afectan la cantidad de la obligación tributaria para períodos anteriores para propósitos de la regla del período retroactivo.

Ejemplo. Un empleador originalmente declaró una obligación tributaria de $45,000 para el período retroactivo. El empleador descubrió, durante enero de 2025, que el impuesto declarado para uno de los trimestres del período retroactivo fue declarado de menos por $10,000 y corrigió este error presentando el Formulario 941-X. Este empleador es depositante de itinerario mensual para 2025 debido a que las obligaciones de impuestos se basan en las cantidades declaradas originalmente y fueron de $50,000 o menos. El ajuste de $10,000 tampoco se consideró como parte de los impuestos para 2025.

Período de depósito.

La expresión “período de depósito” se refiere al período durante el cual se acumulan las obligaciones tributarias para cada fecha de vencimiento de cada depósito requerido. Para los depositantes de itinerario mensual, el período de depósito es un mes natural. Los períodos de depósito para los depositantes de itinerario bisemanal son miércoles a viernes y sábado a martes.

ConsejoSi usted es un agente con un Formulario 2678 aprobado, las reglas de depósito le aplican basadas en el total de los impuestos sobre la nómina acumulados por usted para sus propios empleados y en nombre de todos los empleadores para los cuales usted está autorizado a actuar. Para más información sobre un agente con el Formulario 2678 aprobado, vea el Revenue Procedure 2013﻿-﻿39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2013﻿-﻿39) que se encuentra en la página 830 del Internal Revenue Bulletin 2013﻿-﻿52 (Boletín de Impuestos Internos 2013﻿-﻿52), disponible en IRS.gov/irb/2013﻿-﻿52_IRB#RP-2013﻿-﻿39.

Itinerario de Depósito Mensual

Para los declarantes del Formulario 941, usted es depositante de itinerario mensual para un año natural si el total de los impuestos en la línea 12 del Formulario 941 para los 4 trimestres en su período retroactivo fue $50,000 o menos. Para los declarantes del Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945, usted es depositante de itinerario mensual durante un año natural si el total de impuestos en la línea 13 del Formulario 943, en la línea 9 del Formulario 944 o en la línea 3 del Formulario 945 durante su período retroactivo fue de $50,000 o menos. Conforme al itinerario de depósito mensual, deposite los impuestos sobre la nómina en pagos efectuados durante un mes antes del día 15 del mes siguiente. También vea Depósitos que Vencen Sólo en Días Laborables y Regla de Depositar $100,000 el Próximo Día, más adelante en este apartado. Los depositantes de itinerario mensual no deben presentar el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945 mensualmente.

Nuevos empleadores.

Para los declarantes del Formulario 941, su obligación tributaria para cualquier trimestre en el período retroactivo antes de comenzar o adquirir su negocio se considera cero. Por lo tanto, usted es depositante de itinerario mensual para el primer año natural de su negocio. Para los declarantes del Formulario 943, del Formulario 944 o del Formulario 945, su obligación tributaria en el período retroactivo anterior antes de comenzar o adquirir su negocio se considera ser cero. Por lo tanto, usted es depositante de itinerario mensual para el primer y segundo año natural de su negocio. Sin embargo, vea la Regla de Depositar $100,000 el Próximo Día, más adelante en este apartado.

Depositantes de Itinerario Bisemanal

Para los declarantes del Formulario 941, usted es depositante de itinerario bisemanal para un año natural si el total de impuestos en la línea 12 del Formulario 941 durante el período retroactivo fue más de $50,000. Para los declarantes del Formulario 943, del Formulario 944 o del Formulario 945, usted es depositante de itinerario bisemanal si para un año natural el total de impuestos en la línea 13 del Formulario 943, en la línea 9 del Formulario 944 o en la línea 3 del Formulario 945, durante su período retroactivo fue $50,000 o más. Conforme al itinerario bisemanal de depósitos, deposite los impuestos sobre la nómina por pagos realizados miércoles, jueves y/o viernes, para el siguiente miércoles. Deposite los impuestos para los pagos realizados sábado, domingo, lunes y/o martes para el siguiente viernes. También vea Depósitos que Vencen Sólo en Días Laborables, más adelante en este apartado.

Los depositantes de itinerario bisemanal tienen que completar el Anexo B (Formulario 941), Registro de la Obligación Tributaria para los Depositantes de Itinerario Bisemanal, y presentarlo con el Formulario 941. Si presenta el Formulario 943 y es depositante de itinerario bisemanal, complete el Formulario 943-A, Registro de la Obligación Tributaria Federal del Empleador Agropecuario, y envíelo con el Formulario 943. Si usted presenta el Formulario 944 o el Formulario 945 y es depositante de itinerario bisemanal, complete el Formulario 945-A, Annual Record of Federal Tax Liability (Registro anual de la obligación tributaria federal), y envíelo con su declaración.

Tabla 2. Itinerario de Depósito Bisemanal

SI el día de pago cae en...

ENTONCES deposite los impuestos para el siguiente...

miércoles, jueves y/o viernes

 miércoles.

sábados, domingos, lunes y/o martes

 viernes.

Período de depósito de itinerario bisemanal que abarca 2 trimestres (para los declarantes del Formulario 941).

Si tiene más de 1 fecha de pago durante un período bisemanal y las fechas de pago caen en trimestres naturales diferentes, tiene que realizar depósitos separados para las obligaciones separadas.

Ejemplo.

Si tiene una fecha de pago el sábado 29 de marzo de 2025 (primer trimestre) y otra fecha de pago el martes 1 de abril de 2025 (segundo trimestre), se requerirán dos depósitos separados aunque las fechas de pago caigan dentro del mismo período bisemanal. Ambos depósitos vencerían el viernes 4 de abril de 2025.

Período de depósito de itinerario bisemanal que abarca 2 períodos tributarios de declaraciones (para los declarantes del Formulario 943, Formulario 944 o Formulario 945).

El período cubierto por una declaración es el período de declaración. El período de declaración para el Formulario 943, el Formulario 944 y el Formulario 945 anual es un año natural. Si tiene más de una fecha de pago durante un período bisemanal y las fechas de pago caen en períodos tributarios de declaraciones distintos, tendrá que efectuar depósitos por separado para las obligaciones separadas. Por ejemplo, si el período de declaración termina un jueves, los impuestos acumulados el miércoles y el jueves están sujetos a una obligación de depósito, y los impuestos acumulados el viernes están sujetos a una obligación por separado. Se requieren depósitos separados porque se ven afectados dos períodos de declaración diferentes.

Resumen de Pasos para Determinar Su Itinerario de Depósito

1.

Identifique su período retroactivo (vea Período retroactivo, anteriormente en este apartado).

2.

Sume el total de los impuestos que declaró en la línea 12 de los Formularios 941, en la línea 13 del Formulario 943, en la línea 9 del Formulario 944 o en la línea 3 del Formuario 945 durante el período retroactivo.

3.

Determine si usted es depositante de itinerario mensual o bisemanal:

SI el total de los impuestos que usted declaró en el período retroactivo fue...

ENTONCES usted es un...

$50,000 o menos

depositante de itinerario mensual.

más de $50,000

depositante de itinerario bisemanal.

Ejemplo de Itinerario Mensual y Bisemanal

La Compañía Rosa declaró impuestos en el Formulario 941 de la siguiente manera:

2024 — Período Retroactivo

2025 — Período Retroactivo

3er. trimestre de 2022

 $12,000

 3er. trimestre de 2023

 $12,000

4to. trimestre de 2022

 12,000

 4to. trimestre de 2023

 12,000

1er. trimestre de 2023

 12,000

 1er. trimestre de 2024

 12,000

2do. trimestre de 2023

 12,000

 2do. trimestre de 2024

15,000

 $48,000

 $51,000

La Compañía Rosa es depositante de itinerario mensual para el año 2024 porque sus impuestos durante los 4 trimestres de su período retroactivo (del tercer trimestre de 2022 al segundo trimestre de 2023) no fueron en exceso de $50,000. Sin embargo, en 2025, la Compañía Rosa será depositante de itinerario bisemanal porque el total de sus impuestos excedió los $50,000 durante los 4 trimestres de su período retroactivo (del tercer trimestre de 2023 al segundo trimestre de 2024).

Ejemplo para empleadores de empleados agropecuarios.

La Compañía Rojas declaró impuestos en la línea 13 de su Formulario 943 para 2023 de $48,000. En la línea 13 de su Formulario 943 para 2024 declaró impuestos de $60,000.

La Compañía Rojas es depositante de itinerario mensual para 2025 debido a que sus impuestos para el período retroactivo ($48,000 para el año natural 2023) no fueron más de $50,000. Sin embargo, para 2026, la Compañía Rojas es depositante de itinerario bisemanal debido a que el total de los impuestos para su período retroactivo ($60,000 para el año natural 2024) excedió $50,000.

Depósitos que Vencen Sólo en Días Laborables

Si se requiere que haga un depósito en un día que no sea un día laborable, el depósito se considera a tiempo si se hace antes del cierre del siguiente día laborable. Un día laborable es cualquier día que no sea sábado, domingo o de fiesta oficial. Por ejemplo, si se requiere que un depósito se haga un viernes y el viernes es un día de fiesta oficial, el depósito se considerará a tiempo si se hace antes del lunes siguiente (si ese lunes es un día laborable).

Los depositantes de itinerario bisemanal tienen al menos 3 días laborables después del cierre del período bisemanal para efectuar un depósito. Si alguno de los 3 días laborables después del final de un período bisemanal es un día de fiesta oficial, tendrá un día adicional por cada día que sea un día de fiesta oficial para efectuar el depósito requerido. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal acumuló impuestos correspondientes a pagos efectuados un viernes y el lunes siguiente es un día de fiesta oficial, el depósito que normalmente vence el miércoles se puede hacer el jueves (esto permite 3 días laborables para efectuar el depósito).

Día de fiesta oficial.

El término “día de fiesta oficial” se refiere a los días de fiesta oficiales en el Distrito de Columbia. Para propósitos de las reglas de depósito, el término “día de fiesta oficial” no incluye otros días de fiesta estatales reconocidos. Los días de fiesta oficiales para el año 2025 aparecen a continuación:

1 de enero

Día de Año Nuevo

20 de enero

Natalicio de Martin Luther King, Jr./Día de la Inauguración

17 de febrero

Natalicio de Washington

16 de abril

Día de la Emancipación en el Distrito de Columbia

26 de mayo

Día de la Recordación

19 de junio

Día de la Independencia Nacional (Juneteenth)

4 de julio

Día de la Independencia de los Estados Unidos

1 de septiembre

Día del Trabajo

13 de octubre

Día de los Pueblos Indígenas (Día del Descubrimiento de América)

11 de noviembre

Día de los Veteranos

27 de noviembre

Día de Acción de Gracias

25 de diciembre

Día de Navidad

Aplicación de los Itinerarios Mensuales y Bisemanales

Los términos “depositante de itinerario mensual” y “depositante de itinerario bisemanal” no se refieren a la frecuencia con que su negocio le paga a sus empleados ni aun a la frecuencia con que se le requiere hacer depósitos. Los términos definen qué reglas de depósito tiene que seguir cuando una obligación tributaria sobre la nómina surge. Las reglas de depósito están basadas en las fechas en que los salarios son pagados (base de efectivo), no en cuando las obligaciones tributarias son acumuladas para propósitos de contabilidad.

Ejemplo de itinerario mensual.

La Compañía Abeto contrata a empleados estacionales y, además, sigue un itinerario mensual para hacer sus depósitos de impuestos. Pagó salarios todos los viernes durante el mes de marzo pero no pagó salarios durante el mes de abril. Conforme al itinerario de depósito mensual, la Compañía Abeto tiene que depositar las obligaciones tributarias combinadas para los días de pago de marzo para el 15 de abril. La Compañía Abeto no está obligada a hacer ningún depósito para abril (el cual vencería el 15 de mayo), ya que no pagó salarios; por lo tanto, no tuvo una obligación tributaria para abril.

Ejemplo de itinerario bisemanal.

La Sociedad Anónima Verde es un depositante de itinerario bisemanal y paga salarios el último viernes del mes. Aunque la Sociedad Anónima Verde tiene un itinerario de depósito bisemanal, depositará únicamente una vez al mes, ya que paga salarios una vez al mes. El depósito, sin embargo, se realizará bajo el itinerario de depósitos bisemanales de la siguiente manera: La obligación tributaria de la Sociedad Anónima Verde para el 30 de mayo de 2025 (viernes), el día de pago, tiene que ser depositada antes del 4 de junio de 2025 (miércoles). Conforme al itinerario de depósito bisemanal, las obligaciones por los salarios pagados de miércoles a viernes tienen que ser depositadas el próximo miércoles.

Regla de Depositar $100,000 el Próximo Día

Si acumula $100,000 o más en impuestos en cualquier día durante un período de depósito mensual o bisemanal (vea Período de depósito anteriormente en este apartado), tiene que depositar el impuesto antes del siguiente día laborable, ya sea depositante de itinerario mensual o de itinerario bisemanal.

Para propósitos de la regla de los $100,000, no siga acumulando una obligación tributaria después del final de un período de depósito. Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal ha acumulado una obligación de $95,000 un martes (de un período de depósito de sábado a martes) y acumuló una obligación de $10,000 el miércoles, la regla de depositar $100,000 el próximo día no aplica porque los $10,000 se acumularon en el siguiente período de depósito. Por lo tanto, $95,000 tienen que ser depositados para el viernes y $10,000 tienen que ser depositados para el siguiente miércoles.

Sin embargo, una vez que haya acumulado por lo menos $100,000 en un período de depósito, deje de acumularlos al final de ese día y comience a acumularlos de nuevo al día siguiente. Por ejemplo, la Compañía Abeto es depositante de itinerario bisemanal. El lunes, la Compañía Abeto acumula impuestos de $110,000 y tiene que depositar esta cantidad el martes, el cual es el próximo día laborable. El martes, la Compañía Abeto acumula impuestos adicionales de $30,000. Debido a que los $30,000 no se añaden a los $110,000 anteriores y es menos de $100,000, la Compañía Abeto tiene que depositar los $30,000 para el viernes (siguiendo el itinerario de depósito bisemanal).

Si usted es depositante de itinerario mensual y acumula una obligación tributaria de $100,000 en algún día durante el período de depósito, se convierte en depositante de itinerario bisemanal el próximo día y durante el resto del año natural y, además, durante el año natural siguiente.

Ejemplo. La Sociedad Anónima Olmo comenzó su negocio el 5 de mayo de 2025. El miércoles 7 de mayo, pagó salarios por primera vez y acumuló una obligación tributaria de $40,000. El viernes 9 de mayo, la Sociedad Anónima Olmo pagó salarios y acumuló una obligación de $60,000 para un total de $100,000. Debido a que este fue el primer año de su negocio, la obligación tributaria correspondiente a su período retroactivo se considera cero y sería un depositante de itinerario mensual basado en las reglas del período retroactivo. Sin embargo, debido a que la Sociedad Anónima Olmo acumuló una obligación de $100,000 el 9 de mayo, se convirtió en un depositante de itinerario bisemanal el 10 de mayo. Será un depositante de itinerario bisemanal por el resto del año 2025 y para el año 2026. La Sociedad Anónima Olmo está requerida a depositar $100,000 para el lunes 12 de mayo, el siguiente día laborable.

El límite de la obligación tributaria de los $100,000 al que se requiere depositar el próximo día se determina antes de considerar cualquier reducción de su obligación para los créditos no reembolsables.

Regla de la Exactitud de los Depósitos

Usted tiene que depositar el 100% de su obligación tributaria a más tardar en la fecha de vencimiento para hacer los depósitos. Sin embargo, no le corresponderá ninguna multa por no haber depositado el 100% del impuesto si usted cumple con las siguientes condiciones:

Todo déficit de depósito no excede el mayor entre $100 o el 2% de la cantidad de impuestos que de otra manera tienen que depositarse.

La cantidad depositada de menos se paga o se deposita para la fecha compensatoria de la manera que se explica a continuación.

Fecha compensatoria para una cantidad depositada de menos.

Depositante de itinerario mensual. Deposite o remita la cantidad depositada de menos a más tardar en la fecha de vencimiento para presentar su declaración del período en que ocurrió el pago de menos. Usted puede pagar esa cantidad al presentar la declaración, aunque la misma sea de $2,500 o más.

Depositante de itinerario bisemanal. Deposite el día que ocurra lo primero entre:

El primer miércoles o viernes (el que sea primero) que coincida con el día 15, o después del día 15, del mes siguiente al mes en el cual ocurrió el pago de menos del impuesto; o

La fecha de vencimiento de su declaración (para el período de la declaración de la obligación tributaria).

Por ejemplo, si un depositante de itinerario bisemanal tiene una cantidad depositada de menos durante julio de 2025, la fecha para ajustar esta cantidad pagada de menos es el 15 de agosto de 2025 (viernes). Sin embargo, si el déficit se produjo el 1 de octubre de 2025 (miércoles), fecha de vencimiento del depósito requerido para la fecha de pago del 26 de septiembre de 2025 (viernes), la fecha de vencimiento de la declaración para la fecha de pago del 26 de septiembre (31 de octubre de 2025) sería antes de la fecha recuperación del déficit del 19 de noviembre de 2025 (miércoles). En este caso, el déficit tiene que depositarse antes del 31 de octubre de 2025.

Cómo Hacer los Depósitos

Usted tiene que depositar los impuestos sobre la nómina, incluyendo los impuestos del Formulario 945, mediante la EFT. Vea Pago con la declaración, anteriormente en este apartado, para excepciones que explican cuándo el pago de impuestos puede enviarse con la declaración de impuestos en lugar de ser depositado.

Requisito de depósito electrónico.

Usted tiene que utilizar la EFT para depositar todo impuesto federal. Por lo general, una EFT se realiza mediante el EFTPS. Si usted no desea utilizar este sistema, puede coordinar con un profesional de impuestos, institución financiera, servicios de nómina u otro tercero de confianza para realizar los pagos en su nombre. El EFTPS es un servicio gratuito ofrecido por el Departamento del Tesoro. Para más información o inscribirse al EFTPS, acceda al sitio web EFTPS.gov o llame al 800﻿-﻿555﻿-﻿4477, 800﻿-﻿244﻿-﻿4829 (español) o al 303﻿-﻿967﻿-﻿5916 (llamada con cargos). Para comunicarse con el EFTPS usando los Servicios de Retransmisión de Telecomunicaciones (TRS, por sus siglas en inglés) para personas sordas, con dificultades auditivas o con impedimento del habla, marque el 711 en su teléfono y luego proporciónele al asistente del TRS el número 800﻿-﻿555﻿-﻿4477 o el 800﻿-﻿733﻿-﻿4829. Información adicional sobre el EFTPS está también disponible en la Publicación 966.

Cuando usted recibe su EIN.

Si usted es un nuevo empleador que al solicitar un EIN indicó que existe una obligación del impuesto federal, se le preinscribirá en el EFTPS. Usted recibirá información en su Employer Identification Number (EIN) Package (Paquete de número de identificación del empleador (EIN)) sobre la Express Enrollment (Inscripción rápida) y correspondencia adicional con su número de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés) del EFTPS e instrucciones sobre cómo activar su PIN. Siga los pasos en su folleto How to Activate Your Enrollment (Cómo activar su inscripción) para activar su inscripción y comenzar a hacer sus depósitos de los impuestos sobre la nómina. Si usted externaliza cualquier parte de su nómina y las obligaciones relacionadas con los impuestos a un tercero pagador, tal como un PSP o un agente declarante, asegúrese de informarle sobre su inscripción en el EFTPS.

Registro de depósitos.

Para sus registros, se le proveerá con cada pago realizado un EFT Trace Number (Número de seguimiento de EFT. El número puede ser utilizado como recibo o para dar seguimiento al pago.

Cómo hacer depósitos a tiempo.

Para que los depósitos que realice por medio del EFTPS se hagan de manera oportuna, usted tiene que transmitir el depósito para las 8:00 p.m. (hora del Este) el día antes de la fecha de vencimiento del depósito. Si utiliza los servicios de un tercero para realizar los depósitos por usted, éstos pueden tener tiempos límites diferentes.

Opción de pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica.

Si usted no transmite una transacción de depósito a través del EFTPS para las 8:00 p.m. (hora del Este) el día anterior al día en que se vence un depósito, todavía puede hacer su depósito a tiempo usando el Federal Tax Collection Service (Servicio de recaudación del impuesto federal o FTCS, por sus siglas en inglés) para efectuar un pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica. Si alguna vez usted necesita utilizar el método de pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica, tendrá que hacer arreglos con su institución financiera con anticipación. Consulte con su institución financiera con respecto a la disponibilidad, los plazos y el costo. Su institución financiera puede cobrar un cargo por los pagos efectuados de esta manera. Para más detalles sobre la información que le necesita proveer a su institución financiera para hacer un pago electrónico el mismo día por medio de una transferencia electrónica, acceda a IRS.gov/SameDayWire y pulse sobre Español.

Cómo reclamar crédito por pagos en exceso.

Si depositó más de la cantidad correcta de impuestos que tenía que depositar durante algún trimestre, usted puede solicitar la devolución de la cantidad depositada en exceso o que la misma se acredite a su Formulario 941 para ese trimestre (o en el Formulario 943, en el Formulario 944 o en el Formulario 945) para ese año. No le pida al EFTPS que solicite al IRS un reembolso por usted.

Multas Relacionadas con los Depósitos

Aunque la información de las multas relacionadas con los depósitos provista a continuación se refiere específicamente al Formulario 941, estas reglas también corresponden al Formulario 943, al Formulario 944 y al Formulario 945. Las multas no corresponden si el empleador califica para las excepciones a los requisitos de depósito discutidos bajo Pago con la declaración, anteriormente en este apartado).

Es posible que se apliquen multas si no hace a tiempo los depósitos que está requerido a realizar o si hace un depósito de una cantidad menor a la que se le requiere. Las multas no se aplican si los depósitos no se hacen correctamente y a tiempo debido a una causa razonable, y no por negligencia intencional. Si recibe una notificación de multa, usted puede proporcionar una explicación de por qué considera que existe una causa razonable.

Si usted presentó su declaración de impuestos sobre la nómina de manera oportuna, el IRS también podría eliminar las multas si inadvertidamente no depositó y era el primer trimestre en el cual usted tenía el requisito de depositar todo impuesto sobre la nómina; o si inadvertidamente no depositó la primera vez después de que cambió la frecuencia con la cual usted tenía que realizar depósitos. Además, usted también tiene que cumplir con la limitación del valor adquisitivo y de tamaño correspondiente para que se le otorguen los costos administrativos y de litigio conforme a la sección 7430; para las personas físicas, esto quiere decir que su valor adquisitivo no puede ser mayor de $2 millones y, para los negocios, el valor adquisitivo no puede ser mayor de $7 millones y además no puede tener más de 500 empleados.

El IRS también puede eliminar la multa por depósito la primera vez que tenga que realizar un depósito si, inadvertidamente, envía el pago al IRS en lugar de depositarlo por medios electrónicos (EFT).

Las tasas de las multas que se imponen por no depositar los impuestos correctamente o a tiempo son las siguientes:

Multa

Impuesta por...

2%

Depósitos efectuados entre 1 y 5 días después de vencer el plazo para depositar.

5%

Depósitos efectuados entre 6 y 15 días después de vencer el plazo para depositar.

10%

Depósitos efectuados 16 o más días después de vencer el plazo para depositar, pero antes de 10 días contados a partir de la fecha de la primera notificación que el IRS le envió solicitando el pago de los impuestos vencidos.

10%

Cantidades que deberían haber sido depositadas, pero en su lugar fueron pagadas directamente al IRS o pagadas con su declaración de impuestos. Sin embargo, vea Pago con la declaración, anteriormente en este apartado, para las excepciones.

15%

Cantidades aun no pagadas más de 10 días después de la fecha de la primera notificación que el IRS le envió a usted solicitando el pago de los impuestos adeudados o el día en que recibió el aviso y requerimiento de pago inmediato, lo que ocurra primero.

Las cantidades de las multas relacionadas con los depósitos realizados fuera de plazo se determinan usando días naturales, comenzando con la fecha de vencimiento de la obligación.

Regla especial para los que presentaron el Formulario 944 anteriormente.

Si presentó el Formulario 944 para un año anterior y presenta los Formularios 941 para el año actual, no se aplicará la multa FTD a un depósito de impuestos sobre la nómina fuera de plazo para enero del año actual si los impuestos se depositan en su totalidad para el 15 de marzo del año actual.

Orden en que se aplican los depósitos.

Por lo general, los depósitos de impuesto primero se aplican a la deuda tributaria más reciente dentro del período tributario en cuestión (trimestre o año). Si recibe una notificación de multa por no depositar, puede designar, dentro de 90 días de la fecha de la notificación, cómo se aplicará el pago a fin de reducir la cantidad de la multa. Siga las instrucciones contenidas en la notificación que reciba. Para más información sobre la designación de los depósitos, vea el Revenue Procedure 2001﻿-﻿58 (Procedimiento Administrativo Tributario 2001﻿-﻿58). Puede encontrar dicho procedimiento administrativo en la página 579 del Internal Revenue Bulletin 2001﻿-﻿50 (Boletín de Impuestos Internos 2001﻿-﻿50), disponible en IRS.gov/pub/irs-irbs/irb01﻿-﻿50.pdf.

Ejemplo. La Sociedad Anónima Cedro está obligada a hacer un depósito de $1,000 el 15 de abril y otro de $1,500 el 15 de mayo. La Sociedad Anónima Cedro no hace el depósito del 15 de abril. La Sociedad Anónima Cedro deposita $2,000 el 15 de mayo. De acuerdo con el requisito de depósitos, el cual dice que se aplican los depósitos primero a la deuda más reciente, se aplican los primeros $1,500 al depósito que se adeuda para el 15 de mayo y los $500 restantes se aplican al depósito correspondiente a abril. Por lo tanto, los $500 de la obligación tributaria para el 15 de abril quedan sin depositarse. La multa se aplicarán a este depósito insuficiente tal como se explicó anteriormente.

Multa por recuperación del fondo fiduciario.

Si los impuestos federales sobre los ingresos, del Seguro Social y del Medicare que tienen que retenerse (es decir, los impuestos del fondo fiduciario) no son retenidos o no se depositan o pagan al Tesoro de los Estados Unidos, podría imponerse la multa por recuperación del fondo fiduciario. La multa es el 100% del impuesto del fondo fiduciario adeudada. Si estos impuestos no pagados no se pueden recaudar inmediatamente del empleador o del negocio, la multa por recuperación del fondo fiduciario puede ser impuesta a las personas que el IRS considere responsables del cobro, de la contabilidad o del pago por estos impuestos y que intencionalmente no lo hacen. La multa por recuperación del fondo fiduciario no aplica a ninguna cantidad de los impuestos del fondo fiduciario que un empleador retenga en anticipación de cualesquier créditos a los que tenga derecho.

Una persona responsable puede ser un oficial o empleado de una sociedad anónima, socio o empleado de una sociedad colectiva, contador, director/fiduciario voluntario o empleado de un negocio con un solo dueño u otra persona o entidad que sea responsable del cobro, de la contabilidad o del pago de los impuestos del fondo fiduciario. También se considera responsable a la persona que firma los cheques del negocio o a la que posee la autoridad para hacer uso de los fondos del negocio.

Intencionalmente significa de forma voluntaria, a sabiendas y deliberadamente. Una persona actúa intencionalmente si la misma sabe que las acciones requeridas del cobro, de la contabilidad o del pago de los impuestos al fondo fiduciario no se están llevando a cabo. Además, una persona actúa intencionalmente al hacer caso omiso a los riesgos obvios y conocidos al derecho del gobierno de recibir impuestos al fondo fiduciario.

Contabilidad independiente cuando no se hacen los depositos o no se retienen los impuestos.

Es posible que se requiera una contabilidad independiente puede ser requerida si usted no paga los impuestos retenidos de la parte correspondiente al empleador del Seguro Social, del Medicare o sobre el ingreso; no deposita los impuestos requeridos; no hace los pagos requeridos; o no presenta las declaraciones de impuestos. En este caso, usted recibirá notificación escrita del IRS requiriéndole que deposite los impuestos en una cuenta de fondo fiduciario especial para el gobierno de los Estados Unidos.

PrecauciónUsted puede estar sujeto a multas criminales si no cumple con los requisitos bancarios de depósitos especiales para la cuenta de fondo fiduciario especial para el gobierno de los Estados Unidos.

Multa FTD “promediada”.

El IRS podría imponerle una multa FTD “promediada” del 2% al 10% si usted es depositante de itinerario mensual y no completó debidamente la línea 16 del Formulario 941, la línea 17 del Formulario 943, la línea 13 del Formulario 944 o la línea 7 del Formulario 945, cuando su obligación tributaria en la línea 12 del Formulario 941, la línea 13 del Formulario 943, la línea 9 del Formulario 944 o la línea 3 del Formulario 945 era $2,500 o más.

El IRS también podría imponerle una multa FTD “promediada” del 2% al 10% si usted es depositante de itinerario bisemanal y su obligación tributaria en la línea 12 del Formulario 941, la línea 13 del Formulario 943, la línea 9 del Formulario 944 o la línea 3 del Formulario 945 era $2,500 o más, y usted:

Completó la línea 16 del Formulario 941 en lugar del Anexo B (Formulario 941), la línea 17 del Formulario 943 en lugar del Formulario 943-A, la línea 13 del Formulario 944 en lugar del Formulario 945-A o la línea 7 del Formulario 945 en lugar del Formulario 945-A;

No adjuntó el Anexo B (Formulario 941), el Formulario 943-A o el Formulario 945-A debidamente completado, según corresponda; o

No completó debidamente el Anexo B (Formulario 941), el Formulario 943-A, o el Formulario 945-A, por ejemplo, al anotar depósitos tributarios en lugar de obligaciones tributarias en los espacios enumerados.

La multa FTD se calcula distribuyendo el total de su obligación tributaria que aparece en la línea 12 del Formulario 941, en la línea 13 del Formulario 943, en la línea 9 del Formulario 944 o en la línea 3 del Formulario 945 por igual durante todo el período tributario. Luego, aplicamos sus depósitos y pagos a las obligaciones tributarias promediadas en el orden de las fechas en que recibimos sus depósitos. Calculamos la multa sobre todo impuesto no depositado, depositado tarde o no depositado en las cantidades correctas. Como resultado, sus depósitos y pagos tal vez no sean contados como presentados a tiempo, debido a que las fechas reales de sus obligaciones tributarias no pueden ser determinadas con certeza.

Puede evitar una multa FTD “promediada” revisando su declaración antes de presentarla. Siga estos pasos antes de presentar su Formulario 941, Formulario 943, Formulario 944 o Formulario 945.

Si es depositante de itinerario mensual, declare sus obligaciones tributarias (no sus depósitos) en los espacios de anotación en la línea 16 del Formulario 941, en la línea 17 del Formulario 943, en la línea 13 del Formulario 944 o en la línea 7 del Formulario 945.

Si es depositante de itinerario bisemanal, declare sus obligaciones tributarias (no sus depósitos) en el Anexo B (Formulario 941), en el Formulario 943-A, o en el Formulario 945-A, según corresponda, en las líneas que representan las fechas en que sus empleados fueron pagados.

Verifique que su obligación total que aparece en la línea 16 del Formulario 941 o en la parte inferior del Anexo B (Formulario 941) sea igual a su obligación tributaria que aparece en la línea 12 del Formulario 941.

Verifique que su obligación total que aparece en la línea 17 del Formulario 943, o la línea M del Formulario 943-A, sea igual a su obligación tributaria que aparece en la línea 13 del Formulario 943.

Verifique que su obligación total que aparece en la línea 13 del Formulario 944, o la línea M del Formulario 945-A, sea igual a su obligación tributaria que aparece en la línea 9 del Formulario 944.

Verifique que su obligación total que aparece en la línea 7 del Formulario 945, o la línea M del Formulario 945-A, sea igual a su obligación tributaria que aparece en la línea 3 del Formulario 945.

No muestre cantidades negativas en la línea 16 del Formulario 941, o en el Anexo B (Formulario 941), en la línea 17 del Formulario 943, o en el Formulario 943-A, en la línea 13 del Formulario 944 o en el Formulario 945-A; o en la línea 7 del Formulario 945, o en el Formulario 945-A.

Para errores de períodos anteriores, no ajuste sus obligaciones tributarias declaradas en la línea 16 del Formulario 941, o en el Anexo B (Formulario 941), en la línea 17 del Formulario 943, o en el Formulario 943-A, en la línea 13 del Formulario 944, o en el Formulario 945-A, o la línea 7 del Formulario 945, o en el Formulario 945-A. En su lugar, presente una declaración ajustada (Formulario 941-X, 943-X, 944-X o 945-X) si también está ajustando su obligación tributaria. Si sólo está ajustando sus depósitos en respuesta a un aviso de multa por no hacer un depósito, vea las Instrucciones para el Anexo B (Formulario 941), las Instrucciones para el Formulario 943-A (para el Formulario 943) o las Instrucciones para el Formulario 945-A (para los Formularios 944 y 945).

Además de las multas civiles, puede estar sujeto a enjuiciamiento penal (llevado a juicio) por intencionalmente:

Evadir impuestos;

No recaudar o contabilizar y pagar con veracidad los impuestos;

No presentar una declaración, no proveer información o no pagar cualquier impuesto adeudado;

Proporcionar un Formulario W-2 falso o fraudulento a los empleados o no proporcionar el Formulario W-2;

Cometer fraude y proporcionar declaraciones falsas;

Preparar y presentar una declaración fraudulenta; o

Cometer robo de identidad.

12. Presentación de los Formularios 941, del Formulario 943, del Formulario 944 o del Formulario 945

Formulario 941.

Si usted pagó salarios sujetos a la retención del impuesto federal sobre el ingreso (incluyendo el pago de compensación por enfermedad y las prestaciones suplementarias por desempleo) o los impuestos del Seguro Social y del Medicare, usted tiene que presentar el Formulario 941 trimestral aun si no tiene impuestos que declarar, a menos que haya presentado una declaración final, reciba del IRS una notificación de que reúne los requisitos para presentar el Formulario 944 o alguna de las excepciones discutidas más adelante aplique. Además, si se le requiere presentar los Formularios 941 pero cree que sus impuestos sobre la nómina para el año natural serán de $1,000 o menos y a usted le gustaría presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941, usted tiene que comunicarse con el IRS durante el primer trimestre natural del año tributario para solicitar el permiso para presentar el Formulario 944. Antes de poder presentar este formulario, tiene que recibir una notificación por escrito del IRS para presentar el Formulario 944 en lugar de los Formularios 941. Para más información sobre cómo solicitar presentar el Formulario 944, incluyendo los métodos y la fecha límite para realizar una una solicitud, vea las Instrucciones para el Formulario 944. El Formulario 941 tiene que ser presentado para el último día del mes siguiente al final del trimestre. Sin embargo, si realizó depósitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el trimestre, puede presentar su declaración a más tardar el día 10 del segundo mes siguiente al final del trimestre. Vea Calendario, anteriormente.

Formulario 943.

Tiene que presentar el Formulario 943 por cada año natural a partir del primer año en que pague $2,500 o más por trabajo agropecuario o emplee a un trabajador agropecuario que cumpla con el requisito de los $150 explicado bajo Impuestos del Seguro Social y del Medicare, en el apartado 9. No declare estos salarios en el Formulario 941, en el Formulario 944 o en el Formulario 945. Presente su Formulario 943 para 2024 antes del 31 de enero de 2025. Sin embargo, si usted realizó depósitos a tiempo en pago total de sus impuestos para el año, puede presentar antes del 10 de febrero de 2025.

Formulario 944.

Si usted recibe notificación por escrito de que califica para el programa del Formulario 944, usted tiene que presentar el Formulario 944 en lugar del Formulario 941. Usted tiene que presentar el Formulario 944 aun si no tiene impuestos que declarar (o tiene impuestos a declarar que exceden $1,000), a menos que presente una declaración final para el año anterior. Si usted recibe una notificación para presentar el Formulario 944, pero prefiere presentar el Formulario 941, usted puede solicitar que le cambien los requisitos de presentación al Formulario 941 durante el primer trimestre natural del año tributario. Para más información sobre cómo solicitar presentar el Formulario 941, incluyendo los métodos y fechas de vencimiento para hacer la solicitud, vea las Instrucciones para el Formulario 944. Presente su Formulario 944 para 2024 a más tardar el 31 de enero de 2025. Sin embargo, si usted hizo depósitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el año, puede presentar antes del 10 de febrero de 2025.

Formulario 945.

Si usted retuvo o se le requiere retener el impuesto federal sobre el ingreso (incluyendo la retención adicional de impuesto) de pagos no relacionados con la nómina, tiene que presentar el Formulario 945. Todas las retenciones de impuestos federales sobre los ingresos de pagos no relacionados con la nómina que se declaran en los Formularios 1099 o en el Formulario W-2G tienen que ser incluidos en el Formulario 945, y no en otro formulario como el Formulario 1040-ES, Impuesto Estimado Personal. No declare en el Formulario 945 la retención que se requiere a presentar en el Formulario 1042, Annual Withholding Tax Return for U.S. Source Income of Foreign Persons (Declaración anual de la retención de impuestos para personas extranjeras con fuentes de ingresos estadounidenses). No tiene que presentar el Formulario 945 para aquellos años en los que no tenga una obligación tributaria no relacionada con la nómina. Presente su Formulario 945 para 2024 a más tardar el 31 de enero de 2025. Sin embargo, si usted realizó depósitos a tiempo en el pago total de sus impuestos para el año, puede presentar antes del 10 de febrero de 2025.

Excepciones.

Las siguientes excepciones aplican a los requisitos de presentación para el Formulario 941 y el Formulario 944:

Empleadores estacionales que no tienen que presentar el Formulario 941 para los trimestres en que no tuvieron obligación tributaria por no haber pagado salarios. Para alertar al IRS que usted no tiene que presentar una declaración para 1 o más trimestres durante el año, marque el recuadro Empleador estacional en la línea 18 del Formulario 941. Cuando usted complete el Formulario 941, asegúrese de marcar el recuadro en la parte superior del formulario que corresponda al trimestre declarado. Por lo general, el IRS no cuestionará declaraciones no presentadas si al menos una declaración es presentada cada año. Sin embargo, tiene que marcar el recuadro Empleador estacional en todo Formulario 941 que usted presente. De otra manera, el IRS esperará que una declaración se presente para cada trimestre.

Empleadores de empleados domésticos que declaran los impuestos del Seguro Social y del Medicare y/o retienen el impuesto sobre el ingreso. Si usted presenta el Formulario 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 por sus empleados del negocio que opera, puede incluir en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944 los impuestos correspondientes a sus empleados domésticos. De lo contrario, declare los impuestos del Seguro Social y del Medicare y la retención del impuesto sobre el ingreso de los empleados domésticos en el Anexo H (Formulario 1040). Vea la Publicación 926 para más información.

Empleadores de empleados agropecuarios que declaran los impuestos del Seguro Social y del Medicare y retienen el impuesto sobre el ingreso. Declare estos impuestos en el Formulario 943.

Los empleadores que pagan impuestos de la Railroad Retirement Tax Act (RRTA) (Ley de Impuestos de la Jubilación Ferroviaria o RRTA, por sus siglas en inglés) usan el Formulario CT-1 para declarar los impuestos sobre la nómina que la RRTA impone y el Formulario 941, o el Formulario 944, para declarar los impuestos sobre el ingreso retenido de los salarios de sus empleados y otra compensación.

E-file.

El sistema electrónico e-file del IRS le permite al contribuyente presentar electrónicamente el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 y el Formulario 945. Para información adicional, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile, o llame al 866﻿-﻿255﻿-﻿0654.

Presentación electrónica por agentes declarantes.

Los agentes declarantes que presentan el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945 para grupos de contribuyentes pueden presentarlos electrónicamente. Para detalles, vea la Publicación 3112, IRS e-file Application and Participation (Solicitud y participación en el IRS e-file). Para información sobre la presentación electrónica vea el Revenue Procedure 2007﻿-﻿40 (Procedimiento Administrativo Tributario 2007﻿-﻿40) que se encuentra en la página 1488 del Internal Revenue Bulletin 2007﻿-﻿26 (Boletín de Impuestos Internos 2007﻿-﻿26), disponible en IRS.gov/irb/2007﻿-﻿26_IRB#RP-2007﻿-﻿40. Para información sobre los diferentes tipos de arreglos de terceros pagadores, vea el apartado 16.

Presentación electrónica por las CPEO.

A excepción del primer trimestre (sólo el Formulario 941) en que la CPEO es certificada, las CPEO están requeridas a presentar electrónicamente el Formulario 941 con el Anexo R (Formulario 941) o, si corresponde, el Formulario 943 con el Anexo R (Formulario 943). Bajo ciertas circunstancias, el IRS puede eliminar el requisito de presentación electrónica. Para solicitar la exención, la CPEO tiene que presentar una declaración escrita usando el IRS Online Registration System for Professional Employer Organizations (Sistema de registro en línea para organizaciones de empleadores profesionales del IRS) al menos 45 días antes de la fecha vencimiento de la declaración para la cual la CPEO no puede presentar electrónicamente. Para información adicional sobre cómo solicitar la exención de presentación electrónica, acceda a IRS.gov/CPEO. Vea también IRS.gov/irb/2023﻿-﻿13_IRB#RP-2023﻿-﻿18.

Multas.

Para cada mes completo o parcial que una declaración no es presentada cuando se requiere hacerlo, se impondrá una multa por presentar fuera de plazo del 5% de la cantidad del impuesto adeudado con esa declaración. La multa máxima es, generalmente, el 25% del impuesto adeudado. Además, por cada mes completo o parcial que el impuesto se pague tarde, se impondrá una multa por pago atrasado del 0.5% por mes de la cantidad del impuesto. Para contribuyentes individuales la multa por pago atrasado se reduce del 0.5% por mes al 0.25% por mes si hay un acuerdo de pagos a plazos vigente. Usted tiene que haber presentado su declaración a más tardar en la fecha de vencimiento para reunir los requisitos para la multa reducida. La cantidad máxima de la multa por pago atrasado también es del 25% del impuesto adeudado. Si ambas multas se imponen en cualquier mes, la multa por presentar fuera de plazo es reducida por la cantidad de la multa por pago atrasado. Las multas no se le cobrarán si tiene una causa razonable por la cual no presentó o no pagó. Si recibió una notificación de multa, puede explicar por qué cree que existe una causa razonable.

Nota: Además de las multas, se acumulan intereses desde la fecha de vencimiento del impuesto en cualquier saldo no pagado.

Si los impuestos sobre el ingreso, el Seguro Social o el Medicare que tienen que ser retenidos no se retienen o se pagan, usted puede ser personalmente responsable de la multa por recuperación del fondo fiduciario. Vea Multa por recuperación del fondo fiduciario en el apartado 11.

Por lo general, el uso de un tercero pagador, tal como un PSP o agente declarante, no exonera al empleador de la responsabilidad de asegurarse de que las declaraciones de impuestos sean presentadas a tiempo y que los impuestos sean pagados o depositados correctamente y a tiempo. Sin embargo, vea Organización de empleadores profesionales certificada (CPEO), en el apartado 16 para una excepción.

No presente más de una declaración por período de declaración.

Los empleadores con múltiples locales o divisiones tienen que presentar solamente un Formulario 941 por trimestre o un Formulario 944 por año. Un empleador agropecuario tiene que presentar sólo un Formulario 943 por año. Un pagador de pagos no relacionados con la nómina que retuvo el impuesto sobre el ingreso o la retención adicional tiene que presentar sólo un Formulario 945 por año. Presentar más de una declaración podrá causar demoras en la tramitación de su declaración y puede requerir correspondencia entre usted y el IRS. Para información sobre cómo hacer ajustes a declaraciones presentadas anteriormente, vea el apartado 13.

Recordatorios sobre la presentación.

No declare más de 1 trimestre natural en un Formulario 941.

Si necesita el Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945, acceda a IRS.gov/Forms. También vea Cómo obtener formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos, anteriormente.

Anote su nombre y EIN en el Formulario 941, en el Formulario 943, en el Formulario 944 o en el Formulario 945. Asegúrese de que sean exactamente como aparecen en declaraciones anteriores.

Vea las Instrucciones para el Formulario 941 , las Instrucciones para el Formulario 943, las Instrucciones para el Formulario 944 o las instrucciones para el Formulario 945 para información sobre la preparación del formulario.

Declaración final.

Si su negocio dejó de operar, usted tiene que presentar una declaración final para el último trimestre (último año para el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945) en el cual fueron pagados salarios (pagos no relacionados con la nómina para el Formulario 945). Si usted continúa pagando salarios u otra compensación para los períodos siguientes a la terminación de sus operaciones, tiene que presentar declaraciones para esos períodos. Vea las Instrucciones para el Formulario 941, las Instrucciones para el Formulario 943, las Instrucciones para el Formulario 944 o las Instrucciones para el Formulario 945 para detalles sobre cómo presentar una declaración final.

Si usted está requerido a presentar una declaración final, también está requerido a entregar los Formularios W-2 a sus empleados y presentar los Formularios W-2 y W-3 ante la SSA para la fecha de vencimiento de su declaración final. No envíe el original o copia de su Formulario 941, Formulario 943 o el Formulario 944 a la SSA. Vea las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 para información adicional. Los empleadores en Puerto Rico, vean las Instrucciones para los Formularios W-3 (PR) y W-3C (PR).

Presentación atrasada de declaraciones de años anteriores.

Obtenga una copia del Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 o el Formulario 945 (y sus instrucciones por separado) que muestre una fecha de revisión del año y, si aplica, el trimestre en el cual se presentó la declaración atrasada. El Formulario 941, el Formulario 943, el Formulario 944 y el Formulario 945 del año y/o trimestre anterior están disponibles respectivamente en IRS.gov/Form941SP, en IRS.gov/Form943SP, en IRS.gov/Form944SP y en IRS.gov/Form945 (seleccione el enlace para todas las revisiones bajo “Otros artículos que le podrían ser útiles” (Other items you may find useful para el Formulario 945)). También vea Cómo ordenar formularios, instrucciones y publicaciones de impuestos, anteriormente. Comuníquese con el IRS al 800﻿-﻿829﻿-﻿4933 si tiene alguna pregunta sobre la presentación atrasada de declaraciones.

Tabla 3. Tasa de Impuestos del Seguro Social y del Medicare (para los 3 Años Anteriores)

Año Natural

Base Salarial (cada empleado)

Tasa de Impuestos sobre Salarios y Propinas Tributables

2024—Seguro Social

$168,600

12.4%

2024—Medicare

Todos los salarios

2.9%

2023—Seguro Social

$160,200

12.4%*

2023—Medicare

Todos los salarios

2.9%

2022—Seguro Social

$147,000

12.4%*

2022—Medicare

Todos los salarios

2.9%

* Los salarios de licencia por enfermedad calificados y los salarios de licencia familiar calificados por la licencia tomada después del 31 de marzo de 2020 y antes del 1 de abril de 2021 no están sujetos a la parte correspondiente al empleador del impuesto del Seguro Social; por lo tanto, la tasa de impuesto sobre estos salarios es el 6.2%.

Cómo declarar las discrepancias entre Formularios 941, Formularios 943 o Formularios 944 con Formularios W-2 y Formularios W-3.

Cuando hay discrepancias entre los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 presentados ante el IRS y los Formularios W-2 y W-3 presentados ante la SSA, el IRS o la SSA podría comunicarse con usted para resolver estas discrepancias.

Tome los siguientes pasos para reducir discrepancias:

Declare las bonificaciones como salarios y como salarios del Seguro Social y del Medicare en los Formularios W-2 y en los Formularios 941 en el Formulario 943 o en el Formulario 944.

Declare por separado tanto los salarios del Seguro Social y del Medicare como los impuestos en los Formularios W-2 y W-3 y en los Formularios 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944.

Declare la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social en el Formulario W-2 en la casilla para el impuesto del Seguro Social retenido (la casilla 4), no como salarios del Seguro Social. En el Formulario 499R-2/W-2PR, el impuesto del Seguro Social retenido se declara en la casilla 21.

Declare la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Medicare en el Formulario W-2 en la casilla para el impuesto del Medicare retenido (la casilla 6), no como salarios del Medicare. En el Formulario 499R-2/W-2PR, el impuesto del Medicare retenido se declara en la casilla 23.

Asegúrese de que la cantidad del salario del Seguro Social de cada empleado no exceda el límite de la base salarial anual del Seguro Social ($176,100 para 2025).

No declare salarios que no son en efectivo que no estén sujetos a los impuestos del Seguro Social o del Medicare, como se discute anteriormente bajo Salarios no pagados en dinero en el apartado 5, como salarios del Seguro Social o del Medicare.

Si usted usa un EIN en cualesquier Formularios 941, Formulario 943 o Formulario 944 para el año que sea diferente del declarado en el Formulario W-3, anote el otro EIN en el Formulario W-3 en la Box h—Other EIN used this year (Casilla h —Otro EIN usado este año). En el Formulario W-3 (PR), Otro EIN usado este año se declara en la casilla F.

Asegúrese de que las cantidades en el Formulario W-3 sean el total de las cantidades de los Formularios W-2.

Reconcilie el Formulario W-3 con sus cuatro Formularios 941 trimestrales, con el Formulario 943 anual o con el Formulario 944 anual comparando las cantidades declaradas con las siguientes partidas.

El impuesto sobre el ingreso retenido.

Los salarios del Seguro Social y del Medicare.

Los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Por lo general, las cantidades mostradas en los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944, incluyendo los ajustes del año actual, deben ser aproximadamente el doble de las cantidades mostradas en el Formulario W-3 debido a que el Formulario 941, el Formulario 943 y el Formulario 944 declaran tanto el impuesto del Seguro Social y del Medicare del empleador como el empleado, mientras que el Formulario W-3 declara sólo los impuestos del empleado.

No declare la retención adicional de impuesto o la retención sobre pagos no relacionados con la nómina, tales como pensiones, anualidades y ganancias de juego, en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944. La retención sobre los pagos no relacionados con la nómina se declara en los Formularios 1099 o en el Formulario W-2G y tiene que declararse en el Formulario 945. Sólo los impuestos y la retención declarada en el Formulario W-2 deben ser declarados en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944.

Las cantidades declaradas en los Formularios W-2, W-3 y los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 pueden no coincidir por razones válidas. Por ejemplo, si usted retuvo cualquier Impuesto Adicional del Medicare de los salarios de sus empleados, la cantidad del impuesto del Medicare que se declaró en la columna 2 de la línea 5c de los Formularios 941, en la línea 5 del Formulario 943 o en la columna 2 de la línea 4c del Formulario 944, no serán el doble de la cantidad del Impuesto Adicional del Medicare retenido que se declaró en la casilla 6 del Formulario W-3 (la casilla 13 del Formulario W-3 (PR)) debido a que el Impuesto Adicional del Medicare solamente se le impone al empleado; no hay parte correspondiente al empleador del Impuesto Adicional del Medicare. Asegúrese de que haya razones válidas para esas discrepancias. Mantenga su reconciliación de manera que usted tenga un registro de por qué las cantidades no coinciden en caso de que reciba solicitudes de información por parte del IRS o de la SSA. Vea las Instrucciones para el Anexo D (Formulario 941) si usted necesita explicar cualesquier discrepancias que fueron causadas por una adquisición, fusión estatutaria o consolidación.

13. Declaración de los Ajustes a los Formulario 941, al Formulario 943 o al Formulario 944

Ajustes del Período Actual

En algunos casos, las cantidades declaradas como impuestos del Seguro Social y del Medicare en la columna 2 de las líneas 5a a 5d del Formulario 941 (en las líneas 3, 5 y 7 del Formulario 943; o en la columna 2 de las líneas 4a a 4d del Formulario 944), tienen que ser ajustadas para llegar a la cantidad correcta de la obligación tributaria (por ejemplo, excluir cantidades retenidas por un tercero pagador o las cantidades que no eran requeridas a ser retenidas). Los ajustes del período actual son declarados en las líneas 7 a 9 del Formulario 941, en la línea 10 del Formulario 943 o en la línea 6 del Formulario 944 e incluyen los siguientes tipos de ajustes.

Ajustes por fracciones de centavos.

Si existe una pequeña diferencia entre el total de los impuestos después de los ajustes y los créditos no reembolsables (la línea 12 del Formulario 941, la línea 13 del Formulario 943 o la línea 9 del Formulario 944) y el total de los depósitos (la línea 13 del Formulario 941, la línea 14 del Formulario 943 o la línea 10 del Formulario 944), ésta pudo haber sido causada, total o parcialmente, por haber redondeado al centavo más cercano cada vez que calculó la nómina. Este redondeo se produce cuando se calcula la cantidad del impuesto del Seguro Social y del impuesto del Medicare a retener y depositar sobre los salarios de cada empleado. El IRS se refiere a las diferencias de redondeo relacionadas con las retenciones de los empleados del impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare como ajustes por “fracciones de centavos”. Si paga sus impuestos con el Formulario 941 (o el Formulario 943 o el Formulario 944) en lugar de hacer depósitos porque sus impuestos totales para el trimestre (año para el Formulario 943 o el Formulario 944) son menos de $2,500, también puede declarar un ajuste por fracciones de centavos.

Para determinar si tiene un ajuste por fracciones de centavos para 2025, multiplique los salarios y propinas totales para el trimestre sujeto a:

El impuesto del Seguro Social declarado en el Formulario 941, en el Formulario 943 o el Formulario 944 por el 6.2% (0.062);

El impuesto del Medicare declarado en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944 por el 1.45% (0.0145); y

El Impuesto Adicional del Medicare declarado en el Formulario 941, en el Formulario 943 o el Formulario 944 por el 0.9% (0.009).

Compare estas cantidades (la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare) con el total de los impuestos del Seguro Social y Medicare retenidos actualmente de los empleados y mostrados en sus registros de nómina para el trimestre (Formulario 941) o el año (Formulario 943 o Formulario 944). Si existe una pequeña diferencia, la cantidad, sea positiva o negativa, puede ser un ajuste por fracciones de centavos. Los ajustes por fracciones de centavos son declarados en la línea 7 del Formulario 941, la línea 10 del Formulario 943 o la línea 6 del Formulario 944. Si la cantidad retenida actual es menor, declare un ajuste negativo usando un signo de menos (si es posible; de otro modo, use paréntesis) en el espacio de entrada. Si la cantidad actual es mayor, declare un ajuste positivo.

Ajustes por el impuesto sobre compensación por enfermedad pagada por un tercero.

Declare tanto, la parte correspondiente al empleador como la parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare en las líneas 5a y 5c del Formulario 941 (o las líneas 2 y 4 del Formulario 943 o en las líneas 4a y 4c del Formulario 944). Si los salarios agregados pagados a un empleado por el empleador y un tercero pagador exceden $200,000 para el año natural, declare el Impuesto Adicional del Medicare en la línea 5d del Formulario 941 (en la línea 7 del Formulario 943; o en la línea 4d del Formulario 944). Muestre como un ajuste negativo en la línea 8 del Formulario 941 (en la línea 10 del Formulario 943, o en la línea 6 del Formulario 944) los impuestos del Seguro Social y del Medicare retenidos sobre la compensación por enfermedad pagada por un tercero. Vea el apartado 6 de la Publicación 15-A para más información.

Ajustes a los impuestos sobre propinas.

Si no tiene suficientes fondos para retener el impuesto del Seguro Social y del Medicare sobre las propinas de un empleado para el día 10 del mes siguiente al mes en que recibe el informe de propinas del empleado, usted dejará de ser responsable de la retención del impuesto del Seguro Social y del Medicare del empleado relacionada con las propinas. Sin embargo, declare la cantidad total de estas propinas en las líneas 5b y 5c del Formulario 941 (en las líneas 4b y 4c del Formulario 944). Si los salarios agregados y las propinas pagadas por un empleado exceden $200,000 para el año natural, declare el Impuesto Adicional del Medicare en la línea 5d del Formulario 941, ( o en la línea 4d del Formulario 944). Incluya como un ajuste negativo en la línea 9 del Formulario 941 (o en la línea 6 del Formulario 944), el total no retenido de la parte correspondiente al empleado del impuesto del Seguro Social y del Medicare.

Ajustes a los impuestos sobre primas de seguro de vida colectivo a término para exempleados.

La parte correspondiente al empleado de los impuestos del Seguro Social y del Medicare sobre las primas de un seguro de vida colectivo a término en exceso de $50,000 para un exempleado la paga el exempleado con su declaración de impuestos y no es cobrada por el empleador. Sin embargo, incluya todos los impuestos del Seguro Social y del Medicare para esa cobertura en las líneas 5a y 5c del Formulario 941 (en las líneas 4a y 4c del Formulario 944). Para el Formulario 943, incluya todos los salarios del Seguro Social y del Medicare en las líneas 2 y 4, respectivamente; y declare el impuesto del Seguro Social y el impuesto del Medicare en las líneas 3 y 5, respectivamente. Si la cantidad pagada para un empleado por primas de seguro de vida colectivo a término combinada con otros salarios exceden $200,000 por el año natural, declare el Impuesto Adicional del Medicare en la línea 5d del Formulario 941 (o en la línea 4d del Formulario 944). Para el Formulario 943, incluya todos los salarios del Impuesto Adicional del Medicare en la línea 6 y declare el Impuesto Adicional del Medicare en la línea 7. Retire la cantidad de la parte correspondiente al empleado de estos impuestos como un ajuste negativo en la línea 9 del Formulario 941 (o en la línea 10 del Formulario 943 o en la línea 6 del Formulario 944). Vea la Publicación 15-B para más información sobre el seguro de vida colectivo a término.

ConsejoPara los ajustes anteriores, prepare y retenga una breve declaración escrita justificativa en la que se explique la naturaleza y la cantidad de cada uno. No adjunte la declaración escrita al Formulario 941, al Formulario 943 o al Formulario 944. Vea las General Instructions for Forms W2 and W3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) para obtener información adicional sobre cómo declarar la parte correspondiente a los empleados no cobrada de los impuestos del Seguro Social y del Medicare sobre las propinas y el seguro de vida colectivo a término en el Formulario W-2.

Ejemplo. La Sociedad Anónima Cedro presentó un Formulario 941 y tiene derecho a los siguientes ajustes en el período actual.

Fracciones de centavos. La Sociedad Anónima Cedro determinó que las cantidades retenidas y depositadas de los impuestos del Seguro Social y del Medicare durante el trimestre fueron $1.44 netos más que la parte correspondiente al empleado de la cantidad calculada en la columna 2 de las líneas 5a a 5d del Formulario 941(impuestos del Seguro Social y del Medicare). Esta diferencia fue causada por la adición o la eliminación de fracciones de centavos al calcular los impuestos del Seguro Social y del Medicare para cada pago de salario. La Sociedad Anónima Cedro tiene que declarar un ajuste positivo de $1.44 por fracciones de centavos en la línea 7 del Formulario 941.

Compensación por enfermedad pagada por un tercero pagador. La Sociedad Anónima Cedro incluyó la cantidad de $2,000 en impuestos del Seguro Social y del Medicare sobre la compensación por enfermedad en la columna 2 de las líneas 5a y 5c del Formulario 941. Sin embargo, el tercero pagador de la compensación por enfermedad retuvo y pagó la parte correspondiente al empleado ($1,000) de estos impuestos. La Sociedad Anónima Cedro tiene derecho a un ajuste (negativo) de compensación por enfermedad en la línea 8 del Formulario 941.

Primas de seguro de vida. La Sociedad Anónima Cedro pagó primas de seguro de vida colectivo a término por pólizas que exceden $50,000 para exempleados. Los exempleados tienen que pagar la parte correspondiente a los empleados de los impuestos del Seguro Social y del Medicare ($200) sobre las pólizas. Sin embargo, la Sociedad Anónima Cedro tiene que incluir la parte correspondiente a los empleados de estos impuestos con los impuestos del Seguro Social y del Medicare declarados en la columna 2 de las líneas 5a y 5c del Formulario 941. Por lo tanto, la Sociedad Anónima Cedro tiene derecho a un ajuste negativo de $200 en la línea 9 del Formulario 941.

No cambie el registro de su obligación tributaria federal.

No haga ningún cambio a su registro de la obligación tributaria federal declarada en la línea 16 del Formulario 941 o en el Anexo B (Formulario 941) (los declarantes del Formulario 943, en la línea 17 del Formulario 943 o en el Formulario 943-A; o los declarantes del Formulario 944, en la línea 13 del Formulario 944 o del Formulario 945-A) para los ajustes del período actual. Estas cantidades declaradas en su registro reflejan las cantidades actuales de los impuestos del Seguro Social y del Medicare retenidos sobre los salarios de los empleados. Debido a que los ajustes del período actual hacen que las cantidades declaradas en la columna 2 de las líneas 5a a 5d del Formulario 941 (o las líneas 3, 5 y 7 del Formulario 943; o en la columna 2 de las líneas 4a a 4d del Formulario 944) sean iguales a las cantidades actuales que usted retuvo (las cantidades declaradas en su registro), no son necesarios cambios adicionales a los registros de la obligación tributaria federal por estos ajustes.

Ajustes de Períodos Anteriores

Formularios para ajustes de períodos anteriores.

Si después de haber presentado el Formulario 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 descubre un error, use el Formulario 941-X, el Formulario 943-X o el Formulario 944-X para hacer la corrección. También existe el Formulario 945-X y el Formulario CT-1 X, para hacer correcciones a las declaraciones correspondientes. Use el Formulario 843 cuando solicite un reembolso o reducción en los intereses o multas que le han sido tasados.

Vea la Revenue Ruling 2009﻿-﻿39 (Resolución Administrativa Tributaria 2009﻿-﻿39) que se encuentra en la página 951 del Internal Revenue Bulletin 2009﻿-﻿52 (Boletín de Impuestos Internos 2009﻿-﻿52) para ejemplos de cómo el ajuste y reclamación libre de intereses aplica en 10 situaciones diferentes. Puede encontrar la Resolución Administrativa Tributaria 2009﻿-﻿39 en IRS.gov/irb/2009﻿-﻿52_IRB#RR-2009﻿-﻿39.

Trasfondo.

La Treasury Decision 9405 (Decisión del Tesoro 9405), cambió el proceso para hacer ajustes libres de intereses a los impuestos sobre la nómina declarados en el Formulario 941, en el Formulario 943 y en el Formualrio 944 y para presentar una reclamación para el reembolso de los impuestos sobre la nómina. La Decisión del Tesoro 9405 se encuentra en la página 293 del Internal Revenue Bulletin 2008﻿-﻿32 (Boletín de Impuestos Internos 2008﻿-﻿32), disponible en IRS.gov/irb/2008﻿-﻿32_IRB#TD-9405. Usted utilizará el proceso de ajuste si declaró impuestos sobre la nómina de menos y está haciendo un pago, o si declaró en exceso los impuestos de nómina y va a aplicar el crédito al período del Formulario 941, del Formulario 943 o del Formulario 944 durante el cual presenta el Formulario 941-X, el Formulario 943-X o el Formulario 944-X. Usará el proceso de reclamación si declaró los impuestos sobre la nómina en exceso y está solicitando el reembolso o la reducción de la cantidad declarada en exceso. Los términos “corregir” y “correcciones” se utilizan para incluir los ajustes libres de intereses conforme a las secciones 6205 y 6413 y las reclamaciones de reembolso y de reducción de impuestos conforme a las secciones 6402, 6404 y 6414.

Cómo corregir ajustes a los impuestos sobre la nómina.

Cuando descubra un error en un Formulario 941, en un Formulario 943 o en un Formulario 944 que presentó previamente, usted tiene que:

Corregir el error usando el Formulario 941-X, el Formulario 943-X o el Formulario 944-X;

Presentar un Formulario 941-X, un Formulario 943-X o un Formulario 944-X por separado por cada Formulario 941, Formulario 943 o Formulario 944 que corrija; y

Presentar el Formulario 941-X, el Formulario 943-X o el Formulario 944-X por separado. No presente el Formulario 941-X, el Formulario 943-X o el Formulario 944-X junto con el Formulario 941, el Formulario 943 o el Formulario 944.

Declare los ajustes trimestrales actuales debido a fracciones de centavos, compensación por enfermedad pagada por un tercero, propinas y seguro de vida colectivo a término en el Formulario 941 usando las líneas 7 a 9 en el Formulario 943 usando la línea 10 o en el Formulario 944 usando la línea 6. Vea Ajustes del período actual, anteriormente en este apartado.

Declare la corrección de las cantidades declaradas de menos y las declaradas en exceso correspondientes al mismo período tributario en un solo Formulario 941-X, Formulario 943-X o Formulario 944-X, a menos que esté solicitando un reembolso. Si está solicitando un reembolso o reducción y está corrigiendo las cantidades declaradas de menos y las declaradas en exceso, presente un Formulario 941-X, un Formulario 943-X o un Formulario 944-X que corrige sólo las cantidades declaradas de menos, y un segundo Formulario 941-X, Formulario 943-X o Formulario 944-X que corrige las cantidades declaradas en exceso.

Siga la tabla en la última página del Formulario 941-X, del Formulario 943-X o del Formulario 944-X para obtener ayuda para determinar si debe utilizar el proceso de ajuste o el proceso de reclamación. Para más detalles sobre cómo hacer un ajuste o una reclamación de reembolso o reducción, vea las Instrucciones para el Formulario 941-X, las Instrucciones para el Formulario 943-X o las Instrucciones para el Formulario 944-X.

Presentación electrónica (e-file).

El programa e-file del IRS le permite al contribuyente presentar electrónicamente el Formulario 941-X, el Formulario 943-X y el Formulario 945-X. Para más información, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile, o llame al 866﻿-﻿255﻿-﻿0654.

Ajustes a la retención del impuesto sobre el ingreso.

Corrija los errores en la retención del impuesto sobre el ingreso de un trimestre anterior en el año natural actual, haciendo la corrección en un Formulario 941-X cuando descubra el error.

Usted puede hacer un ajuste sólo para corregir errores en la retención del impuesto sobre el ingreso descubiertos durante el mismo año natural en el que usted pagó salarios. Esto se debe a que el empleado usa la cantidad que se muestra en el Formulario W-2 o, si corresponde, en el Formulario W-2c, como un crédito cuando presenta su declaración de impuestos sobre el ingreso (Formulario 1040, etc.).

Usted no puede ajustar las cantidades declaradas como impuesto sobre el ingreso retenido en un año natural anterior, a menos que sea para corregir un error administrativo o le corresponda la sección 3509. Se produce un error administrativo si la cantidad anotada en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944 no es la cantidad real retenida. Por ejemplo, si el total del impuesto sobre el ingreso retenido actual fue anotado incorrectamente en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944 debido a un error matemático o de transposición, esto podría ser un error administrativo. El ajuste del error administrativo corrige la cantidad anotada en el Formulario 941, en el Formulario 943 o en el Formulario 944 para que concuerde con la cantidad real retenida de los empleados y declarada en sus Formularios W-2.

Ajustes a la retención del Impuesto Adicional del Medicare.

Por lo general, las reglas discutidas anteriormente en este apartado bajo Ajustes a la retención del impuesto sobre el ingreso corresponden a los ajustes a la retención del Impuesto Adicional del Medicare. Es decir, puede hacer un ajuste para corregir errores adicionales de retención de impuestos del Medicare descubiertos durante el mismo año natural en el que pagó los salarios. No puede ajustar las cantidades declaradas en un año natural anterior, a menos que sea para corregir un error administrativo o se aplique la sección 3509. Si pagó Impuesto Adicional del Medicare en exceso, no puede presentar una reclamación de reembolso por la cantidad pagada en exceso, a menos que la cantidad no se retuviera realmente de los salarios del empleado (o que fuera un error administrativo).

Si un error de un año natural anterior no es un error administrativo, usted sólo puede corregir los salarios y las propinas sujetas a la retención del Impuesto Adicional del Medicare.

Recaudación de los impuestos retenidos de menos de los empleados.

Si usted no retuvo impuestos sobre el ingreso, del Seguro Social o del Medicare, o menos de la cantidad correcta de los salarios de un empleado, puede compensar con un pago posterior a ese empleado. Pero usted es el que adeuda el pago de menos. El reembolso es un asunto que debe resolver entre usted y el empleado. El impuesto sobre el ingreso y el Impuesto Adicional del Medicare tienen que recuperarse del empleado en o antes del último día del año natural. Hay reglas especiales para el impuesto sobre las propinas (vea el apartado 6) y las prestaciones suplementarias (vea el apartado 5).

Reembolso de cantidades incorrectamente retenidas de los empleados.

Si retuvo más de la cantidad correcta de impuestos sobre los ingresos, del Seguro Social y del Medicare de los salarios pagados, pague o reintegre al empleado el exceso. Cualquier retención de impuestos sobre el ingreso o del Impuesto Adicional del Medicare tiene que ser reintegradada o reembolsada al empleado antes de que finalice el año natural en que se retuvo. Asegúrese de guardar en sus registros el recibo por escrito del empleado, que indique la fecha y la cantidad del reembolso o reintegro. Si usted no le ha reintegrado o reembolsado al empleado, tiene que declarar y pagar todo impuesto retenido en exceso al presentar su Formulario 941 para el trimestre (o el Formulario 943 o el Formulario 944 para el año) durante el cual ocurrió la recaudación en exceso.

Cómo corregir los Formularios W-2 y W-3 presentados.

Cuando se hacen ajustes para corregir salarios e impuestos del Seguro Social y del Medicare debido a un cambio en el total de salarios declarados para un año anterior, usted además necesita presentar el Formulario W-2c y el Formulario W-3c ante la SSA. Se pueden presentar hasta un máximo de 25 Formularios W-2c por cada Formulario W-3c por sesión en línea, sin límite en el número de sesiones. Para información adicional, acceda a la página web de la SSA, Employer W-2 Filing Instructions & Information (Instrucciones e información para el empleador sobre la presentación del Formulario W-2) en SSA.gov/employer.

Excepciones a las correcciones de los impuestos sobre la nómina libres de intereses.

Una corrección no cumple con los requisitos para el trato libre de intereses si:

El no declarar está relacionado con un asunto o problema que surgió durante una auditoría llevada a cabo por el IRS de una declaración anterior, o

El empleador conscientemente declaró de menos su obligación tributaria sobre la nómina.

Una corrección no reunirá los requisitos para el tratamiento libre de intereses después de lo primero que ocurra entre las siguientes:

Recibo de un aviso y solicitud de pago de parte del IRS después de que se hizo la determinación.

Recibo de un aviso de determinación de parte del IRS conforme a la sección 7436.

Reintegro de Salarios

Si un empleado le reintegra los salarios recibidos por error, no compense los reintegros contra los salarios del año actual, a menos que los reintegros sean por cantidades recibidas por error en el año actual.

Reintegro de los salarios del año actual.

Si usted recibe reintegros de salarios pagados durante un trimestre anterior en el año actual, declare los ajustes en el Formulario 941-X para recuperar la retención del impuesto sobre el ingreso y los impuestos del Seguro Social y del Medicare por los salarios reintegrados.

Reintegro de los salarios de años anteriores.

Si usted recibe reintegros por salarios pagados en un año anterior, declare un ajuste en el Formulario 941-X, en el Formulario 943-X o en el Formulario 944-X para recuperar los impuestos del Seguro Social y del Medicare. Usted no puede hacer un ajuste de la retención del impuesto sobre el ingreso debido a que los salarios fueron ingreso en el año anterior para el empleado. Usted no puede hacer un ajuste por la retención del Impuesto Adicional del Medicare debido a que el empleado determina la obligación del Impuesto Adicional del Medicare en su declaración de impuestos del año anterior.

Usted también tiene que presentar los Formularios W-2c y W-3c ante la SSA para corregir los salarios y los impuestos del Seguro Social y del Medicare. No corrija los salarios (la casilla 1) en el Formulario W-2c por la cantidad pagada por error. Entréguele una copia del Formulario W-2c al empleado.

Informe del reintegro del empleado.

Los salarios pagados por error en el año anterior siguen siendo tributables al empleado para ese año. Esto se debe a que el empleado recibió y usó esos fondos durante ese año. El empleado no tiene derecho a presentar una declaración enmendada (Formulario 1040-X) para recuperar el impuesto sobre el ingreso sobre estos salarios. En su lugar, el empleado puede tener derecho a una deducción o crédito por el reintegro de los salarios reintegrados en su declaración de impuestos para el año del reintegro. Sin embargo, el empleado debe presentar una declaración enmendada (Formulario 1040-X) para recuperar el Impuesto Adicional del Medicare pagado sobre los salarios pagados por error en el año anterior. Si un empleado le pregunta como declarar el reintegro del salario, usted le puede decir al empleado que vea Repayments (Reintegros) en la Publicación 525, Taxable and Nontaxable Income (Ingresos tributables y no tributables) para información adicional.

14. Impuesto Federal para el Desempleo (FUTA)

El impuesto FUTA no se aplica a los empleadores en la Samoa Estadounidense, Guam y la CNMI, pero se aplica a empleadores en las USVI y Puerto Rico.

La Ley de la Contribución al Fondo Federal para el Desempleo (FUTA), junto con los sistemas estatales para el desempleo, proporciona pagos de compensación por desempleo a los trabajadores que han perdido sus empleos. La mayoría de los empleadores efectúan pagos de compensación por desempleo tanto federal como estatal. Para el listado de las agencias del desempleo estatales, acceda al sitio web del Departamento del Trabajo de los EE. UU. en oui.doleta.gov/unemploy/agencies.asp. Sólo el empleador paga el impuesto FUTA; éste no se retiene de la paga del empleado. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para más detalles.

Los servicios prestados a un gobierno tribal indígena reconocido a nivel federal (o cualquier subdivisión, subsidiaria o negocio que sea propiedad total de dicha tribu indígena) están exentos del impuesto FUTA, siempre que la tribu cumpla con la legislación estatal. Para información adicional, vea la sección 3309(d) y la Publicación 4268.

¿Quién tiene que pagar?

Use los tres siguientes requisitos para determinar si usted tiene que pagar el impuesto FUTA. Cada requisito corresponde a una categoría diferente de empleado y cada una es independiente de las otras. Si un requisito describe su situación, usted está sujeto al impuesto FUTA sobre los salarios que usted les pagó a los empleados en esa categoría durante el año natural actual.

Requisito general.Usted está sujeto al impuesto FUTA en 2025 sobre los salarios que usted le paga a sus empleados que no son trabajadores agropecuarios o empleados domésticos si:

Pagó salarios de $1,500 o más en algún trimestre natural durante 2024 o 2025 o

Tuvo uno o más empleados durante por lo menos parte de un día durante cualesquier 20 semanas distintas en 2024 o durante cualesquier 20 semanas distintas en 2025.

Requisito de los empleados domésticos.Usted está sujeto al impuesto FUTA si usted pagó salarios en efectivo de $1,000 o más a empleados domésticos en cualquier trimestre natural en 2024 o 2025. Un empleado doméstico es un empleado que realiza trabajo del hogar en una residencia privada, en un club universitario local o en una fraternidad o hermandad femenina (sorority).

Requisito de los trabajadores agropecuarios.Usted está sujeto al impuesto FUTA sobre los salarios que usted le paga a los trabajadores agropecuarios en 2025 si:

Usted pagó salarios en efectivo de $20,000 o más a trabajadores agropecuarios durante cualquier trimestre natural en 2024 o 2025 o

Usted empleó a 10 o más trabajadores agropecuarios durante al menos durante una parte del día (ya sea o no al mismo tiempo) durante 20 o más semanas distintas en 2024 o durante cualesquier 20 semanas distintas en 2025.

Para determinar si reúne alguna de las dos condiciones descritas anteriormente para los trabajadores agropecuarios, usted tiene que contar los salarios pagados a extranjeros admitidos a los Estados Unidos temporalmente para desempeñar labores agropecuarias, también conocidos como trabajadores con visa H-2A. Sin embargo, los salarios pagados a dichos trabajadores con visa H-2A no están sujetos al impuesto FUTA.

Por lo general, los trabajadores agropecuarios que son provistos por líderes de cuadrilla, según se describe anteriormente en el apartado 2, se consideran empleados del operador de dicha granja para propósitos del impuesto FUTA a menos que (a) el líder de cuadrilla esté inscrito conforme a la Migrant and Seasonal Agricultural Worker Protection Act (Ley de Protección de Trabajadores Agrícolas Migrantes y Temporeros); o (b) casi todos los trabajadores agropecuarios provistos por el líder de cuadrilla operan o proporcionan servicios de mantenimiento a tractores, maquinaria de cosecha o de fumigación aérea u otro tipo de maquinaria provistos por el líder de cuadrilla. Por lo tanto, si el punto (a) o el punto (b) corresponde, los trabajadores agropecuarios, por lo general, son empleados del líder de cuadrilla.

Cómo calcular el impuesto FUTA.

Para 2025, la tasa del impuesto FUTA es el 6.0%. La tasa aplica a los primeros $7,000 de salarios que usted pagó a cada empleado durante el año natural. La cantidad de $7,000 es la base salarial federal. Su base salarial estatal podría ser distinta.

Por lo general, usted puede reclamar un crédito por el impuesto FUTA por los pagos efectuados al fondo para el desempleo estatal. El crédito podría ser de hasta el 5.4% de los salarios sujetos al impuesto FUTA. Si usted tiene derecho a la cantidad máxima de crédito del 5.4%, la tasa del impuesto FUTA después de considerar el crédito es el 0.6%. A usted le corresponde el crédito máximo si pagó sus impuestos estatales para el desempleo en su totalidad, a tiempo y sobre todos los salarios que están sujetos al impuesto FUTA y siempre y cuando no se haya determinado que el estado es un estado con reducción en el crédito. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para determinar el crédito.

En algunos estados, los salarios sujetos al impuesto por desempleo estatal son los mismos salarios sujetos al impuesto FUTA. Sin embargo, ciertos estados excluyen algunos tipos de salarios del desempleo estatal, aunque estén sujeto al impuesto FUTA (por ejemplo, salarios pagados a oficiales corporativos, ciertos pagos por compensación por enfermedad por las uniones y ciertas prestaciones suplementarias). En dicho caso, usted puede estar requerido a depositar más del 0.6% del impuesto FUTA sobre esos salarios. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para orientación adicional.

ConsejoEn los años en los que hay estados de reducción en el crédito, tiene que incluir las obligaciones adeudadas por reducción en el crédito con el depósito del cuarto trimestre. Puede depositar la obligación adicional anticipada a lo largo del año, pero no se vence sino hasta la fecha de vencimiento del depósito correspondiente al cuarto trimestre, y la obligación asociada debe registrarse como incurrida en el cuarto trimestre. Vea las Instrucciones para el Formulario 940 para más información.

Empleador sucesor.

Si usted adquirió un negocio de otro empleador que era responsable del impuesto FUTA, es posible que pueda incluir los salarios que el empleador pagó a los empleados que siguen trabajando para usted al calcular la base salarial de $7,000. Vea las Instrucciones para el Formulario 940.

Depósitos del impuesto FUTA.

Para propósitos de determinar la cantidad a depositar, calcule la cantidad de impuesto FUTA trimestralmente. Multiplique la cantidad de salarios tributables pagados durante el trimestre por el 0.6%. Esta cantidad puede necesitar ser ajustada, sin embargo, dependiendo del derecho que usted tenga al crédito por contribuciones al fondo de desempleo estatal. Vea las Instrucciones para el Formulario 940. No siga depositando el impuesto FUTA sobre los salarios de un empleado cuando los mismos exceden de $7,000 durante el año natural.

Si su obligación tributaria de FUTA para cualquier trimestre natural es $500 o menos, no tiene que depositar dicho impuesto. En su lugar, puede traspasar y añadir dicha obligación a la obligación que calculará en el trimestre siguiente para saber si tiene que hacer un depósito. Si su obligación tributaria del impuesto FUTA para cualquier trimestre natural es $500 o más (incluyendo toda cantidad del impuesto FUTA de algún trimestre anterior) tiene que depositarla por medio de la EFT. Vea el apartado 11 para información adicional sobre las EFT.

Empleados domésticos.

Usted no está sujeto a depositar el impuesto FUTA para los empleados domésticos a menos que declare sus salarios en el Formulario 941, el Formulario 943, o el Formulario 944. Vea la Publicación 926 para más información.

Cuándo depositar.

Deposite el impuesto FUTA a más tardar el último día del primer mes siguiente al final del trimestre. Si la fecha de vencimiento para hacer el depósito cae en sábado, domingo o día de fiesta oficial, usted puede depositar el próximo día laborable. Vea Día de fiesta oficial, en el apartado 11, para una lista de los días de fiesta oficiales para 2025.

Si su obligación tributaria para el cuarto trimestre (más toda cantidad no depositada de algún trimestre anterior) es más de $500, deposite la cantidad total para la fecha de vencimiento del Formulario 940 (31 de enero). Si es $500 o menos, usted puede hacer un depósito, pagar el impuesto con una tarjeta de crédito o débito o pagar el impuesto con su Formulario 940 antes del 31 de enero. Si usted presenta un Formulario 940 electrónicamente, usted puede presentar electrónicamente (e-file) y usar EFW para pagar el saldo adeudado. Para información adicional sobre cómo pagar sus impuestos con una tarjeta de crédito o débito o usando el EFW, acceda a IRS.gov/Pagos.

Tabla 4. Cuándo Depositar los Impuestos FUTA

Trimestre

 Termina:

 Fecha de Vencimiento:

enero, febrero, marzo

 31 de marzo

 30 de abril

abril, mayo, junio

 30 de junio

 31 de julio

julio, agosto, septiembre

 30 de septiembre

 31 de octubre

octubre, noviembre, diciembre

 31 de diciembre

 31 de enero

Cómo declarar el impuesto FUTA.

Use el Formulario 940 para declarar el impuesto FUTA. Presente su Formulario 940 para 2024 para el 31 de enero de 2025. Sin embargo, si depositó todos sus impuestos FUTA a su vencimiento, puede presentar en o antes del 10 de febrero de 2025.

Presentación electrónica del Formulario 940.

El programa e-file del Formulario 940 le permite al contribuyente presentar electrónicamente un Formulario 940 original y un Formulario 940 enmendado. Para más información, acceda a IRS.gov/EmploymentEfile o llame al 866﻿-﻿255﻿-﻿0654.

Empleados domésticos.

Si usted no declaró los impuestos del trabajo sobre el empleo de empleados domésticos en el Formulario 941, el Formulario 943, o el Formulario 944, declare el impuesto FUTA para esos empleados en el Anexo H (Formulario 1040). Vea la Publicación 926 para más información. Usted tiene que tener un EIN para presentar el Anexo H (Formulario 1040).

Presentación electrónica por agentes declarantes.

Los agentes declarantes que presentan los Formularios 940 para grupos de contribuyentes pueden presentarlos electrónicamente. Vea Presentación electrónica por agentes declarantes en el apartado 12.

Presentación electrónica por las CPEO.

Las CPEO están requeridas a presentar electrónicamente el Formulario 940 con el Anexo R (Formulario 940). Bajo ciertas circunstancias, el IRS puede eximirle del requisito de presentación electrónica. Para solicitar ser eximida, la CPEO tiene que presentar una solicitud escrita por medio del Online Registration System for Professional Employer Organizations (Sistema de registro en línea para organizaciones de empleadores profesionales) del IRS al menos 45 días antes de la fecha de vencimiento de la declaración para la cual la CPEO no puede presentar electrónicamente. Para información adicional sobre cómo presentar una solicitud de exención electrónicamente, acceda a IRS.gov/CPEO. También vea el Revenue Procedure 2023﻿-﻿18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023﻿-﻿18).

15. Reglas Especiales para Varias Clases de Servicios y de Pagos

A menos que se indique lo contrario, las referencias a las secciones corresponden al Código de Impuestos Internos.

Clases Especiales de Empleo y Tipos Especiales de Pago

Tratamiento Conforme a los Impuestos sobre la Nómina

Retención del Impuesto Federal sobre el Ingreso

Impuesto del Seguro Social y del Medicare (incluyendo el Impuesto Adicional del Medicare, cuando los salarios pagados exceden $200,000)

FUTA

Trabajo agropecuario:

1.

Servicio en granjas relacionados con el cultivo del suelo; cultivo o recolección de cualquier producto agropecuario u hortícola; crianza, etc., de ganado, aves, abejas, animales de piel o silvestres.

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Tributable si cumple con el requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 en el apartado 9.

Tributable si cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14.

2.

Servicio prestado al dueño u operador de una granja, si la mayor parte se prestan en la granja, para la administración, mantenimiento, etc., de la granja, de los aperos o del equipo o en el salvamento de madera y limpieza de leña y demás escombros dejados por un huracán.

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Tributable si cumple con el requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 en el apartado 9.

Tributable si cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14.

3.

Servicio relacionado con el cultivo y la recolección de determinados productos de resina de goma (aguarrás y demás productos oleorresinosos).

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Tributable si cumple con el requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 en el apartado 9.

Tributable si cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14.

4.

Servicio relacionado con el desmote de algodón.

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Tributable si cumple con el requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 en el apartado 9.¹

Tributable si cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14.

5.

Servicio prestado fuera de la granja relacionado con la incubación de aves de corral.

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Tributable si cumple con el requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 en el apartado 9 (será tributable como labor no agropecuaria si se realiza fuera de la granja).

Tributable si cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14.

6.

Servicio relacionado con la operación o conservación de canales, embalses o vías fluviales utilizados exclusivamente en la provisión o almacenaje de agua para efectos agropecuarios y que no se mantienen ni se operan para efectos de lucro.

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Tributable si cumple con el requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 en el apartado 9.

Tributable si cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14.

7.

Servicio en la elaboración, empaque, entrega, etc., de cualquier producto agropecuario u hortícola en su estado no manufacturado:

a.

Empleado por el operador de la granja.

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Si el operador produjo más de la mitad del producto elaborado, será tributable si cumple con el requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 en el apartado 9; de lo contrario, será tributable (labor no agropecuaria).¹

Tributable si el empleador produjo más de la mitad de los productos elaborados y, además, cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14; de lo contrario, será tributable (labor no agropecuaria).

¹ Los salarios recibidos por servicios que no se consideran agropecuarios se declaran en los Formularios 941 o en el Formulario 944. Otras exenciones pueden corresponder. Vea el apartado 5 y el apartado 13.

Trabajo agropecuario: (continuación)

b.

Empleado por un grupo no incorporado de operadores de granjas (no más de 20).

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Si el grupo produjo todos los productos elaborados, será tributable si cumple con el requisito de los $150 o el requisito de los $2,500 en el apartado 9; de lo contrario, será tributable (labor no agropecuaria).¹

Tributable si el empleador produjo más de la mitad de los productos elaborados y, además, cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14; de lo contrario, será tributable (labor no agropecuaria).

c.

Empleado por otro grupo de operadores de una granja (incluyendo organizaciones cooperativas y gestores comerciales).

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Tributable (como labor no agropecuaria).¹

Tributable si el empleador produjo más de la mitad de los productos elaborados y, además, cumple con cualquiera de los dos requisitos del apartado 14; de lo contrario, será tributable (como labor no agropecuaria).

8.

Servicio en el manejo o la elaboración de artículos después de su entrega al mercado final o en el enlatado o congelación comercial.

Tributable si los salarios están sujetos a los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

Tributable (como labor no agropecuaria).¹

Tributable (como labor no agropecuaria).

Extranjero:

1. Residente:

a.

Servicio prestado en los Estados Unidos.²

Igual que un ciudadano de los Estados Unidos.

Igual que un ciudadano de los Estados Unidos (Exenta si alguna porción de los servicios prestados como miembro de una tripulación de un avión o barco extranjero se presta fuera de los Estados Unidos).

Igual que un ciudadano de los Estados Unidos.

b.

Servicio prestado fuera de los Estados Unidos.²

Sujeta a retención.

Tributable si (1) trabaja para un empleador estadounidense o (2) existe un acuerdo de un empleador estadounidense con el IRS que abarca tanto a los ciudadanos estadounidenses como a los extranjeros residentes que trabajan para sus empresas extranjeras afiliadas o una sucursal de un empleador estadounidense.

Exenta a menos que los servicios se presten en un barco o avión estadounidense y bajo contrato realizado en los Estados Unidos o que el extranjero trabaje en tal barco o avión y el mismo toque puerto estadounidense.

2.

No residentes que trabajan en los Estados Unidos:³

a.

Trabajadores que han sido admitidos legalmente al país de manera temporera conforme a la sección 101(a)(15)(H)(ii)(a) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad para llevar a cabo trabajo agropecuario (visa H-2A).

Vea la Publicación 515 y la Publicación 519.

Exenta.

Exenta.

b.

Estudiante, becario, aprendiz, profesor, etc., como extranjero no inmigrante conforme a la sección 101(a)(15)(F), (J), (M) o (Q).

Vea la Publicación 515 y la Publicación 519.

Exenta si el servicio fue prestado para los propósitos especificados en la sección 101(a)(15)(F), (J), (M), or (Q) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad. Sin embargo, los impuestos pueden corresponder si el empleado se convierte en un extranjero residente.

¹ Los salarios recibidos por servicios que no se consideran agropecuarios se declaran en los Formularios 941 o en el Formulario 944. Otras exenciones pueden corresponder. Vea el apartado 5 y el apartado 13.
² Los beneficios proporcionados conforme a los planes cafetería pueden calificar por la exclusión de los salarios para efectos de los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA.
³ Los Estados Unidos incluyen la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico.

Extranjero (continuación):

c.

Residente de las Filipinas no admitido a Guam o a la CNMI conforme a la sección 101(a)(15)(H)(ii) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad.

Vea la Publicación 515 y la Publicación 519.

Exenta si el servicio fue prestado para los propósitos especificados en la sección 101(a)(15)(H)(ii) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad. Sin embargo, los impuestos pueden corresponder si el empleado se convierte en un extranjero residente.

d.

Residente de las Filipinas no admitido a la CNMI conforme a la sección 101(a)(15)(H)(ii) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad por servicios prestados en la CNMI en o después del 1 de enero de 2015.

Vea la Publicación 515 y la Publicación 519.

Tributable.

Exenta.

e.

Residente de Corea admitido a Guam conforme a la sección 101(a)(15)(H)(ii) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad.

Vea la Publicación 515 y la Publicación 519.

Exenta si el servicio fue prestado para los propósitos especificados en la sección 101(a)(15)(H)(ii) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad. Sin embargo, los impuestos pueden corresponder si el empleado se convierte en un extranjero residente.

Exenta.

f.

Residente de Corea admitido a la CNMI conforme a la sección 101(a)(15)(H)(ii) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad.

Vea la Publicación 515 y la Publicación 519.

Tributable.

Exenta.

g.

Todos los demás extranjeros no residentes que están trabajando en los Estados Unidos.³

Vea la Publicación 515 y la Publicación 519.

Igual que un ciudadano de los Estados Unidos; exenta si alguna porción de los servicios prestados como miembro de una tripulación de un avión o barco extranjero se presta fuera de los Estados Unidos y no es un empleador estadounidense.

Igual que un ciudadano de los Estados Unidos.

3.

Extranjero no residente trabajando en barcos o aviones estadounidenses fuera de los Estados Unidos.³

Vea la Publicación 515 y la Publicación 519.

Tributable si el contrato fue llevado a cabo en los Estados Unidos o el trabajador está empleado en el barco o avión cuando éste arriba en un puerto estadounidense.

Planes cafetería conforme a la sección 125.

Si el empleado elige efectivo u otro beneficio tributable sujeto a todos los impuestos sobre la nómina. Si un empleado elige un beneficio no tributable, se considera igual que si el beneficio fuera provisto fuera del plan. Vea la Publicación 15-B para más información.

Salarios de un trabajador fallecido:

1.

Salarios de un trabajador fallecido pagados en el año natural de la muerte de éste a su beneficiario o caudal hereditario.

Exenta.

Tributable.

Tributable.

2.

Salarios de un trabajador fallecido pagados después del final del año de la muerte de éste a su beneficiario o caudal hereditario. Vea las General Instructions for Forms W-2 and W-3 (Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3) para detalles.

Exenta.

Exenta.

Exenta.

Programas de ayuda para el cuidado de dependientes.

Exenta hasta donde sea razonable pensar que las cantidades son excluibles del ingreso bruto confome a la sección 129.

Salarios de un trabajador incapacitado pagados después del año que sigue al año en que dicho trabajador adquirió el derecho a beneficios por incapacidad conforme a la Ley del Seguro Social.

Sujeta a retención.

Exenta si el empleado no prestó ningún servicio a su empleador durante el período cubierto por el pago.

Tributable.

³ Los Estados Unidos incluyen la Samoa Estadounidense, Guam, la CNMI, las USVI y Puerto Rico.

Gastos ordinarios de negocio reembolsados a los empleados:

1. Plan con rendición de cuentas:

a.

Las cantidades que no excedan la tasa gubernamental especificada para las dietas y el millaje estándar.

Exenta.

Exenta.

Exenta.

b.

Las cantidades en exceso de la tasa gubernamental especificada para las dietas y el millaje estándar.

Sujeta a retención.

Tributable.

Tributable.

2. Plan sin rendición de cuentas. Vea el apartado 5 para detalles.

Sujeta a retención.

Tributable.

Tributable.

Empleados que son familia:

1.

Hijo empleado por un padre (o por una sociedad de la cual cada socio es padre del hijo).

Sujeta a retención.

Exenta hasta los 18 años de edad; 21 años de edad para empleo doméstico.

Exenta hasta los 21 años de edad.

2.

Padre que presta servicios para un hijo.

Sujeta a retención.

Tributable si presta servicios en la ocupación o negocio del hijo. Para empleo doméstico vea el apartado 3.

Exenta.

3.

Cónyuge empleado por el otro cónyuge.

Sujeta a retención.

Tributable si presta servicios en la ocupación o negocio del otro cónyuge.

Exenta.

Vea el apartado 3 para más información.

Pesca y actividades asociadas; empleo relacionado con la pesca, trabajo relacionado con la captura, la cosecha, el cultivo, etc. de:

1.

Salmón o mero.

Tributable, a menos que el punto (3) corresponda.

Tributable a menos que el punto (3) corresponda.

Tributable a menos que el punto (3) corresponda.

2.

Otra clase de pescado y otra clase de vida acuática animal o vegetal.

Tributable a menos que el punto (3) corresponda.

Tributable a menos que el punto (3) corresponda.

Exenta a menos que sea una embarcación de más de 10 toneladas y el punto (3) no corresponda.

3.

Un acuerdo con el dueño o el operador de la embarcación mediante el cual la persona recibe una porción de la pesca de la embarcación (o dinero en efectivo de la venta del pescado). Esta porción depende de la pesca de la embarcación. En tales casos, la tripulación suele tener menos de 10 personas.⁴

Exenta.

Exenta si cualquier compensación en efectivo:
(a) Es $100 o menos por viaje,
(b) Depende de la pesca mínima de la embarcación y
(c) Se paga únicamente por funciones adicionales (tales como maestro, ingeniero o cocinero para los cuales la compensación suele ser pagada en efectivo).

Gobiernos extranjeros y organizaciones internacionales.

Exenta.

Exenta.

Exenta.

Servicio en el extranjero por ciudadanos de los Estados Unidos:

1.

Como empleados del gobierno de los Estados Unidos.

Sujeta a retención.

Igual que en los Estados Unidos.

Exenta.

2.

Por empresas extranjeras afiliadas a empleadores estadounidenses y otros empleadores privados.

Exenta, si al tiempo en que se realiza el pago (1) sea razonable creer que un empleado tiene derecho a la exclusión del ingreso conforme a la sección 911 o (2) el empleador está requerido por la ley del país extranjero a retener el impuesto sobre el ingreso de esos pagos.

Exenta, a menos que (1) un empleador estadounidense bajo un acuerdo conceda la protección a ciudadanos estadounidenses empleados por sus empresas extranjeras afiliadas o (2) sea un ciudadano de los EE. UU. que trabaje para un empleador estadounidense.

Exenta, a menos que (1) el servicio se preste en un barco o avión y el trabajo se haga de acuerdo con un contrato en los Estados Unidos o lo preste un empleado que trabaja en un barco cuando éste arriba en un puerto de los Estados Unidos o (2) un ciudadano de los EE. UU. que trabaja para un empleador estadounidense (que no esté en un país contiguo con el cual los Estados Unidos tiene un acuerdo sobre cómo se trata la compensación por desempleo) o para un empleador en las USVI.

⁴ El ingreso devengado por nativos americanos que ejercen sus derechos de pesca por lo general está exento de los impuestos sobre la nómina.

Prestaciones suplementarias.

Tributable por la cantidad en exceso del valor justo de mercado del beneficio sobre la cantidad pagada por el empleado y toda cantidad exenta por ley. Sin embargo, las reglas especiales de valoración pueden aplicar. Los beneficios provistos conforme a planes cafetería pueden calificar para la exclusión de los salarios para los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA. Vea la Publicación 15-B para detalles. 

Empleados del gobierno:

1. Empleados del gobierno estatal y local y sus subdivisiones políticas:

a.

Salarios y sueldos (incluyendo los pagos a funcionarios electos o nombrados). Vea el capítulo 3 de la Publicación 963.

Sujeta a retención.

Por lo general, es tributable para: (1) si los servicios son prestados por empleados que: (a) estén amparados bajo un acuerdo hecho conforme a la sección 218 o (b) no estén amparados bajo un acuerdo hecho conforme a la sección 218 y no sean miembros de un sistema de jubilación público (cobertura obligatoria del Seguro Social o del Medicare) y (2) (sólo para el impuesto del Medicare) los servicios prestados por empleados contratados y recontratados después del 31 de marzo de 1986, que no estén amparados bajo un acuerdo hecho conforme a la sección 218 o a las estipulaciones de la cobertura obligatoria del Seguro Social o del Medicare, a menos que estén excluidos específicamente por ley. Vea la Publicación 963.

Exenta.

b.

Trabajadores electorales. Los trabajadores electorales son trabajadores empleados para prestar servicios al gobierno estatal o local en las casetas electorales relacionadas con eleciones nacionales, estatales o locales.

Exenta.

Tributable si pagó $2,400 o más en 2025 (una cantidad menor si está especificado por la sección 218 del acuerdo del Seguro Social. Vea el Revenue Ruling 2000﻿-﻿6 (Procedimiento Administrativo Tributario 2000﻿-﻿6).

Exenta.

Nota: Presente el Formulario W-2 por pagos de $600 o más aun si no se retuvieron los impuestos del Seguro Social y del Medicare.

c.

Trabajadores de emergencia. Trabajadores de emergencia que fueron contratados de forma temporal en respuesta a una emergencia imprevista sin intención de que se conviertan en empleados permanentes.

Sujeta a retención.

Exenta si están sirviendo de forma temporal en caso de fuego, tormenta, nevada, terremoto, inundaciones o una emergencia similar.

Exenta.

2. Empleados del gobierno federal de los Estados Unidos.

Sujeta a retención.

Tributable para el Medicare. Tributable para el Seguro Social a menos que hayan sido contratados antes de 1984. Vea la sección 3121(b)(5).

Exenta, a menos que el trabajador sea un marino mercante que presta servicios en, o relacionados con, un barco estadounidense que es propiedad de, o alquilado por, los Estados Unidos y operado por un agente general del Secretario de Comercio.

Trabajo hecho en el hogar (industrial, industria artesanal):

1.

Por empleados conforme al derecho común.

Sujeta a retención.

Tributable.

Tributable.

2.

Por empleados sujetos a las disposiciones estatutarias. Vea el apartado 2 para detalles.

Exenta.

Tributable, si se les paga $100 o más en efectivo en un año.

Exenta.

Empleados en hospitales:

1.

Médicos internos.

Sujeta a retención.

Tributable.

Exenta.

2.

Pacientes.

Sujeta a retención.

Tributable. (Exenta en el caso de los hospitales estatales o locales).

Exenta.

Trabajadores domésticos:

1.

Servicio doméstico en residencias privadas.

Exenta (retenga si ambos, el empleador y el empleado, acuerdan voluntariamente).

Tributable si se hacen los pagos en efectivo de $2,800 o más durante el año 2025. Exenta, si los servicios son prestados por un individuo menor de 18 años de edad durante cualquier porción del año natural y los servicios no son la ocupación principal del empleado.

Tributable si el total de los salarios pagados en efectivo por el empleador es de $1,000 o más en cualquier trimestre natural del año actual o anterior.

2.

Servicio doméstico en clubes universitarios, fraternidades y hermandades femeninas (sororities)

Exenta (retenga si ambos, el empleador y el empleado. acuerdan voluntariamente).

Exenta si le paga a un estudiante regular; exenta también si un empleador exento de contribución sobre el ingreso le paga al empleado menos de $100 en un año.

Tributable si el total de los salarios pagados en efectivo por el empleador es de $1,000 o más en cualquier trimestre natural del año actual o anterior.

Seguros para empleados:

1.

Primas de seguro de accidente y de salud conforme a un plan o sistema para los empleados y sus dependientes en general o por clase o clases de empleados y sus dependientes.

Exenta (excepto los empleados con el 2% de participación de una sociedad anónima de tipo S).

Exenta.

Exenta.

2.

Costos de un plan de seguro de vida a término. Vea la Publicación 15-B para detalles.

Exenta.

Exenta, excepto por el costo del plan de seguro de vida grupal a término incluyendo en el ingreso bruto del empleado. Reglas especiales corresponden a exempleados.

Exenta.

Agentes de seguros o solicitadores:

1.

Vendedores de seguros de vida a tiempo completo.

Retenga sólo si es un empleado conforme al derecho común. Vea el apartado 2.

Tributable.

Tributable si (1) es un empleado conforme al derecho común y (2) no es remunerado únicamente por comisiones.

2.

Otros vendedores de seguros de vida, accidente, etc.

Retenga sólo si es un empleado conforme al derecho común.

Tributable sólo si es un empleado conforme al derecho común.

Tributable si (1) es un empleado conforme al derecho común y (2) no es remunerado únicamente por comisiones.

Interés sobre préstamos por debajo de la tasa correspondiente del mercado (intereses no realizados y considerados descuento estimado de la emisión original)

Vea la Publicación 15-A.

Planes de vacaciones compartidas: Cantidades pagadas a un empleado conforme a un plan de vacaciones compartidas.

Sujeta a retención.

Tributable.

Tributable.

Repartidores de periódicos y proveedores: Repartidores de periódicos menores de 18 años de edad y proveedores de periódicos y revistas que compran a precios fijos y que conservan los recibos de ventas a clientes. Vea la Publicación 15-A para información sobre el estado de empleados no estatutarios.

Exenta (retenga si ambos, el empleador y el empleado, acuerdan voluntariamente).

Exenta.

Exenta.

Pagos en especie:

1.

A trabajadores domésticos o agropecuarios y a trabajadores que presten servicios no relacionados con la ocupación o negocio del empleador.

Exenta (retenga si ambos, el empleador y el empleado, acuerdan voluntariamente).

Exenta.

Exenta.

2.

A ciertos vendedores comisionistas al detal a los cuales se les paga únicamente en efectivo a base de comisión.

Opcional para el empleador, excepto en la medida en que los salarios suplementarios pagados a un empleado durante el año natural exceda $1 millón.

Tributable.

Tributable.

Organizaciones sin fines de lucro:

Vea la Publicación 15-A.

Oficiales y accionistas de una sociedad anónima de tipo S:
Distribuciones y otros pagos efectuados por una sociedad anónima de tipo S a un oficial corporativo o accionista debe ser considerado salario hasta tanto las cantidades sean una compensación razonable por servicios prestados por un empleado a la sociedad anónima. Vea las Instrucciones para el Formulario 1120-S.

Sujeta a retención.

Tributable.

Tributable.

Socios: Pagos a socios colectivos o socios limitados de una sociedad colectiva. Vea la Publicación 541 para las reglas de información para los socios.

Exenta.

Exenta.

Exenta.

Ferrocarriles: Los pagos sujetos a la Railroad Retirement Act (Ley de jubilación ferroviaria). Vea la Publicación 915 y las Instruccioneas para el Formulario CT-1 para más detalles.

Sujeta a retención.

Exenta.

Exenta.

Exenciones religiosas.

Vea la Publicación 15-A y la Publicación 517.

Planes de jubiliación y pensiones:

1.

Aportaciones del empleador a un plan calificado.

Exenta.

Exenta.

Exenta.

2.

Aportaciones electivas de los empleados y diferidas a un plan que contenga un acuerdo de compensación en efectivo o de compensación diferida (401 (k)).

Por lo general, exenta, pero vea la sección 402(g) para la limitación.

Tributable.

Tributable.

3.

Aportaciones del empleador a cuentas de retiro individual conforme a una cuenta de ahorros individual conforme a un plan de pensiones simplificado (SEP, por sus siglas en inglés).

Por lo general, exenta, pero vea la sección 402(g) para la limitación por SEP de la reducción salarial.

Exenta, excepto para las cantidades aportadas a través de un acuerdo de reducción salarial tributable.

4.

Aportaciones del empleador a anualidades conforme a la sección 403(b) incluyendo las aportaciones de reducción salarial.

Por lo general, exenta, pero vea la sección 402(g) para la limitación.

Exenta, excepto para las cantidades aportadas a través de un acuerdo de reducción salarial tributable.

5.

Aportaciones del empleado a una cuenta de jubilación SIMPLE de reducción salarial.

Exenta.

Tributable.

Tributable.

6.

Distribuciones de planes de jubilación y pensiones calificados y de anualidades conforme a la sección 403(b). Vea la Publicación 15-A para información sobre pensiones, anualidades y aportaciones del empleador a arreglos de compensación diferida no calificada.

Sujeta a retención, pero, en ciertos casos, el destinatario puede elegir la exención en el Formulario W-4P; la retención del 20% obligatoria corresponde en una distribución con derecho a reinversión que no sea una reinversión directa; exenta para la reinversión directa. Vea la Publicación 15-A.

Exenta.

Exenta.

7.

Contribuciones del empleador a un plan conforme a la sección 457(b).

Por lo general, exenta, pero vea la sección 402(g) para la limitación.

Tributable.

Tributable.

Planes de jubiliación y pensiones : (continuación)

8.

Aportaciones de reducción salarial del empleado a un plan conforme a la sección 457(b).

Por lo general, exenta, pero vea la sección 402(g) para la limitación de la reducción salarial.

Tributable.

Tributable.

Vendedores:

1.

Empleados conforme al derecho común.

Sujeta a retención.

Tributable.

Tributable.

2.

Empleados estatutarios.

Exenta.

Tributable.

Tributable, excepto para los agentes de seguro que trabajan a tiempo completo.

3.

Empleados no estatutarios (agentes de bienes raíces calificados, vendedores directos y ciertos cuidadores acompañantes). Vea la Publicación 15-A para detalles.

Exenta.

Exenta.

Exenta.

Becas y ayudas (incluidos en el ingreso conforme a la sección 117(c)).

Sujeta a retención.

El que sea tributable depende de la naturaleza del empleo y del estado de la organización. Vea Estudiantes, becarios, aprendices, maestros, etc., más adelante.

Indemnización por despido o terminación.

Sujeta a retención.

Tributable.

Tributable.

Servicio que no está relacionado con el negocio u ocupación del empleador (otro que no sea en una granja operada para fines de lucro o para empleo doméstico en residencias privadas).

Sujeta a retención si el empleado gana $50 o más en efectivo en cualquier trimestre y trabaja 24 horas o más en diferentes días en ese trimestre o el trimestre anterior.

Tributable si el empleado recibe $100 o más en efectivo en un año natural.

Tributable sólo si el empleado gana $50 o más en efectivo en cualquier trimestre y trabaja 24 horas o más en diferentes días en ese trimestre o el trimestre anterior.

Pagos por concepto de enfermedad. Vea la Publicación 15-A para más información.

Sujeta a retención.

Exenta al término de 6 meses naturales después del último mes natural que el empleado trabajó para el empleador.

Estudiantes, becarios, aprendices, maestros, etc.:

1.

Estudiante matriculado y que asiste regularmente a clases que presta servicios para una:

a.

Escuela privada, institución de enseñanza superior o universidad.

Sujeta a retención.

Exenta.

Exenta.

b.

Organización auxiliar sin efectos de lucro operada y controlada por una escuela, institución de enseñanza superior o universidad.

Sujeta a retención.

Exenta, a menos que los servicios estén amparados bajo un acuerdo hecho conforme a la sección 218 de la Ley del Seguro Social.

Exenta.

c.

Escuela pública, institución de enseñanza superior o universidad.

Sujeta a retención.

Exenta, a menos que los servicios estén amparados bajo un acuerdo hecho conforme a la sección 218 de la Ley del Seguro Social.

Exenta.

2.

Estudiante a tiempo completo que presta servicios a cambio de recibir crédito académico, así combinando su instrucción académica con su experiencia en el trabajo como parte esencial de su programa de estudios.

Sujeta a retención.

Tributable.

Exenta, a menos que se haya establecido el programa para, o en nombre de, un empleador o un grupo de empleadores.

3.

Estudiante de enfermería que presta servicios a tiempo parcial por una paga insignificante en un hospital sólo para cumplir con los requisitos de su adiestramiento.

Sujeta a retención.

Exenta.

Exenta.

4.

Estudiante empleado por un campamento organizado.

Sujeta a retención.

Tributable.

Exenta.

5.

Estudiante, becario, aprendiz, maestro, etc., como extranjero no inmigrante conforme a la sección 101(a)(15)(F), (J), (M) o (Q) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad (éstos son los extranjeros con visas F-1, J-1, M-1 o Q-1).

Sujeta a retención, a menos que esté exento por los reglamentos.

Exenta si el servicio se realiza para el propósito especificado en la sección 101(a)(15)(F), (J), (M), o (Q) de la Ley de Inmigración y Nacionalidad. Sin embargo, estos impuestos pueden aplicar si el empleado se convierte en un extranjero residente. Vea los requisitos especiales de residencia para los individuos exentos en el capítulo 1 de la Publicación 519.

Beneficios suplementarios de la compensación por desempleo.

Sujeta a retención.

Exentos bajo ciertas condiciones. Vea la Publicación 15-A.

Empleados gubernamentales de los territorios (otros que no sean federales):

Vea la sección 3121(b)(7) o acceda a SSA.gov.

1.

USVI.

Exenta.

Tributable si está protegida conforme a la sección 218 del acuerdo con la SSA.

Exenta.

2.

Samoa Estadounidense y sus subdivisiones políticas.

Exenta.

Tributable a menos que el empleado esté protegido por un sistema de jubilación.

Exenta.

3.

Guam.

Exenta.

Exenta, excepto para las ciertos empleados temporales e intermitentes.

Exenta.

4.

La CNMI y sus subdivisiones políticas.

Exenta.

Tributable (comenzando en el cuarto trimestre natural de 2012).

Exenta.

Propinas:

1.

Si es $20 o más en un mes.

Sujeta a retención.

Tributable.

Tributable por el total de propinas declaradas por escrito al empleador.

2.

Si es menos de $20 en un mes. Vea el apartado 6 para más información.

Exenta.

Exenta.

Exenta.

Compensación del seguro obrero.

Exenta.

Exenta.

Exenta.

16. Arreglos de un Tercero Pagador

Un empleador puede externalizar parte o la totalidad de sus obligaciones federales de retención, declaración y pago de impuestos federales. Un empleador que externaliza las obligaciones de nómina y las obligaciones tributarias (es decir, retención, declaración y pago de los impuestos del Seguro Social, del Medicare, del fondo federal de desempleo (FUTA, por sus siglas en inglés) y los impuestos sobre el ingreso) a un tercero pagador, por lo general seguirá siendo responsable de esas obligaciones, incluyendo la obligación por los impuestos. Sin embargo, vea Organización de empleadores profesionales certificada (CPEO), más adelante en este apartado, para una excepción.

Si un empleador externaliza toda o parte de su responsabilidades de nómina, el empleador debe considerar la siguiente información:

El empleador sigue siendo responsable de los depósitos de los impuestos federales y otros pagos de impuestos federales, aunque el empleador pueda traspasar las cantidades de impuestos al tercero pagador para hacer depósitos y pagos. Si el tercero pagador deja de hacer los depósitos y los pagos, el IRS puede imponer multas e intereses a la cuenta del empleador. Como empleador, usted puede ser responsable de todos los impuestos, multas e intereses adeudados. El empleador también puede ser considerado personalmente responsable de ciertos impuestos federales no pagados.

Si la cuenta del empleador tiene algún problema, el IRS le enviará correspondencia al empleador a la dirección registrada. Le recomendamos fuertemente al empleador que mantenga su dirección como la dirección registrada con el IRS. Enviar correspondencia a la dirección del tercero pagador puede limitar significativamente la habilidad del empleador de estar informado sobre los asuntos tributarios relacionados con el negocio del empleador. Use el Formulario 8822-B para actualizar la dirección de su negocio.

Cuando un tercero pagador inscribe a un empleador en el EFTPS para depositar los impuestos federales, el empleador recibirá un PIN de consulta. El empleador debe activar y usar este PIN de consulta para monitorear su cuenta y asegurarse de que el tercero pagador esté haciendo los depósitos de impuestos requeridos.

Los siguientes son terceros pagadores comunes que un empleador puede contratar para desempeñar labores relacionadas con la nómina y los impuestos:

Proveedor de servicios de nómina (PSP).

Agente declarante.

Agente con un Formulario 2678 aprobado.

Pagadores designados conforme a la sección 3504.

Organización de empleadores profesionales certificada (CPEO).

Proveedor de servicios de nómina (PSP).

Un PSP ayuda a administrar la nómina y las tareas de impuestos relacionadas con la nómina en nombre del empleador. Un PSP puede preparar cheques para los empleados, preparar y presentar las declaraciones de impuestos sobre la nómina, preparar los Formularios W-2 y hacer los depósitos de impuestos federales y otros pagos de impuestos federales. Un PSP realiza estas funciones usando el EIN del empleador. Un PSP no es responsable ni como empleador ni como agente del empleador por los impuestos sobre la nómina del empleador. Si un empleador está usando un PSP para realizar sus obligaciones tributarias, el empleador sigue siendo responsable por sus obligaciones de impuestos sobre la nómina, incluyendo la responsabilidad por los impuestos sobre la nómina.

Un empleador que usa un PSP debe asegurarse de que el PSP esté usando el EFTPS para hacer los depósitos de impuestos federales en nombre del empleador de manera que el empleador pueda confirmar que los pagos se están efectuando en su nombre.

Agente declarante.

Un agente declarante es un tipo de PSP. Un agente declarante ayuda a administrar la nómina y las obligaciones de nómina en nombre del empleador, incluyendo la autorización para firmar y presentar electrónicamente los formularios establecidos en el Formulario 8655, Reporting Agent Authorization (Autorización para un agente declarante). Un empleador usa el Formulario 8655 para autorizar a un agente declarante a realizar funciones en nombre del empleador. Un agente declarante realiza esas funciones usando el EIN del empleador. Un agente declarante no es responsable ni como empleador ni como agente del empleador por los impuestos sobre la nómina del empleador. Si un empleador está usando un agente declarante para realizar sus obligaciones tributarias, el empleador sigue siendo responsable por sus obligaciones de impuestos sobre la nómina, incluyendo la responsabilidad por los impuestos sobre la nómina.

Un agente declarante tiene que usar EFTPS para hacer los depósitos de los impuestos federales en nombre del empleador. El empleador tiene acceso a EFTPS para confirmar que los depósitos de impuestos federales se están realizando en su nombre.

Para información adicional sobre agentes declarantes, vea el Revenue Procedure 2012﻿-﻿32 (Procedimiento Administrativo Tributario 2012﻿-﻿32) que se encuentra en la página 267 del Internal Revenue Bulletin 2012﻿-﻿34 (Boletín de Impuestos Intenos 2012﻿-﻿34), disponible en IRS.gov/irb/2012﻿-﻿34_IRB#RP-2012﻿-﻿32; y la Publicación 1474, Technical Specifications Guide for Reporting Agent Authorization and Federal Tax Depositors (Guía de especificaciones técnicas para la autorización del agente declarante y los depositantes de impuestos federales).

Agente con un Formulario 2678 aprobado.

Un agente con un Formulario 2678 aprobado ayuda a administrar la nómina y los asuntos relacionados con la nómina en nombre del empleador. Un agente autorizado conforme a la sección 3504 puede pagar salarios o compensación a algunos o todos los empleados de un empleador, preparar y presentar declaraciones de impuestos sobre la nómina según establecidas en el Formulario 2678, preparar los Formularios W-2 y hacer depósitos federales y otros pagos de impuestos federales. Un empleador utiliza el Formulario 2678 para solicitar autorización para designar a un agente a realizar funciones en nombre del empleador. Un agente con un Formulario 2678 aprobado está autorizado a realizar estas funciones usando su propio EIN. El agente presenta el Anexo R (Formulario 941), o si aplica, el Anexo R (Formulario 943) para asignar salarios e impuestos a los empleadores que representa como agente.

Si un empleador utiliza un agente con un Formulario 2678 aprobado para realizar sus obligaciones tributarias, el agente y el empleador son responsables conjuntamente por los impuestos de la nómina y las obligaciones tributarias para las cuales el agente está autorizado a realizar.

El Formulario 2678 no aplica a los impuestos FUTA declarados en el Formulario 940 a menos que el empleador sea un beneficiario de servicios de cuidado en el hogar recibiendo los servicios a través de un programa administrado por una agencia gubernamental federal, estatal o local.

Para más información sobre un agente con un Formulario 2678 aprobado, vea el Revenue Procedure 2013﻿-﻿39 (Procedimiento Administrativo Tributario 2013﻿-﻿39) que se encuentra en la página 830 del Internal Revenue Bulletin 2013﻿-﻿52 (Boletín de Impuestos Internos 2013﻿-﻿52), disponible en IRS.gov/irb/2013﻿-﻿39_IRB#RP-2013﻿-﻿52.

Pagador designado conforme a la sección 3504.

En ciertas circunstancias el IRS puede designar a un tercero pagador para realizar los actos de un empleador. El IRS designará un tercero pagador en nombre de un empleador si el tercero pagador tiene un acuerdo de servicio con el empleador. Un acuerdo de servicio es un acuerdo entre el tercero pagador y un empleado en el cual el tercero pagador (1) afirma que es el empleador de individuos que realizan servicios para el empleador; (2) paga salarios a los individuos que realizan servicios para el empleador; y (3) asume la responsabilidad de retener, declarar y pagar los impuestos federales sobre la nómina por los salarios que le paga a los individuos que realizan servicios para el empleador.

Un pagador designado conforme a la sección 3504 realiza obligaciones bajo un acuerdo de servicio usando su propio EIN. Si el IRS designa un tercero pagador conforme a la sección 3504, el tercero pagador y el empleador son responsables en conjunto por los impuestos sobre la nómina y las obligaciones tributarias relacionadas con impuestos para las cuales el tercero pagador es designado.

Para información adicional sobre un pagador designado conforme a la sección 3504, vea la sección 31.3504﻿-﻿2 del Reglamento.

Organización de empleadores profesionales certificada (CPEO).

La Ley Stephen Beck Jr., Logro de una Mejor Calidad de Vida de 2014, o ABLE, por sus siglas en inglés requirió que el IRS estableciera un programa de certificación voluntaria para las organizaciones de empleadores profesionales (PEO, por sus siglas en inglés). Las PEO se encargan de manejar varias responsabilidades administrativas de nómina y declaraciones de impuestos de sus clientes de negocios y, por lo general, se les paga una tarifa basada en los costos de nómina. Para certificarse y mantener la certificación conforme al programa de certificación, las organizaciones de empleadores profesionales certificadas (CPEO, por sus siglas en inglés) tienen que cumplir con varios requisitos descritos en las secciones 3511 y 7705 y las guías relacionadas que se han publicado. La certificación como una CPEO puede afectar las obligaciones de impuestos sobre la nómina tanto de la CPEO como las de sus clientes. Por lo general, para propósitos de los impuestos sobre la nómina, una CPEO es tratada como el empleador de cualquier individuo que realiza servicios para un cliente de la CPEO y que está cubierto por un contrato descrito en la sección 7705(e)(2) entre la CPEO y el cliente (contrato de la CPEO), pero sólo para los salarios y otra compensación pagados al individuo por la CPEO. Sin embargo con respecto a ciertos empleados cubiertos por un contrato de la CPEO, también puede ser tratado como un empleador de los empleados y, en consecuencia, también pueden ser responsable de los impuestos sobre la nómina aplicados a los salarios y otras compensaciones pagados por la CPEO a dichos empleados. Para certificarse como una CPEO, la organización tiene que hacer la solicitud por medio del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea para organizaciones de empleadores profesionales del IRS. Para más información o solicitar certificarse como una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO.

Las CPEO tienen que completar el Anexo R (Formulario 940), el Anexo R (Formulario 941), o el Anexo R (Formulario 943) cuando presenten un Formulario 940, un Formulario 941, o un Formulario 943 agregado respectivamente. Las CPEO presentan el Formulario 8973 para notificar al IRS que comenzaron o terminaron un contrato de servicio con un cliente. Para convertirse en una CPEO, la organización tiene que presentar su solicitud a través del IRS Online Registration System (Sistema de registro en línea del IRS). Para más información o para solicitar convertirse en una CPEO, acceda a IRS.gov/CPEO. También vea el Revenue Procedure 2023﻿-﻿18 (Procedimiento Administrativo Tributario 2023﻿-﻿18).

ConsejoSi tanto el empleador como un agente autorizado conforme a la sección 3504 (o CPEO u otro tercero pagador) pagaron salarios a un empleado durante un trimestre, tanto el empleador como el agente autorizado conforme a la sección 3504 (o CPEO u otro tercero pagador, si corresponde) deben presentar el Formulario 941 declarando los salarios que cada entidad pagó al empleado durante el trimestre correspondiente y emitir los Formularios W-2 donde se declaran los salarios que cada entidad pagó al empleado durante el año.

17. Requisitos para la Certificación de una Agencia Federal de los Impuestos Federales Retenidos sobre el Ingreso de los Empleados del Gobierno Federal de los EE. UU. o los Beneficiarios de Pensiones Federales que residen en la Samoa Estadounidense, la CNMI y Guam

Requisitos Especiales de Certificación para Agencias Federales

En esta sección se establecen las autoridades jurídicas que le requieren a las agencias federales que certifiquen al IRS la cantidad de los impuestos federales retenidos sobre los ingresos de los salarios pagados a los empleados del gobierno de los EE. UU. que trabajan en la Samoa Estadounidense, la CNMI y Guam, así como los beneficiarios, civiles y militares, de pensiones federales. Como se señala a continuación, estos requisitos especiales no aplican a las agencias federales que tienen empleados trabajando en Puerto Rico o en las USVI.

Samoa Estadounidense

Las secciones 931(a), 931(d) y 7654 del Código disponen que el gobierno de los EE. UU. está obligado a transferir (cubrir) al Tesoro de la Samoa Estadounidense los impuestos federales sobre los ingresos retenidos sobre las cantidades pagadas a los empleados militares y civiles y pensionistas federales residentes en la Samoa Estadounidense. El efecto de estas disposiciones es que el gobierno federal transfiera al menos una vez al año los impuestos retenidos o recaudados sobre los ingresos de sus empleados y pensionistas federales residentes de la Samoa Estadounidense. Para que el gobierno federal transfiera estos impuestos sobre el ingreso como es requerido por ley, las agencias federales tienen que certificar la cantidad de impuestos retenidos o recaudados de sus empleados o beneficiarios de pensiones federales siguiendo los procedimientos discutidos bajo Procedimientos de Certificación, más adelante en este apartado.

Mancomunidad de las Islas Marianas del Norte

La sección 7654 del Código y la sección 1681 del Título 48 (sección 703(b) de la Ley Pública 94﻿-﻿241) establecen que el gobierno de los EE. UU. está obligado a transferir (cubrir) la deuda con el Tesoro de la CNMI del impuesto federal retenido sobre el ingreso de las cantidades pagadas a los empleados militares y civiles y a los pensionistas federales residentes de la CNMI. El efecto de estas disposiciones es que el gobierno federal transfiera al menos una vez al año los impuestos retenidos o recaudados sobre los ingresos de sus empleados y pensionistas federales residentes de la CNMI al Tesoro de CNMI. Para que el gobierno federal transfiera estos impuestos sobre el ingreso, como es requerido por ley, las agencias federales tienen que certificar la cantidad de impuestos retenidos o recaudados de sus empleados o pensionistas federales siguiendo los procedimientos discutidos bajo Procedimientos de Certificación, más adelante en este apartado. Como se discute en la Precaución a continuación, las agencias federales no están requeridas a certificar las cantidades de impuestos locales de la CNMI que se retienen o se recaudan.

El Departamento del Tesoro de los EE. UU. y la División de Ingresos e Impuestos de la CNMI entraron en un convenio conforme al artículo 5 de la sección 5517 del Código de Comercio de los Estados Unidos en diciembre de 2006. Conforme a este convenio, todos los empleadores federales (incluyendo al Departamento de Defensa) tienen que retener los impuestos sobre el ingreso de la CNMI (en lugar de los impuestos federales sobre los ingresos) y depositar los impuestos de la CNMI en el Tesoro de la CNMI para los empleados cuyo lugar regular de trabajo federal está en la CNMI. También se requiere a los empleadores federales presentar informes trimestrales y anuales a la División de Ingresos e Impuestos de la CNMI. El convenio conforme a la sección 5517 no corresponde a los pagos efectuados a los pensionistas y a la indemnización pagada a miembros de las Fuerzas Armadas de los Estados Unidos que están destacados en la CNMI pero que tienen un estado de residencia legal fuera de la CNMI. Para más información, incluyendo detalles sobre cómo completar el Formulario W-2, acceda a IRS.gov/5517Agreements.

Guam

La sección 7654 del Código y la sección 1421(h) del Título 48 establece que el gobierno de los EE. UU. está obligado a transferir (cubrir) al Tesoro de Guam el impuesto federal sobre el ingreso retenido sobre las cantidades pagadas a los empleados militares y civiles y a los jubilados que son residentes de Guam. El efecto de estas disposiciones es que el gobierno federal transfiera al menos anualmente, los impuestos federales sobre el ingreso retenidos o recaudados de sus empleados y pensionistas residentes de Guam al Tesoro de Guam. Para que el gobierno federal transfiera estos impuestos federales sobre el ingreso como es requerido por ley, las agencias federales tienen que certificar la cantidad de los impuestos federales sobre el ingreso retenidos o recaudados de sus empleados siguiendo los procedimientos discutidos bajo Procedimientos de Certificación, más adelante en este apartado.

Puerto Rico

Estos requisitos especiales de certificación no corresponden a las agencias federales que tienen empleados trabajando en Puerto Rico.

El Departamento del Tesoro de Estados Unidos y Puerto Rico firmaron un convenio conforme al artículo 5 de la sección 5517 del Código de Comercio de los Estados Unidos en noviembre de 1988. Conforme a este convenio, todos los empleadores federales (incluyendo al Departamento de Defensa) están obligados a retener los impuestos sobre el ingreso de Puerto Rico (en lugar de impuestos federales sobre el ingreso) y depositar los impuestos de Puerto Rico en el Departamento del Tesoro de Puerto Rico para los empleados cuyo lugar normal de trabajo federal es Puerto Rico. Los empleadores federales también están obligados a presentar informes trimestrales e informes anuales con el Departamento del Tesoro de Puerto Rico. El convenio conforme a la sección 5517 no corresponde a los pagos efectuados a pensionistas e indemnización pagada a los miembros de Fuerzas Armadas de los Estados Unidos destacados en Puerto Rico cuya residencia legal está fuera de Puerto Rico. Para más información, incluyendo detalles sobre cómo completar el Formulario W-2, acceda a IRS.gov/5517Agreements.

Islas Vírgenes Estadounidenses

Estos requisitos especiales de certificación no corresponden a las agencias federales que tienen empleados trabajando en las USVI.

Impuestos Federales sobre el Ingreso de la Samoa Estadounidense, la CNMI o Guam

Este apartado describe qué “impuestos federales sobre el ingreso” están sujetos a estos procesos de certificación.

Para propósitos de estos requisitos de certificación de cobertura, el término “impuestos federales sobre el ingreso” incluye los impuestos federales sobre el ingreso que hayan sido retenidos de los salarios y otras cantidades pagadas y depositadas en el Tesoro de EE. UU. por cualquiera de los siguientes conceptos:

a.

Los empleados civiles del gobierno federal que son residentes de la Samoa Estadounidense, la CNMI o Guam.

b.

Beneficiarios (incluyendo sobrevivientes) de pensiones federales (civiles o militares) que sean residentes de la Samoa Estadounidense, la CNMI o Guam.

c.

Personal militar destacado en la Samoa Estadounidense, la CNMI o Guam.

d.

Personal militar no destacado en la Samoa Estadounidense, la CNMI o Guam pero que tienen residencia estatal o legal en ninguno de estos territorios.

e.

Empleados de una organización de servicio o social asociada con una agencia militar o civil en la Samoa Estadounidense, la CNMI o Guam.

Procedimientos de Certificación

Este apartado contiene los procedimientos que las agencias federales tienen que seguir para certificar al IRS la cantidad de “impuestos federales sobre el ingreso” pagados y depositados en el Tesoro de los Estados Unidos. Todos los departamentos y agencias del gobierno federal (al igual que las organizaciones sociales y de servicio asociadas a una agencia militar o civil) que retengan impuestos federales sobre el ingreso de cantidades pagadas a empleados y pensionistas de los Estados Unidos (o cualquiera de sus agencias) según lo dispuesto aquí, tendrán que certificar al IRS cada trimestre natural la cantidad total de los impuestos federales sobre el ingreso retenidos que hayan sido depositados en el Tesoro de los Estados Unidos. Las agencias federales tienen que presentar una certificación separada para los impuestos federales sobre el ingreso acreditables a la Samoa Estadounidense, la CNMI y Guam, según corresponda.

Excepto como se dispone a continuación, estas certificaciones deberán presentarse en forma de carta e incluir:

Una referencia a la Publicación 15 como la autoridad para la certificación,

El nombre de la agencia federal de certificación o departamento,

El EIN de la agencia de certificación,

El trimestre natural y el año tributario cubierto por la certificación,

El número total de individuos cubiertos por la certificación y

La cantidad agregada en dólares de los impuestos federales sobre el ingreso retenidos a todos los individuos cubiertos por la certificación.

Un departamento del gobierno federal o una agencia que entrega una certificación en nombre de otro departamento o agencia tiene que incluir el nombre y el EIN de cada departamento o agencia subordinado o designado incluidos, junto con los datos para cada departamento o agencia subordinado o designado. En este caso, la agencia certificadora tiene que enviar la certificación al menos una vez al año a más tardar el 14 de febrero.

Además, las agencias gubernamentales federales que certifican la compensación pagada al personal militar que no está destacado en la Samoa Estadounidense, la CNMI o Guam pero que tiene residencia estatal o legal en uno de estos territorios, tienen que proveer el nombre, el SSN, la cantidad del salario pagado y la cantidad total del impuesto federal sobre el ingreso retenido durante el año de cada miembro de las Fuerzas Armadas.

Las cantidades mostradas en la certificación tienen que coincidir con las cantidades del impuesto federal sobre el ingreso retenido y declarado en la(s) declaración(es) de impuestos trimestral(es) de la agencia (Formulario 941).

Las agencias federales tienen que entregar estas certificaciones trimestralmente a más tardar 45 días después del cierre de cada trimestre natural como sigue.

Trimestre

Vence

Primer trimestre (termina el 31 de marzo)

15 de mayo

Segundo trimestre (termina el 30 de junio)

14 de agosto

Tercer trimestre (termina el 30 de septiembre)

14 de noviembre

Cuarto trimestre (termina el 31 de diciembre)

14 de febrero

Las agencias federales deben enviar por correo esta certificación a la siguiente dirección.

Internal Revenue Service

Revenue Systems and Analysis

Attn: OS:CFO:FM:RA:S (77K St)

1111 Constitution Ave. NW

CFO/FM - Mail Stop 6167

Washington, DC 20224

Fax: 202﻿-﻿803﻿-﻿9691

Cómo Obtener Ayuda con los Impuestos

Si usted tiene preguntas sobre un asunto tributario; si necesita ayuda para preparar su declaración de impuestos; o si desea descargar publicaciones, formularios o instrucciones gratuitamente, acceda a IRS.gov/Espanol para encontrar recursos que le pueden ayudar inmediatamente.

Cómo preparar y presentar su declaración de impuestos.

Acceda a IRS.gov/EmploymentEfile para más información sobre la presentación electrónica de sus declaraciones de impuestos sobre la nómina.

Cómo recibir respuestas a sus preguntas sobre los impuestos.En IRS.gov/Espanol, puede obtener información actualizada de los acontecimientos y cambios más recientes a la ley tributaria.

IRS.gov/Ayuda: Presenta una variedad de recursos que le ayudarán a recibir respuestas a las preguntas más comunes sobre los impuestos.

IRS.gov/Forms: Encuentre formularios, instrucciones y publicaciones. Ahí encontrará detalles sobre los más recientes cambios a los impuestos y enlaces interactivos que le ayudarán a encontrar respuestas a sus preguntas. La información está disponible en inglés.

También, puede acceder a información relacionada con la ley tributaria desde su programa (software) de presentación electrónica.

¿Necesita a alguien que prepare su declaración de impuestos?

Hay varios tipos de preparadores de declaraciones de impuestos, incluyendo agentes registrados, contadores públicos autorizados (CPA), contables y muchos otros que no tienen una credencial profesional. Si usted elige tener a alguien que le prepare la declaración de impuestos, elija ese preparador sabiamente. Un preparador de impuestos remunerado:

Es primordialmente responsable de la exactitud sustancial de su declaración,

Está requerido a firmar la declaración y

Está requerido a incluir su número de identificación tributaria del preparador remunerado (PTIN, por sus siglas en inglés).

Aunque el preparador de impuestos siempre firma la declaración, recae sobre usted la responsabilidad de proveer toda la información requerida para que el preparador pueda preparar su declaración con exactitud y de que toda información declarada en ésta sea exacta. Cualquier persona que recibe remuneración por la preparación de declaraciones de impuestos debe tener un conocimiento vasto en asuntos tributarios. Para más información sobre cómo seleccionar un preparador de impuestos, acceda a ¿Cómo elegir un profesional de impuestos? en IRS.gov.

Los empleadores pueden inscribirse para usar los Servicios de Empresas por Internet (BSO).

La SSA ofrece servicios por Internet en SSA.gov/Employer para la presentación rápida, gratuita y segura de los Formularios W-2 a los contadores públicos autorizados (CPA), contadores, agentes registrados e individuos que procesan el Formulario W-2 y el Formulario W-2c.

Cuenta de impuestos de negocios.

Si usted es un empleado por cuenta propia, una sociedad colectiva o una sociedad anónima de tipo S, usted puede ver su información tributaria que se encuentra en el registro del IRS y realizar más con una cuenta de impuestos de negocios. Acceda a IRS.gov/Business-Tax-Account para información adicional.

Medios sociales del IRS.

Acceda a IRS.gov/MediosSociales para ver una variedad de recursos y redes sociales que el IRS utiliza para compartir la información más reciente acerca de cambios a los impuestos, alertas de estafas, iniciativas, productos y servicios. En el IRS, la privacidad y seguridad son nuestra máxima prioridad y utilizamos los medios sociales para compartir información pública con usted. No publique su número de Seguro Social (SSN, por sus siglas en inglés) u otra información confidencial en los sitios de medios sociales. Siempre proteja su identidad al usar cualquier sitio en las redes sociales.

Los siguientes canales del IRS en YouTube proveen videos breves e informativos sobre una variedad de temas relacionados con los impuestos en inglés, español y en el lenguaje de señas americano (ASL, por sus siglas en inglés).

Youtube.com/IRSvideos.

Youtube.com/IRSvideosMultilingua.

Youtube.com/IRSvideosASL.

Información tributaria en línea en otros idiomas.

Aquellos contribuyentes cuya lengua materna no es el inglés pueden conseguir información en IRS.gov/MyLanguage.

Servicio de intérprete gratuito por teléfono (OPI).

El IRS en su compromiso de servir a los contribuyentes con dominio limitado del inglés (LEP, por sus siglas en inglés) ofrece servicios de intérprete a través del teléfono (OPI, por sus siglas en inglés). El servicio OPI es un programa financiado con fondos federales y está disponible en los Centros de Asistencia al Contribuyente (TAC, por sus siglas en inglés), la mayoría de las oficinas del IRS y todos los centros Volunteer Income Tax Assistance (Programa de Ayuda Voluntaria al Contribuyente con los Impuestos sobre los Ingresos o VITA, por sus siglas en inglés) y los Tax Counseling for the Elderly (Programa de Asesoramiento Tributario para las Personas de Edad Avanzada (TCE, por sus siglas en inglés) para la preparación de declaraciones. El servicio OPI está disponible en más de 350 idiomas.

Línea de ayuda de accesibilidad disponible para contribuyentes con incapacidades.

Los contribuyentes que necesitan información sobre nuestros servicios de accesibilidad pueden llamar al 833﻿-﻿690﻿-﻿0598. La línea de ayuda de accesibilidad puede responder preguntas relacionadas con los productos y servicios de accesibilidad, actuales y futuros, disponibles en formatos de medios de comunicación alternativos (por ejemplo, braille, letra de imprenta grande, archivo de audio, etc.). La línea de ayuda de accesibilidad no tiene acceso a su cuenta del IRS. Para ayuda con la ley tributaria, reembolsos o preguntas relacionadas con su cuenta, acceda a IRS.gov/Ayuda.

Desastres.

Acceda a IRS.gov/Desastres para ver los alivios tributarios por desastre que hay disponibles.

Cómo obtener formularios y publicaciones de impuestos.

Acceda a IRS.gov/Forms para ver, descargar o imprimir la mayoría de los formularios, instrucciones y publicaciones que pueda necesitar. O puede acceder a IRS.gov/OrderForms para hacer un pedido.

Cómo obtener publicaciones e instrucciones de impuestos en formato de libro electrónico (eBook).

Descargue y vea un gran número de publicaciones e instrucciones tributarias (incluyendo la Publicación 15) en formato de libro electrónico (eBook, por sus siglas en inglés) por medio de sus dispositivos móviles en IRS.gov/eBooks.

Los eBook del IRS se han probado usando la aplicación iBooks de Apple para iPad. Nuestros libros electrónicos no se han probado en otros lectores dedicados de eBook y la funcionalidad de eBook pudiese no funcionar según lo previsto.

Cómo obtener una transcripción (registro tributario) de la declaración.

Usted puede obtener una copia de su transcripción (registro tributario) o una copia de su declaración de impuestos llamando al 800﻿-﻿829﻿-﻿4933 o enviando el Formulario 4506-T (solicitud de transcripción) o el Formulario 4506 (copia de la declaración) al IRS.

Cómo denunciar y resolver los asuntos tributarios relacionados con el robo de identidad.

El robo de identidad relacionado con los impuestos sucede cuando alguien roba su información personal para cometer fraude tributario. Sus impuestos se pueden ver afectados si su EIN es utilizado para presentar una declaración de impuestos fraudulenta o para reclamar un reembolso o crédito.

El IRS no inicia comunicaciones con los contribuyentes por medio de correo electrónico, mensajes de texto (que incluyen enlaces acortados), llamadas telefónicas ni por las redes sociales para pedirles o verificar información personal ni financiera. Esto incluye solicitudes de números de identificación personal (PIN, por sus siglas en inglés), contraseñas o información similar para tarjetas de crédito, bancos u otras cuentas financieras.

Acceda a IRS.gov/RoboDeIdentidad, la página web del Centro Informativo del IRS sobre el Robo de Identidad en línea, para información sobre el robo de identidad y seguridad de datos para los contribuyentes, profesionales de impuestos y negocios. Si ha perdido o si le han robado su EIN o si sospecha que es víctima de robo de identidad relacionado con los impuestos, usted puede saber qué pasos debe tomar.

Cómo efectuar un pago de impuestos.

Los pagos de impuestos de los EE. UU. tienen que ser remitidos al IRS en dólares de los Estados Unidos. Los activos digitales no son aceptados. Acceda a IRS.gov/Pagos para obtener información sobre cómo efectuar un pago usando cualquiera de las siguientes opciones:

Tarjeta de débito, tarjeta de crédito o monedero digital: Escoja un tramitador aprobado para pagar en línea o por teléfono.

Retiro electrónico de fondos: Programe un pago cuando presente su declaración de impuestos federal usando un programa (software) para la preparación de declaraciones de impuestos o por medio de un profesional de impuestos.

Sistema de pago electrónico del impuesto federal (EFTPS): Ésta es la mejor opción para negocios. Requiere inscripción en dicho sistema.

Cheque o giro: Envíe su pago a la dirección indicada en la notificación o en las instrucciones.

Efectivo: Puede pagar en efectivo sus impuestos en un negocio participante.

Pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica: Puede efectuar un pago el mismo día por medio de una transferencia electrónica desde su institución financiera. Consulte con su institución financiera con respecto a la disponibilidad, los plazos y el costo.

Nota: El IRS utiliza la tecnología más avanzada de codificación para asegurar que los pagos electrónicos que usted haga en línea, por teléfono o desde un dispositivo móvil usando la aplicación IRS2Go sean seguros y confiables. Efectuar pagos electrónicamente no toma mucho tiempo, es fácil y éstos se tramitan mucho más rápido que enviar un cheque o giro por correo.

¿Qué ocurre si no puedo pagar ahora?

Acceda a IRS.gov/Pagos para ver información sobre las siguientes opciones:

Solicite un plan de pagos por Internet (IRS.gov/OPA y pulse sobre Español) para cumplir con su obligación tributaria en plazos mensuales si no puede pagar la totalidad de sus impuestos adeudados en el momento. Una vez complete el proceso a través de Internet, recibirá un aviso inmediatamente si su acuerdo se ha aprobado.

Use el Offer in Compromise Pre-Qualifier (Verificación preliminar para el ofrecimiento de transacción) para ver si puede liquidar su deuda tributaria por una cantidad menor a la cantidad que usted adeuda. Para más información acerca del programa de ofrecimiento de transacción, acceda a IRS.gov/OIC y pulse sobre Español.

Información para entender un aviso o carta que haya recibido del IRS.

Acceda a IRS.gov/Avisos para obtener información adicional sobre cómo responder a un aviso o a la carta que recibió de parte del IRS.

Herramienta para subir documentos del IRS.

Usted puede usar el Document Upload Tool (Herramienta de Carga de Documentos) para responder digitalmente a los avisos y cartas elegibles del IRS al subir (cargar) de forma segura los documentos requeridos en línea a través de IRS.gov. Para más información, acceda a IRS.gov/DUT y pulse sobre Español.

Cómo comunicarse con el Centro de Asistencia al Contribuyente (TAC) local.

Tenga en cuenta que puede obtener respuestas a muchas preguntas en IRS.gov/Espanol sin tener que ir a un TAC. Para encontrar el TAC más cercano a usted, sus horas de operación, los servicios que ofrece y las opciones para hacer citas previo a su visita, acceda a IRS.gov/Ayuda para ver información relacionada con temas sobre los cuales la mayoría de las personas tienen preguntas. Si todavía necesita ayuda, los TAC del IRS proveen ayuda cuando un asunto relacionado con los impuestos no puede ser tramitado en Internet o por teléfono. Todos los TAC ahora proveen servicios con cita previa, así usted sabrá de antemano que podrá recibir los servicios que necesita sin largos tiempos de espera. Acceda a IRS.gov/es/Help/Contact-Your-Local-IRS-Office, en español, y luego pulse sobre Encuentre un Centro de Asistencia al Contribuyente. O, en la aplicación IRS2Go, escoja la opción Comuníquese Con Nosotros que se encuentra bajo la pestaña Conectarse y luego pulse sobre Oficinas Locales.

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A continuación un mensaje del Servicio del Defensor del Contribuyente, una organización independiente establecida por el Congreso.

El Servicio del Defensor del Contribuyente (TAS) Está Aquí para Ayudarlo

¿Qué Es el Servicio del Defensor del Contribuyente (TAS)?

El Servicio del Defensor del Contribuyente (TAS, por sus siglas en inglés), es una organización independiente dentro del Servicio de Rentas Internas (IRS, por sus siglas en inglés). TAS ayuda a los contribuyentes a resolver problemas con el IRS, hace recomendaciones administrativas y legislativas para prevenir y corregir los problemas y proteger los derechos de los contribuyentes. Trabajamos para asegurar que a cada contribuyente se le trate de forma justa, y que usted conozca y entienda sus derechos conforme a la Carta de Derechos del Contribuyente. Somos Su Voz en el IRS.

¿Cómo TAS Puede Ayudarme?

TAS le puede ayudar a resolver problemas que no ha podido resolver usted mismo con el IRS. Siempre trate de resolver su problema con el IRS primero, pero si no puede, entonces venga a TAS. Nuestros servicios son gratuitos.

TAS provee ayuda a todos los contribuyentes (y sus representantes) incluyendo personas físicas, negocios y organizaciones exentas. Usted pudiese ser elegible para recibir ayuda de TAS si su problema con el IRS le está causando dificultad financiera, si ha tratado y no le ha sido posible resolver su situación con el IRS si usted cree que algún sistema, proceso o procedimiento del IRS no está trabajando como debería.

Para recibir ayuda sobre temas tributarios generales en cualquier momento, acceda a www.es.TaxpayerAdvocate.IRS.gov. Este lugar le puede ayudar con asuntos y situaciones tributarias comunes, tales como qué hacer si cometió un error en su declaración de impuestos o recibe un aviso del IRS.

TAS se ocupa de resolver problemas de gran escala (sistémicos) que afectan a muchos contribuyentes. Usted puede notificar de asuntos sistémicos accediendo a www.IRS.gov/SAMS y pulsando sobre Español. (Asegúrese de no incluir ninguna información personal que lo pueda identificar a usted).

¿Cómo Me Puedo Comunicar con TAS?

TAS tiene oficinas en cada estado, el Distrito de Columbia y Puerto Rico. Para localizar el número telefónico local de su defensor:

Acceda a www.es.TaxpayerAdvocate.IRS.gov/Contact-Us,

Consulte su guía telefónica local o

Llame a TAS libre de cargos al 877﻿-﻿777﻿-﻿4778.

¿Cuáles son mis Derechos como Contribuyente?

La Carta de Derechos del Contribuyente describe diez derechos básicos que todos los contribuyentes tienen cuando están tratando con el IRS. Acceda a www.TaxpayerAdvocate.IRS.gov/Taxpayer-Rights para más información sobre estos derechos, lo que significan para usted y cómo le aplican a situaciones específicas que usted puediese encontrar con el IRS. TAS se esmera en proteger los derechos del contribuyente y asegurar que el IRS administre la ley tributaria de una forma justa y equitativa.

Índice

A | C | D | E | G | I | L | M | N | O | P | R | S | T | V

A

Acuerdos internacionales de seguro social Acuerdos internacionales﻿…

Agente declarante Agente declarante.

Agropecuario, trabajo 14. Impuesto Federal﻿…

Ajustes Ajustes del Período﻿…

Ajustes por el impuesto sobre compensación por enfermedad pagada por un tercero Ajustes por el impuesto﻿…

Alivio tributario en casos de desastre Alivio tributario en﻿…

Aparceros Aparceros.

Archer MSA Cuentas de ahorros para﻿…

Arreglos de un tercero pagador 16. Arreglos de un Tercero﻿…

Ayuda (Vea Ayuda tributaria)

Ayuda telefónica Preguntas tributarias

Ayuda tributaria Cómo Obtener Ayuda con﻿…

C

Calendario Calendario

Cambio de dirección de su negocio o de la parte responsable Cambio de Dirección﻿…

Comidas y alojamiento Comidas y alojamiento

Compensación no relacionada con la nómina Retención adicional﻿…

Compensación por enfermedad Compensación por enfermedad

Conciliación de los Formularios W-2 con los Formularios 941, el Formulario 943 o el Formulario 944 Cómo declarar las discrepancias﻿…

Contratación de nuevos empleados Contratación de Nuevos﻿…

Corregir errores (ajustes de períodos anteriores) Ajustes de Períodos﻿…

Crédito tributario sobre la nómina de pequeños negocios calificados por aumentar las actividades investigativas Crédito tributario sobre﻿…

Cuenta de ahorro de salud (HSA) Cuentas de ahorros para﻿…

Cuenta de ahorro médico (MSA) Cuentas de ahorros para﻿…

Cuidado médico Reembolos por cuidado﻿…

Cómo calcular los impuestos del Seguro Social y del Medicare:

Cómo deducir el impuesto Cómo deducir el impuesto

Impuestos pagados por el empleador Parte correspondiente﻿…

Cómo calcular los impuestos del Seguro Social, del Medicare y del FUTA:

Compensación por enfermedad Pagos de compensación﻿…

Cómo corregir ajustes a los impuestos sobre la nómina Cómo corregir ajustes﻿…

Cómo hacer los depósitos:

Multas Multas Relacionadas﻿…

Cómo obtener el Formulario SS-5 en los territorios de los Estados Unidos Dónde obtener y presentar﻿…

Cónyuge Negocio que Pertenece﻿…

D

Declaraciones informativas Declaraciones Informativas

Declaración con cero salarios Declaración con cero﻿…

Declaración final Declaración final.

Definición de empleados Condición del empleado﻿…

Depositantes de Itinerario Bisemanal Depositantes de Itinerario﻿…

Depósito de los impuestos:

Reglas 11. Cómo Depositar los﻿…

Depósito de los impuestos del Seguro Social y del  Medicare, requisitos de:

Período de depósito Período de depósito﻿…

Depósitos del impuesto del Seguro Social y del  Medicare, cómo se hacen:

Opción de pago el mismo día Opción de pago el mismo﻿…

E

E-file E-file.

Elegibilidad para empleo Elegibilidad para empleo

Empleador sucesor Empleado sucesor., Empleador sucesor.

Empleadores estacionales Excepciones.

Empleados domésticos Excepciones.

Empleados estatutarios Empleados estatutarios

Empleados gubernamentales Empleados del gobierno﻿…

Empleados gubernamentales, no federales 14. Impuesto Federal﻿…

Empleados que son familia 3. Empleados Que Son﻿…

Enjuiciamiento penal Multas Relacionadas﻿…

Entrega, servicios de, privados Servicios de Entrega﻿…

Externalización de las obligaciones de nómina Externalización de las﻿…

Extranjeros, no residentes Retención de impuestos﻿…, Retención de los impuestos﻿…

G

Gastos de negocio, empleados Reembolsos de los gastos﻿…

I

Impuesto Adicional del Medicare Retención del Impuesto﻿…, Ajustes a la retención﻿…

Impuesto del Medicare Impuestos del Seguro﻿…

Impuesto para el desempleo:

Impuesto FUTA 14. Impuesto Federal﻿…

Impuestos del Seguro Social y del Medicare Impuestos del Seguro﻿…

Itinerario de depósito mensual Itinerario de Depósito﻿…

L

Líderes de cuadrilla Líderes de cuadrilla

M

Mantenimiento de registros Mantenimiento de Registros

Millaje Dieta u otras asignaciones﻿…

Multa por recuperación del fondo fiduciario Multa por recuperación﻿…

Multas Multas Relacionadas﻿…, Multas.

N

Noticias electrónicas (E-News) para profesionales de nóminas Noticias Electrónicas﻿…

Nuevos empleados Contratación de Nuevos﻿…

Número de Seguro Social, del empleado 4. Número de Seguro﻿…

Número de identificación del empleador (EIN) 1. Número de Identificación﻿…

O

Organizaciones de empleadores profesionales certificadas (CPEO) Programa de certificación﻿…, Organización de empleadores﻿…

P

Paga por vacaciones Pago de vacaciones.

Pagos de exención de Medicaid Pagos de exención de﻿…

Pagos de indemnización por despido Pagos de indemnización﻿…

Pagos de salario diferencial Pagos de salario diferencial

Personas extranjeras tratadas como empleadores estadounidenses Personas extranjeras﻿…

Período de nómina 8. Período de Nómina

Período retroactivo Cuándo Depositar

Planes de cuidado de salud Planes de seguro de﻿…

Planes de cuidado de salud a largo plazo Planes de seguro de﻿…

Por ley (por estatuto), no son empleados Individuos que por ley﻿…

Presentación electrónica Presentación electrónica﻿…

Presentación por medios electrónicos Presentación y Pago﻿…

Prestaciones suplementarias Prestaciones suplementarias

Retención del impuesto del Seguro Social y del Medicare sobre las prestaciones suplementarias Retención del impuesto﻿…

Programa de determinación de tasa de propina y educación o TRDA Programa de determinación﻿…

Programa de determinación de tasa de propinas y educación Programa de determinación﻿…

Propinas 6. Propinas, Las propinas que se﻿…

Propinas asignadas Propinas asignadas.

Proveedor de servicios de nómina (PSP) Proveedor de servicios﻿…

Proyectos cinematográficos Empleadores de proyectos﻿…

Publicaciones (Vea Ayuda tributaria)

R

Reembolso de los gastos de mudanza Reembolso de los gastos﻿…

Reembolsos Reembolsos de los gastos﻿…

Regla de la exactitud de los depósitos Regla de la Exactitud﻿…

Reintegro de salarios Reintegro de Salarios

Reintegro, salarios Reintegro de Salarios

Requisitos para la certificación de una agencia federal 17. Requisitos para﻿…

Responsabilidades del empleador Retención del Impuesto﻿…

Retención:

Adicional Retención adicional﻿…

Certificado Cómo usar el Formulario﻿…

Embargos Cantidades exentas de﻿…

Exención Exención de la retención﻿…

Extranjeros no residentes Retención de los impuestos﻿…

Impuesto sobre los ingresos Retención del Impuesto﻿…

Impuestos del Seguro Social y del Medicare Impuestos del Seguro﻿…

Pensiones y anualidades Retención del Impuesto﻿…

Prestaciones suplementarias Retención del impuesto﻿…

Propinas Las propinas que se﻿…

impuesto sobre el ingreso Retención del Impuesto﻿…

Retención adicional de impuesto Retención adicional﻿…

Retención del impuesto sobre el ingreso Retención del Impuesto﻿…

S

Salarios Suplementarios 7. Salarios Suplementarios

Salarios de mercancías Salarios en especie﻿…

Salarios en especie Salarios en especie﻿…

Salarios no pagados en dinero Salarios no pagados﻿…

Salarios, definición de 5. Salarios y Otra Compensación

Servicios de entrega privados (PDS) Servicios de Entrega﻿…

Servicios de protección de identidad Servicios de protección﻿…

Sistema de pago electrónico del impuesto federal (EFTPS):

Requisito de depósito electrónico Requisito de depósito﻿…

T

Tasa estándar de millaje Dieta u otras asignaciones﻿…

Trabajador electoral Empleados del gobierno﻿…

Trabajadores a tiempo parcial Trabajadores a Tiempo﻿…

Trabajadores agropecuarios Trabajadores agropecuarios

Trabajo 14. Impuesto Federal﻿…

V

Visa H-2A Remuneración pagada﻿…